Kosten besparen is het belangrijkste doel voor sourcingteams, en NTT Global Sourcing vormt daarop geen uitzondering. Het bedrijf is opgericht door Nippon Telegraph and Telephone Corporation, en werkt samen met de onafhankelijke werkmaatschappijen van NTT om de aanwezigheid van de NTT Group op de wereldmarkt te vergroten. NTT Global Sourcing combineert het inkoopvolume van de gehele NTT Group om gecentraliseerde prijsonderhandelingen te voeren en uitgebreide overeenkomsten te sluiten met leveranciers over de hele wereld.
Michael Yocum, Director of Operations bij NTT Global Sourcing, legt uit dat zijn bedrijf twee belangrijke uitdagingen wilde oplossen. "Ten eerste hadden we behoefte aan realtime inzicht in verwachte besparingen en bijbehorende statistieken", aldus Yocum. "Ten tweede gebruikten we vaak spreadsheets en presentaties om informatie over projecten te delen, waardoor onze stakeholders soms beslissingen namen op basis van 'oude' informatie. Nu hebben onze stakeholders op elk moment toegang tot de informatie die ze nodig hebben om strategische inkoopbeslissingen te nemen."
Geprojecteerde besparingen in real time bekijken
Yocum realiseerde zich dat Workday Strategic Sourcing de oplossing bood voor deze problemen: executives van de verschillende bedrijven van NTT kunnen nu op elk moment inloggen om potentiële besparingen te zien als gevolg van de contractonderhandelingen van NTT Global Sourcing. Voorheen moesten ze collega's, die zich vaak in een andere tijdzone bevonden, vragen om rapporten op te stellen en door te sturen. Nu hebben ze op elk moment in real time toegang tot dezelfde data en kunnen ze die data filteren.
"Zo maken we onze stakeholders nu bewust van mogelijke besparingen", aldus Yocum. "Dit was voor ons enorm belangrijk. Hoe eerder we betrokken zijn bij het sourcingproces, hoe meer waarde we toevoegen en hoe hoger de besparingen voor heel NTT."
NTT Global Sourcing kan nu specifieke datasets leveren, zoals besparingen per leverancier, werklast per categorie en uitgaven onder beheer, die relevant zijn voor wie ernaar op zoek is. "We werken voor veel verschillende bedrijven en die hebben allemaal hun eigen belangen", legt Yocum uit. "Nu hebben we eindelijk een efficiënte manier om relevante data te doorzoeken en te identificeren."
We hebben een oplossing gevonden waarmee we besparingen kunnen identificeren en beter kunnen samenwerken met onze stakeholders.
Director of Operations
Samen werken aan verandering
Met Strategic Sourcing kan NTT Global Sourcing nu echt met stakeholders samenwerken aan contractwijzigingen en hoeven ze niet langer allerlei documenten heen en weer te mailen.
"We konden ongeveer 350 contracten naadloos migreren naar één nieuw systeem", zegt Yocum. "Het kostte maar 60 dagen."
Reviewers kunnen bewerkingen zien en in real time samenwerken aan wijzigingen. Dat zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit, waardoor een ononderbroken audittrail ontstaat.
"Het gaat om een duidelijke en consistente governance rond besparingen, value tracking, intake en hoe we omgaan met contracten", aldus Yocum.
We hebben nu een contractoplossing die meer op samenwerking is gericht en meer geïntegreerd is.
Director of Operations
Het succes meten van initiatieven op het gebied van diversiteit en duurzaamheid
Yocum stelt dat diversiteit, duurzaamheid en groene IT ook prioriteiten zijn voor het bedrijf, en dat ze Strategic Sourcing gebruiken om de voortgang op alle deze gebieden te volgen. "Als strategische sourcing-entiteit van NTT is het belangrijk dat we goed geïnformeerd zijn over de activiteiten van leveranciers op het gebied van diversiteit en duurzaamheid. Zo kunnen we risico's beheersen en naleving van NTT's Global Sustainability Charter waarborgen", aldus Yocum.
NTT Global Sourcing en zijn stakeholders kunnen nu samen bepalen hoe de prestaties van een leverancier op die gebieden het best kunnen worden gemeten. Ze kunnen die data vervolgens documenteren om actieplannen op te stellen en deze te delen met stakeholders of leveranciers. Het resultaat is nauwere relaties en meer transparantie, wat leidt tot meer vertrouwen in het algemeen.
Terwijl NTT Global Sourcing blijft groeien, ziet Yocum een voortdurende toename in besparingen naarmate meer stakeholders volledig profiteren van Strategic Sourcing. Meer dan 200 stakeholders die betrokken zijn bij 550 projecten maken nu gebruik van het nieuwe systeem.
"Nu Workday Strategic Sourcing steeds meer onderdeel wordt van de manier waarop we werken, zien we dat de adoptie onder stakeholders groeit", zegt hij. "Dit nieuwe niveau van betrokkenheid stelt ons in staat onze rol als NTT's vertrouwde innovatiepartner voor strategische sourcing te vervullen."