Verbeterde agility en personeelsbetrokkenheid helpen Telpark om de toekomst met vertrouwen tegemoet te treden.

De uiterst succesvolle Telpark-app vergemakkelijkt parkeren met een handige, betrouwbare en gebruiksvriendelijke tool waarmee automobilisten gunstig gelegen parkeerplaatsen kunnen reserveren en betalen. Het is het belangrijkste communicatiekanaal tussen inwoners en stadsbesturen geworden en draagt bij aan nieuwe standaarden voor duurzame mobiliteit.

Het bedrijf heeft 1800 medewerkers die grotendeels op locatie werken zonder toegang tot een kantoor of computer. Interactie met werknemers was hierdoor altijd een volledig handmatig verlopende uitdaging, zelfs individuele loonstrookjes werden op papier overhandigd. Die afhankelijkheid van een analoge cultuur stond in schril contrast met de digitale producten en digitale klanten verantwoordelijk voor de voortdurende groei van het bedrijf en reputatie als vooruitstrevende digitale innovator.

Er was duidelijk een nieuwe aanpak nodig om de betrokkenheid van en de interactie met het personeel te veranderen. De risico's, de beperkingen en het ongemak van interne papieren processen zijn nu vervangen door een volledig digitale cultuur. Na de introductie van zakelijke e-mailaccounts voor alle medewerkers, faciliteert de Workday-app nu directe, zeer dynamische en veilige interacties met personeel, evenals veel grotere operationele agility.

Verbeterde interactie met personeel en meer inzichten.

Workday faciliteerde directe en open interactie met individuele medewerkers op externe locaties, zodat de problemen voortvloeiend uit de bureaucratische, handmatige en grotendeels papieren HR-processen van Telpark nu zijn overwonnen. Gestandaardiseerde processen en alle onderling gerelateerde informatie zijn nu binnen één tool met elkaar verbonden, waardoor het bedrijf alle medewerkers altijd volledig op de hoogte kan houden. Het is bovendien intuïtief en zeer gebruiksvriendelijk en biedt inzichten voor snelle en goed onderbouwde besluitvorming op elk bedrijfsniveau.  

"Boodschappen bedrijfsbreed en accuraat communiceren was voorheen lastig", zegt Raquel Sanchez, Director HR Services, Compensation and Benefits van Telpark. "Door onbetrouwbare processen en inconsistente communicatiekanalen wisten we niet zeker wanneer, of en hoe onze berichten aankwamen. En het was altijd een uitdaging voor de lokale managers in 150 verschillende steden om papieren loonstrookjes op tijd bij mensen met verschillende diensten te krijgen.  Workday heeft ons geholpen die moeilijkheden te overwinnen en onze operationele efficiëntie sterk te verbeteren. Dit komt zowel individuele werknemers als het gehele bedrijf ten goede."

Zorgvuldige planning effent de weg voor stapsgewijze transformatie.

Telpark was zich bewust van de complexiteit van een culturele transformatie en de impact van veranderingen op bestaande interne processen en ontwikkelde een uitgebreid implementatieprogramma voor het Workday-systeem. Het bedrijf kon zich daardoor richten op de belangrijkste processen en praktijken die moesten worden veranderd en op de benodigde stappen om een geleidelijke en naadloze overgang naar de nieuwe werkwijzen te garanderen.  

Buy-in van het personeel was belangrijk en het HR-team koos dan ook voor een gefaseerde stapsgewijze aanpak gebaseerd op behoeften van medewerkers in plaats van voor een gelijktijdige aanpassing van alle processen.  Deze zorgvuldige planning omvatte alles van beoordeling van bestaande processen en communicatie met personeel tot het definiëren en invoeren van nieuwe processen en personeelstraining. Alle medewerkers ontvingen voortdurend nuttige tips en begeleiding, zodat niemand achterbleef. Naarmate mensen vertrouwder raakten met het volledige potentieel en alle functies van Workday, bood deze toewijding aan inclusie en betrokkenheid mogelijkheden om de veelzijdige voordelen van een digitale werkcultuur te demonstreren.  

"Het is belangrijk dat iedereen de kans krijgt om veranderingen te verwerken en de nieuwe manier van werken te adopteren," zegt Carlos Jambrina, Director of Cultural Transformation van Telpark.  "Daarom beslaat onze implementatieroadmap veel meer dan alleen de verschillende 'go-live'-datums. We werken nauw samen met Workday en houden de vinger aan de pols wat betreft behoeften en meningen van personeel, zodat werknemers altijd de juiste ondersteuning, aanmoediging en feedback krijgen."

Effectief vaardigheden in kaart brengen en ontwikkelen.

"Het was voor ons belangrijk om inzicht te krijgen in de vaardigheden en capaciteiten van ons personeel en we wilden al onze interne processen en onze hele employee experience opnieuw onder de loep nemen," zegt Jambrina. "Het identificeren van talent vormt een continue uitdaging voor ons bedrijf en we hadden slechts beperkt inzicht in de capaciteiten en ervaringen van onze medewerkers. Dat is dankzij de introductie van Workday allemaal veranderd. We hebben niet alleen meer inzicht in onbenutte vaardigheden binnen het bedrijf, maar het werkt ook als katalysator voor mensen om de voordelen van digitalisering te ontdekken en nieuwe ideeën en initiatieven te stimuleren. Het ontbrak ons voorheen aan tijd en ruimte om dit te doen, dus het heeft de employee experience echt veranderd en ons tegelijkertijd geholpen als bedrijf wendbaarder te worden."

Door interne bedrijfsprocessen te standaardiseren, heeft Workday alle HR-processen van Telpark verenigt. Er is nu één bron van informatie waarbij de traceerbaarheid en beveiliging van data zijn gewaarborgd en data-analyses vanzelfsprekend steeds geavanceerder worden.