Oreo-koekjes. Ritz-crackers. Cadbury-chocolaatjes. Snacks die niet meer weg zijn te denken uit huishoudens in meer dan 150 landen. De merken zelf zijn veel bekender dan de fabrikant: Mondelēz International, een Fortune 500-bedrijf van 29 miljard dollar dat oorspronkelijk een filiaal was van Kraft Foods.
Aaron Colley, Workday Technology Lead & HR Solution Architect bij Mondelēz International, maakt achter de schermen deel uit van een vijfkoppig team dat verantwoordelijk is voor de HRIS van het bedrijf. Het team is ook verantwoordelijk voor meer dan 90 geautomatiseerde (overwegend uitgaande) integraties met andere systemen over de hele wereld, waaronder 25 voor payrollverwerking. "Voordat we enkele jaren geleden Workday implementeerden, gebruikten we een intern gehoste HRIS van een grote ERP-leverancier en vermeden we middleware om integraties te vereenvoudigen", aldus Colley. "Veel van onze integraties bestonden uit de traditionele, versleutelde overdracht van platte bestanden. We hebben dit nagebootst in Workday om de migratie van niet-payroll-integraties tijdens onze implementatie te faciliteren en disruptierisico's tijdens de go-live te verminderen."
Payrollsystemen: de lastigste integraties.
De niet-payroll-integraties van het bedrijf gebruiken dezelfde Workday-data als diverse systemen voor identiteitsbeheer, reizen (zowel boekingen als uitgaven), tijdregistratie in fabrieken en verkoop in Noord-Amerika. "We sturen ook data naar recruitingsystemen, een expatmanagementsysteem, een managementsysteem voor aandelen en vermogen en andere systemen", zegt Colley. "Maar migratie van onze payrollintegraties vormde de grootste uitdaging. Vroeger hadden we beduidend meer payrollsystemen dan nu. We hebben dit overgedragen aan Deloitte, onze behulpzame Workday-implementatiepartner, en het team was fantastisch."
We kunnen dankzij de Workday-integratie-interface relevante personeelswijzigingen doorvoeren binnen specifieke betalingsperioden.
Workday Technology Lead & HR Solution Architect
Deloitte bood een expert in Workday Payroll Effective Change Interface (PECI), een full-stack-integratie waardoor de uitwisseling van payrolldata tussen Workday en systemen van derden en vooral de statuswijzigingen tijdens loonperioden inzichtelijker worden. "We volgden al het werk dat Deloitte uitvoerde voor de payroll-integraties op de voet zodat we na de implementatieprojectfase wisten hoe we de integraties zelf konden bouwen en beheren", zegt Colley. "Onderliggende payrollsystemen worden nu tijdig bijgewerkt en de zakelijke en organisatorische agility is verbeterd."
Colley en zijn team kiezen steeds vaker voor API-gebaseerde integraties gefaciliteerd door de Workday Integration Cloud-toolkit. Deze integratiebenadering geniet bij data-export en -import zijn voorkeur boven batchbestandsoverdrachten. Hij vindt dat API-integraties een volledig andere ervaring bieden. "Bij traditionele bestandsoverdrachten doen wij het zware werk. We maken en transformeren data en verzenden alles naar de gebruikers", legt hij uit. "Onze Workday-data worden op veilige en vertrouwelijke wijze toegankelijk met API-integraties en gebruikers krijgen toegang tot specifieke data-elementen. Ze kunnen data naar wens veranderen en laden."
Ingebouwde beveiliging garandeert dataprivacy.
Met Workday API-integraties is een dynamischer selfservice-abonnementsmodel voor verbonden systemen mogelijk, maar Colley benadrukt dat zijn team altijd strikte controle over de data houdt. Dit is haalbaar dankzij het centrale beveiligingsmodel van Workday, het registratiesysteem van het bedrijf. "We werken met gevoelige HR-data die vertrouwelijk en persoonlijk identificeerbaar zijn, dus we moeten de zichtbaarheid beschermen", zegt hij. "Workday helpt ons daarbij. Dankzij de automatisering zijn updates en rapportages bovendien afkomstig uit één bron en niet uit meerdere bronnen met verschillende beveiligingsniveaus en potentiële kwetsbaarheden."
Het is voor het bedrijf heel belangrijk om één bron van waarheid te hebben die de integriteit en consistentie van alle rapportages verzekert. Rapporten worden niet langer op basis van verschillende databronnen samengesteld.
Workday Technology Lead & HR Solution Architect
API-gebaseerde integraties kennen talloze voordelen, volgens Colley. "Implementatie verloopt ten eerste veel sneller en eenvoudiger. Integratie van platte bestanden kan tot wel acht weken in beslag nemen, terwijl API-integraties slechts twee weken kosten en daar plukt ons team de vruchten van," zegt hij. "Data stromen bovendien veel sneller en kunnen op gebeurtenissen worden gebaseerd, zodat aangesloten systemen bedrijfsprocessen kunnen versnellen met onze data."
Als voorbeeld noemt Colley het identiteitsbeheersysteem, dat nu draait op een dagelijkse bestandsoverdracht van Workday. "Dit betekent dat een manager op zijn snelst binnen 24 tot 48 uur identiteitsgegevens krijgt over nieuwe medewerkers", zegt hij. "Het zou geweldig zijn als dit vlotter verloopt, we sneller antwoorden krijgen en mensen probleemloos aan de slag kunnen. We kunnen veel legacy-integraties van platte bestanden verbeteren met upgrades naar een API-model. Processen verlopen aanzienlijk sneller en dynamischer en leiden uiteindelijk tot verbeterde operationele agility."
Minder fouten is een derde belangrijk voordeel van API-gebaseerde integraties, volgens Colley. Hij ziet ook hoe waardevol kant-en-klare Workday-connectoren zijn. "Als er fouten in onze integraties optreden, moeten we de oorzaak vinden en verhelpen, en opnieuw de juiste data verzenden", zegt hij. "Maar met onze API-gebaseerde integraties worden fouten beperkt en besparen we tijd. En om nog meer tijd te besparen, kunnen eigenaren vereiste veranderingen voor verbonden systemen zelf doorvoeren in het kant-en-klare connectormodel."
Vaarwel technologische barrières, hallo nieuwe medewerkers.
De Workday API-integraties hebben zijn team veel tijd bespaard en efficiëntie opgeleverd en Colley verwacht een verdere ontwikkeling en migratie van legacy-integraties naar API-gebaseerde modellen. "Technologische belemmeringen verdwijnen door Workday-data veilig, dynamischer en in realtime te delen met verbonden systemen", zegt hij. "Dit is ook positief voor onze business agility."
We zullen Workday bij toekomstige overnames gebruiken om nieuwe medewerkers niet langer handmatig (wat weken kost) maar automatisch toe te wijzen aan de juiste organisaties en rapportagestructuren.
Workday Technology Lead & HR Solution Architect
Colley ziet Workday API-gebaseerde integraties bovendien als een manier om toekomstige fusies en overnames te faciliteren. Zijn team werkt momenteel aan de overname van een grote Europese bakkerij. Hun taak is van vitaal belang: meer dan 5800 werknemers uit meer dan 30 landen onboarden en de juiste organisatiestructuur en bijbehorende goedkeuringshiërarchie creëren. "Handmatig zou dat een nachtmerrie zijn die meerdere maanden zou kosten, maar met Workday API-integraties en de daaruit voortvloeiende automatisering worden dat slechts weken", besluit Colley. "Maximale efficiëntie is misschien niet haalbaar bij deze overname, omdat we ons model nog moeten opbouwen. Maar bij toekomstige overnames lukt dat wel."