Distributie, nauwkeurigheid en beveiliging: die fundamentele taken voor financieel management waren voor McKinstry moeilijk uit te voeren in 50 verschillende Excel-werkbladen verspreid over de organisatie. Het architectuur- en engineeringbedrijf uit Seattle zag in dat zijn budgetteringsproces aan verbetering toe was. Workday Adaptive Planning kwam met een betere manier om financiële prestaties te beheren. Automatisering, totalisatie en dashboards maakten een eind aan tijdrovende spreadsheets, wat de budgetteringstijd met 65% inkortte. In plaats van formules te consolideren en corrigeren, houdt het financeteam bij McKinstry zich nu bezig met data-analyse.
Het implementatieproces ging zeer vlot. Het team voor zakelijke dienstverlening vond steeds weer een oplossing voor specifieke nuances dankzij de flexibiliteit van de applicatie.
Sr. Finance Analyst
Inleiding.
McKinstry, opgericht in 1960, is een fullservice DBOM-bedrijf (Design, Build, Operate & Maintain) met meer dan 900 fulltime werknemers en 900 vakbondsmedewerkers. Met een hoofdkantoor in Seattle, 18 regionale vestigingen en $ 500 miljoen aan jaarlijkse inkomsten, leveren McKinstry's professionele medewerkers en vakmensen advies-, bouw-, energie- en facilitaire diensten.
De uitdaging.
McKinstry werkte met een systeem waarbij altijd wel 40 tot 50 spreadsheets door de organisatie circuleerden. Het totaliseren van data bleek moeilijk. Gebruikers voerden wijzigingen door en verstoorden formules, en het budget was niet gecentraliseerd. Er waren ook onvoldoende privacycontroles en vertrouwelijke data was toegankelijk van buiten finance.
"Ons hoofddoel was ons budgetteringsproces bedrijfsbreed te verbeteren", zegt Mike Shannon, Sr. Finance Analyst, McKinstry. "We hadden een applicatie nodig waar we ons bestaande grootboek gemakkelijk naar konden overzetten. We wilden ook efficiënter kunnen forecasten op basis van actuele details dan met ons spreadsheetproces."
De oplossing.
McKinstry's IT Director ontdekte Workday Adaptive Planning op een seminar en het systeem sloot aan bij hun doelen voor procesverbetering. Ten eerste was het een webgebaseerde applicatie, wat betekende dat gebruikers uit alle regionale kantoren er toegang toe hadden. Ten tweede kon finance de formules en aannames in de tool beheren en regelen. Tot slot kon Workday Adaptive Planning hun bestaande grootboek moeiteloos integreren, historische data normaliseren en forecasts uitvoeren.
"Gebruikers vinden de applicatie geweldig omdat het model zo was gebouwd dat de applicatie alles berekende en totaliseerde. Bovendien kunnen managers zich van overal aanmelden en zelfs op vakantie aan het budget werken."
Mike Shannon, Sr. Finance Analyst: "Na het kiezen van Workday Adaptive Planning ging het implementatieproces heel vlot", zei Shannon. "Het team voor zakelijke dienstverlening was responsief en kon dankzij de flexibiliteit van de applicatie altijd een oplossing voor McKinstry-specifieke nuances vinden. De uitrol naar 58 gebruikers in de hele organisatie verliep op schema."
De resultaten.
Door Workday Adaptive Planning uit te rollen, verkortte het financeteam de budgetteringstijd met 65%. Daarnaast maakte het een einde aan de tijdrovende taak om aan de hand van spreadsheets dashboardrapporten te maken voor het executiveteam. Nu hebben alle twaalf executives vanaf de startpagina toegang tot het Workday Adaptive Planning-dashboard. Elke dag kunnen ze zien waar ze staan, een snapshot bekijken en kijken welke afdelingen hun omzetdoelen halen en welke niet.
"De feedback van gebruikers was zeer positief", zegt Shannon. "Gebruikers zijn dol op de applicatie omdat het model zo is gebouwd dat alles vooraf gedefinieerd is. Ze hoeven dus alleen maar de data in te voeren en de applicatie berekent en totaliseert alles. Bovendien kunnen managers zich van overal aanmelden en zelfs op vakantie aan het budget werken." Nu houdt het financeteam zich minder bezig met het consolideren van het budget en het corrigeren van formules, en meer met data-analyse. Nu het rapportageproces geautomatiseerd is, besparen ze elke maand ook nog eens 10 uur aan het ontwikkelen van maandrapporten.
Ons hoofddoel was ons budgetteringsproces bedrijfsbreed te verbeteren. We hadden een applicatie nodig waar we ons bestaande grootboek gemakkelijk naar konden overzetten.
Sr. Finance Analyst