Natixis is de internationale tak voor corporate en investment banking, assetmanagement, verzekering en financiële dienstverlening van Groupe BPCE, de op een na grootste bankengroep in Frankrijk.
In Azië heeft Natixis Corporate and Investment Banking (CIB) ongeveer 700 werknemers in de regio.
"De afgelopen jaren hebben we onze business in Azië sterk uitgebreid met investeringen en ontwikkelingen. Elk jaar neemt onze headcount met zo'n 10% toe", zegt Magdalen Tsang, Head of Human Resources, Asia Pacific, gevestigd in Hongkong.
Met Hongkong als regionale hub voor Natixis CIB Asia Pacific opereert de bank in Australië, Peking, India, Indonesië, Japan, Korea, Maleisië, Shanghai, Singapore en Thailand.
"Azië is een van de regio's waar we meer in willen investeren, en we zien er kansen. We willen ook meer klantgericht worden en die klanten betere oplossingen leveren", zegt Tsang.
De uitbreidingsplannen van de bank in Azië werden echter tegengewerkt door oude en handmatige verwerkingssystemen.
De lange weg naar automatisering.
Tien jaar geleden begon de bank de business in Azië uit te breiden. "We gebruikten toen een oud systeem. Maar met een groter personeelsbestand was het gewoon niet mogelijk om onze processen handmatig te blijven managen", zegt Tsang.
Het bedrijf kocht toen een eenvoudig systeem om aan die behoeften te voldoen. Het nieuwe systeem was niet specifiek gemaakt voor HR-processen en diende alleen als HR-database met een paar extra functionaliteiten, zoals verlofbeheer. Het automatiseerde wel enkele van de processen van de bank, maar niet veel.
Met dit deels geautomatiseerde systeem kon Natixis basisinformatie invoeren, zoals contactpersonen voor in noodgevallen, en konden werknemers hun verlof zelf beheren. Maar papieren formulieren werden nog steeds gebruikt.
Naarmate de bank groeide en de eisen veranderden, herinnert Tsang zich meerdere aanpassingen aan het nieuwe systeem. Dit creëerde echter meer problemen dan het oploste.
De aanpassingen waren nodig om tegemoet te komen aan de veranderende behoeften van het bedrijf, zoals compliance met nieuwe regels en wetgeving over werknemersinformatie en persoonsgegevens. Maar deze aanpassingen maakten het systeem zeer onstabiel, waardoor het vaak crashte.
"Soms was de disruptie miniem, maar er waren ook tijden dat het echt ernstig was. Omdat het systeem op een fysieke server draaide, moest ons IT-team voortdurend problemen oplossen", zegt Tsang.
Uiteindelijk konden zelfs het IT-team van Natixis en de leverancier van het systeem die storingen niet meer oplossen. Niemand wist er raad mee.
"We konden het niet oplossen en we konden het niet veranderen", zegt Tsang. "Het was dus hoog tijd voor een nieuw systeem."
Dit was in 2013. Toen Natixis naar de verschillende oplossingen op de markt keek, kwam het uit bij Workday, dat toen steeds bekender werd. Met de nieuwe samenwerking van Natixis New York met Workday, begon Natixis Asia Pacific na te denken over een internationaal contract met Workday.
Natixis zag veel potentiële voordelen in Workday. "Er waren veel functies voor bedrijfsprocessen die we konden gebruiken", zegt Tsang. "Met Workday konden we bijvoorbeeld een organigram opstellen, wat doorgaans een zeer complexe en administratieve taak is. Daarnaast konden we op basis van hiërarchische goedkeuringen verschillende workflows in de organigrammen zelf opnemen."
Een snelle en eenvoudige implementatie.
Natixis gebruikt momenteel twee Workday-applicaties: Workday Human Capital Management sinds 2015 en Workday Learning sinds september 2017.
Beide implementaties waren snel rond. "Eind februari 2015 begonnen we onze designworkshop met Workday Human Capital Management en in juli gingen we live. Dat is zeer snel voor een compleet nieuw HR-systeem. Voor Workday Learning was het ook zoiets", zegt Tsang.
De applicaties werden voor alle 12 kantoren van Natixis Asia Pacific tegelijk geïmplementeerd. "De HR-afdelingen gingen er als eerste mee aan de slag om data te uploaden, en daarna werden de applicaties voor de rest van de werknemers uitgerold", legt Tsang uit. "Ik gaf de training voor beide applicaties en iedereen was vanaf het begin enthousiast. Iedereen was onder de indruk van de mogelijkheden van Workday ten opzichte van ons vorige systeem.
De gebruiksvriendelijkheid van de systemen minimaliseerde de problemen die Natixis na de implementatie ervaarde. En als er toch vragen waren, werden die vrijwel onmiddellijk opgelost.
Meerdere voordelen voor alle processen.
Met Workday HCM kon Natixis Asia Pacific eenvoudig rapporten opstellen met verschillende dashboards, met daarop informatie zoals headcount, nationaliteiten, genderverhoudingen, aantal nieuwe werknemers, ontslagnemingen en meer.
Deze dashboards geven managers een overzicht van de business. Met de verlofagenda hebben managers bijvoorbeeld zicht op de werkroosters, zodat ze de beschikbaarheid en inzet kunnen managen.
Het systeem automatiseert ook meerdere processen voor het bedrijf. "Processen zijn nu veel eenvoudiger, bijvoorbeeld het verkrijgen van een fysieke handtekening. Met Workday kunnen we die handtekening volgen en zien wie nog goedkeuring moet geven. Het bespaart ons veel tijd en inspanning in vergelijking met handmatige follow-ups", zegt ze.
Processen voor budgetgoedkeuringen en recruitment zijn nu ook eenvoudiger. "We zijn aan het groeien, dus werving en selectie is voor ons een belangrijk proces", aldus Tsang.
Elke manager van elke bedrijfslijn weet precies hoeveel functies moeten worden ingevuld en ziet het toegewezen budget voor elke functie. De functie voor budgetgoedkeuringen zit in Workday geïntegreerd. Als ze eenmaal een geschikte kandidaat hebben gevonden, dienen managers via het systeem een wervingsaanvraag in. Die gaat dan naar de landverantwoordelijke, senior managers enzovoort, om het proces van begin tot eind te voltooien.
"De manager kan deze aanvraag in het systeem volgen en zien waar de goedkeuring in het proces staat, of hoelang de goedkeuring duurt", zegt Tsang.
Workday biedt nog meer mogelijkheden, zoals ontvangstbevestiging van nieuw beleid en het uitgeven van vragenlijsten en documenten.
"Met dit nieuwe HR-systeem sluit Workday op een innovatievere manier naadloos aan bij onze behoeften", aldus Tsang.
Maar Workday heeft meer dan alleen HR-processen verbeterd.
"Volgens een van onze regelingen hebben onze werknemers recht op ofwel een mobiele telefoon van de zaak of een toeslag. Vroeger regelde onze IT-afdeling dit handmatig door e-mailverzoeken ter goedkeuring naar de manager te sturen. De administratie werd handmatig bijgehouden en er waren maar beperkte controles", zegt Tsang. "Nu wordt dit ook allemaal via Workday gedaan."
Employee learning ondersteunen.
"Workday slaat niet alleen informatie op, het is een uitgebreid en one-stop systeem waar je alles mee kan doen wat je wilt. Training hoort bij ons proces voor learning en continue ontwikkeling, en hiervoor wilden we één systeem. Daarom kozen we ervoor Workday Learning in ons systeem op te nemen", aldus Tsang.
Het bedrijf heeft een e-learningsysteem dat door het hoofdkantoor wordt geleverd. Maar met dit systeem is het niet mogelijk om informatie vast te leggen over inschrijvingen, klassikale trainingen, registratie of welke cursussen werknemers hebben gevolgd. Vroeger gebruikte Natixis hiervoor Excel-spreadsheets en e-mails en was er geen andere manier om de informatie vast te leggen.
Nu kan Natixis Workday Learning als trainingsplatform gebruiken en learning aan werknemers aanbevelen. "HR is uiteindelijk meer dan alleen HCM, persoonsgegevens, voorzieningen of commercialisering. Learning hoort er ook bij. Met Workday Learning kunnen we learning stimuleren, zodat het niet alleen een HR-kwestie is, maar alle werknemers er toegang toe hebben", zegt ze.
Een sterke samenwerking.
Voor Natixis is het bedrijf niet alleen klant van Workday, maar ook een echte partner. "Ze begrijpen wat we nodig hebben en zorgen telkens voor passende oplossingen. We vroegen om bepaalde functies die Workday oorspronkelijk niet had, maar ze hielpen ons elke uitdaging op te lossen", zegt Tsang.
Een uniek element van de cultuur bij Natixis is dat werknemers elk jaar verlof moeten nemen in een blok, dus opeenvolgende verlofdagen. Workday had geen functie om dit vast te leggen. Toch kwam Workday met suggesties op de proppen, en hoewel die misschien niet precies waren wat Natixis op dat moment zocht, voldeden deze oplossingen toch aan de behoeften.
"Met Workday hebben we het voordeel van de Workday Community. Er zijn veel verschillende forums om informatie te delen of meer te lezen over andere gebruikerservaringen, en je vindt er ook veel nuttige tips en aanbevelingen. We hebben de indruk dat Workday deze standpunten meeneemt en op zoek gaat naar manieren om de bestaande systemen te verbeteren. Ze luisteren echt naar de stem van de klant", zegt ze.
Voortdurende ondersteuning.
Natixis wil de samenwerking met Workday voortzetten. "Sinds de implementatie hebben we ons eigen Workday-systeem enigszins aangepast", zegt Tsang. "Omdat het zo gebruiksvriendelijk is, hebben onze HR- en IT-teams er met succes enkele van onze eigen bedrijfsprocessen aan toegevoegd die dan in Workday worden uitgevoerd. We rekenen natuurlijk nog steeds op ondersteuning van Workday, maar het is minimaal. En er zijn nog meer processen die we willen automatiseren."
De flexibiliteit en veelzijdigheid van het systeem zijn het grootste voordeel voor het bedrijf. "Volgens mij zijn gebruiksvriendelijkheid en de mogelijkheid om eenvoudig te upgraden belangrijk voor de langdurige ontwikkeling van een HR-systeem", zegt Tsang.
"Het feit dat het een cloudsysteem is dat niet op een fysieke server draait, is voor ons het ultieme pluspunt. Als er updates zijn, worden die bij het aanmelden automatisch uitgevoerd. Je hoeft zelf niets te doen. Maar het allerbelangrijkste is dat de bank zo alle facetten van HR-processen kan meenemen. Het is niet alleen recruitment. Het is niet alleen payroll. Het zijn niet alleen voorzieningen. HR-systemen moeten een allesomvattend HR-proces leveren, en dat doet Workday."