Voordat ze bij Keller Williams aan hun digitale transformatie begonnen, hadden ze meer dan tien jaar aan leverancierscontracten van meerdere afdelingen, opgeslagen in diverse legacysystemen. Aflopende contracten en automatische verlengingen waren niet zichtbaar op één betrouwbare kalender.
Het procurementteam van Keller Williams wilde inzicht in alle contractinformatie, een doorzoekbare repository om contracten te analyseren op essentiële bedrijfsdata en een betrouwbaar waarschuwingssysteem voor contracten die aan revisie toe waren.
Snelle implementatie met geavanceerde contract-AI.
In eerste instantie dacht Keller Williams de problemen op te lossen met een traditionele contractmanagementservice, maar het bedrijf klopte ook aan bij Evisort (nu Workday) om te zien wat een AI-native, end-to-end platform voor contract lifecycle management (CLM) te bieden had.
In tegenstelling tot traditionele CLM-systemen, waarvan de integratie zes maanden of langer duurt, was het Workday-platform voor Keller Williams eenvoudig te implementeren en vrijwel direct te gebruiken, zonder dat er code of datamigratie aan te pas kwam. Het procurementteam had binnen een maand een complete, intelligente contractrepository operationeel en begon kort daarna met de implementatie van contractworkflows die voorafgaan aan ondertekening.
ROI behaald in de eerste maand.
Binnen een maand nadat duizenden contracten waren geüpload naar het Workday-platform, ontdekte Keller Williams twee contracten voor dataservices die ze eigenlijk niet van plan waren te gebruiken. Deze overeenkomsten waren eerder over het hoofd gezien. Zonder Workday hadden ze een jaar vastgezeten aan twee contracten die ze niet nodig hadden. Dankzij de besparing op deze contracten waren de kosten voor de oplossing van Workday direct terugverdiend.
Keller Williams startte ook een campagne om contracten op te sporen die op basis van overmachtsclausules of de COVID-19-pandemie ontbonden of heronderhandeld konden worden. Dankzij de aanpasbare AI van Workday trainden ze het platform om deze unieke clausules binnen twee dagen te herkennen.
De AI van Workday identificeerde clausules correct op basis van de context, zelfs als de specifieke term 'overmacht' nergens in het document stond. Dit leverde een lijst op van 150 leverancierscontracten die voor herziening in aanmerking kwamen, wat aanzienlijke besparingen op de cashflow opleverde.
Uitgebreidere toepassing bij M&A-analyses.
Keller Williams zette het Workday-platform opnieuw in, dit keer bij M&A. Normaal gesproken besteedt het bedrijf zulke projecten uit vanwege tijdsdruk en beperkte capaciteit.
Keller Williams liet een overnameproject uitvoeren door een extern bureau, dat daarbij 35 belangrijke contracten voor revisie identificeerde. Het interne juridische team van Keller Williams gebruikte de AI van Workday om de resultaten van de externe onderneming te controleren. Daarbij ontdekten ze dat er 50 contracten (niet 35) waren die moesten worden herzien.
Ik vertrouw erop dat de AI van Evisort (nu Workday) accurate en betrouwbare informatie levert. Bij een recente overname bracht Evisort (nu Workday) 15 contracten meer aan het licht dan ons externe juridische team.
Procurement Manager
Doorlopende waarde voor procurementmanagement.
Met duizenden contracten in de archieven van Keller Williams kostte het voorheen veel tijd en moeite om de juiste informatie te vinden. Met Workday beantwoordt het procurementteam nu snel en vol vertrouwen de vragen van stakeholders. De AI van Workday neemt het zware werk over, zoals het opsporen en traceren van belangrijke contractclausules en datapunten. Hierdoor zet het procurementteam van Keller Williams zijn mensen in voor strategischere taken.
Keer op keer komen leidinggevenden naar me toe met belangrijke projecten die lastig in korte tijd zijn op te lossen. Met Evisort (nu Workday) handel ik die verzoeken in een mum van tijd af.
Procurement Manager