Toen Takeaway.com (met hoofdkantoor in Amsterdam) in 2020 fuseerde met Just Eat (gevestigd in Londen) om zo de multinationale online marktplaats voor maaltijdbezorging Just Eat Takeaway.com te vormen, zette dit een enorme integratie van activa, culturen en systemen in gang.
Volgens Patrick Hawker, Director of Finance Systems, bood de fuserende organisatie een groot voordeel dat in de loop der jaren heeft geholpen de fusie te stroomlijnen en te rationaliseren. "Het moederbedrijf Takeaway.com had Workday al in 2018 geïmplementeerd", zegt Hawker. "Toen we de bedrijven samenvoegden, hebben we ook de systemen samengevoegd en Workday Financials in de hele Just Eat Takeaway.com-groep uitgerold."
Eén dataset, één werkwijze.
Op het moment van de fusie telde Just Eat zo'n 5000 werknemers, terwijl Takeaway.com er 4000 had. Volgens Hawker was het besluit om Workday als centraal ERP- en HR-systeem te gebruiken snel genomen. "Hierdoor hebben we nu één databron en één werkwijze die we naar behoefte kunnen opschalen." Hawker vervolgt: "Het is voor mij ontzettend belangrijk dat er één systeem is waarin de stakeholders uit alle bedrijfsonderdelen in onze vier segmenten (Noord-Europa, Zuid-Europa en Australië, Noord-Amerika, en het Verenigd Koninkrijk en Ierland) de antwoorden kunnen vinden die ze zoeken. Dat is altijd al het doel geweest."
Tegenwoordig vertrouwt Just Eat Takeaway.com op Workday voor meer dan alleen ERP; het wordt ook ingezet voor forecasting, planning, afsluitingsconsolidatie en het beheren van de masterdata-omgeving. Maar dat is nog niet alles. "We bouwen aan een efficiëntere toekomst", zegt Hawker. "Maar we moeten ook de cultuur veranderen en daar zetten we momenteel het systeem voor in."
Door over te stappen op Workday als ons enige finance- en HR-systeem hebben we nu één databron en één werkwijze die we naar behoefte kunnen opschalen.
Director of Finance Systems
Workday speelt een centrale rol in de overgang naar een nieuw bedrijfsmodel.
Vooruitgang is een constante drijfveer bij Just Eat Takeaway.com. Hawker legt uit: "Workday heeft ons al geholpen met alle verschillende stakeholders binnen het bedrijf te communiceren, of ze nu van HR, finance, product en technologie, verkoop of marketing zijn. Dankzij Workday spreken we allemaal dezelfde taal als het gaat om onze financiële en HR-data."
Dit betekent niet dat alle obstakels voorgoed uit de weg zijn geruimd. "Bij een bedrijf van deze omvang is het altijd een flinke klus om alle stakeholders op één lijn te krijgen", zegt Hawker. "Dat vraagt uiteindelijk om volledige transparantie en een flinke dosis samenwerking."
Op deze manier gaat Just Eat Takeaway.com zijn grootste uitdaging te lijf: de transitie van een gedecentraliseerd naar een gecentraliseerd bedrijfsmodel, waarbij Workday de kern vormt. Volgens Hawker is het daarbij cruciaal om je volledig te richten op best practices en dat je stakeholders openstaan voor de verandering. "Daarom nemen we de tijd om met ons personeel te praten over waarom het zo belangrijk is dat we dit als team aanpakken."
Workday is voor het bedrijf een onmisbare schakel om dit doel te bereiken. "Personeel binnen de hele organisatie profiteert van de toolsets van Workday", zegt Hawker. "Een mooi voorbeeld hiervan is Workday Worksheets. De creatie van een gebruiksvriendelijke en vernieuwbare databron binnen dezelfde applicatie biedt gebruikers niet alleen een gemakkelijke manier om data te gebruiken, het biedt mij ook de zekerheid dat data nooit verloren gaan of buiten het bedrijf terechtkomen", voegt Hawker toe. "Een ander voorbeeld is het flexibele e-factureringsplatform dat we in Workday hebben ontwikkeld. Het stelt ons in staat op veranderende regels in te spelen zonder het hele systeem opnieuw te moeten ontwerpen."
Aanpassen aan nieuwe verwachtingen van aandeelhouders.
Bij Just Eat Takeaway.com blijven de veranderingen in volle vaart doorgaan nu het bedrijf de weg naar winstgevendheid heeft ingeslagen.
Hawker merkt op: "Als we vanuit een businessperspectief kijken, brengen onze integraties grote veranderingen met zich mee. Veel belangrijke implementaties hebben we intern gemanaged. Dat is allemaal heel goed gegaan, maar het was wel hard werken. We zitten nu in de overgangsfase van een bedrijf dat zich richt op groei naar een bedrijf dat zich richt op winstgevendheid. Dit is een flinke uitdaging geweest voor de finance-afdeling omdat we de belangrijkste metrics moesten aanpassen."
Hawker voegt hieraan toe: "Onze strategie richt zich nu sterk op efficiëntie, dus we moeten onze data goed gebruiken." "We moeten ook betere business partners worden, wat betekent dat we de organisatie echt waardevolle inzichten moeten leveren en er niet alleen zijn om de cijfertjes te beheren."
Workday is het solide platform waarop Just Eat Takeaway.com zijn strategie heeft gebouwd om al deze uitdagingen het hoofd te bieden. "Het heeft ons een stevige basis gegeven waarop we echt kunnen bouwen", zegt Hawker. "We weten dat Workday betrouwbaar is en hebben een helder beeld van alle processen, waardoor we alles wat we nodig hebben daarop kunnen bouwen."
We weten dat Workday betrouwbaar is en hebben een helder beeld van alle processen, waardoor we alles wat we nodig hebben daarop kunnen bouwen.
Director of Finance Systems
Echte innovatie die de basisfuncties van het systeem uitbreidt.
Kijkend naar de behaalde resultaten en toekomstige uitdagingen, is Hawker ervan overtuigd dat het creëren van een topteam cruciaal is bij het ontwikkelen van een systeem. "Ik slaagde erin mettertijd enkele geweldige mensen aan te nemen die een tastbare bijdrage hebben geleverd aan onze groei. Dat is echt een van onze grootste voordelen geweest", zegt Hawker.
Hawker benadrukt ook de centrale rol die Workday heeft gespeeld in de vooruitgang tot nu toe en is bijzonder enthousiast over de sleutelrol die Workday Prism Analytics zal spelen, dat volgens Hawker momenteel uniek is in de sector. "De basisfuncties van Workday worden uitgebreid door finance- en HR-inzichten uit meerdere databronnen te genereren. Dat levert echte innovatie op en ik ben erg enthousiast over de stappen die we hier zetten", zegt Hawker.
Hawker is ook te spreken over de inzet van Workday voor het verantwoord gebruik van AI en machine learning. Hij verwacht dan ook dat deze technologieën in de toekomst onmisbare tools zullen worden voor het oplossen van problemen. Hawker hecht veel waarde aan de evenementen van Workday, "omdat we zo in contact komen met partners, andere klanten en Workday zelf."
Het belangrijkste voor Hawker is echter de mogelijkheid om de oplossing optimaal af te stemmen op de bedrijfscultuur. "Het systeem fungeert als een springplank. Het biedt je gebruikers de resources die passen bij de cultuur die je creëert. Doorgrond de cultuur, vorm een visie om deze te versterken en zet het systeem in om alles te realiseren."