Het speciaal gebouwde HR-informatiesysteem dat Jotun al meer dan 10 jaar gebruikte, begon oud te worden. Anja Allouni, Lead SME en Change Manager bij Jotun, legt uit: "Onze systemen voor recruitment en performance-management waren niet aan elkaar gekoppeld en er waren geen historische data. Je kon dus nooit een vergelijkend rapport draaien met de situatie van twee jaar geleden. Bovendien kon je het systeem niet echt gebruiken voor bedrijfsprocessen, wat betekende dat het managers weinig of geen waarde bood voor bedrijfsplanning en besluitvorming.
"We hadden meer nodig. We zijn een complexe onderneming en we hadden een veel flexibelere oplossing nodig die ons actief zou helpen bij de ontwikkeling van de HR-organisatie en de Group als geheel. Wij zagen die oplossing in Workday."
Workday voldeed aan onze belangrijkste criteria: user experience, één data-invoerpunt en een compleet HR-pakket.
HRIS Solutions Owner
'Big Bang'-aanpak maakt gebruikers enthousiast.
Bij de lancering van Workday gingen Anja Allouni en haar collega's voor een 'Big Bang'-aanpak waarbij alle landen en alle modules tegelijk live gingen. Met de nadruk op verandermanagement gebruikte het team meerdere tactieken om een hooggespannen verwachting rond de nieuwe tool te creëren.
Het gevolg was dat het percentage werknemers dat tijdens de eerste paar dagen live ging op het systeem relatief hoog was voor een dergelijke implementatie. Ze werden niet teleurgesteld.
Allouni legt uit: "Werknemers waarderen de loopbaanfunctionaliteit en de feedback van de onboarding van nieuwe mensen was ook erg waardevol. We zijn erg blij met deze twee voordelen in een tijd waarin de strijd om talent en competentieontwikkeling twee van onze grootste uitdagingen op personeelsgebied zijn."
Ook managers zien al snel de waarde ervan als een bron van actieve, bruikbare data en inzichten. En zowel IT als HR zijn, in de woorden van Allouni "zeer enthousiast over de geavanceerde functionaliteit en het gebruiksgemak, waardoor ze veel meer kunnen doen met minder moeite en in minder tijd."
Data gecombineerd op één plek.
De toegang tot data uit de hele organisatie op één enkele plek is een enorm voordeel voor iedereen in Jotun: ze hoeven niet meer in te loggen op verschillende oplossingen en data tussen die oplossingen over te zetten.
Dit bespaart elke gebruiker veel tijd. Ook kunnen mensen in de hele organisatie snel een gemakkelijk bij informatie. Anja Allouni zegt hierover: "Voor het eerst kunnen managers nuttige HR- en financiële informatie krijgen en raadplegen om rapporten op te stellen en hun werk beter te doen.
"Dat is een enorme verbetering voor iedereen, en managers zijn vooral blij met het volledige overzicht dat ze krijgen over de voortgang van taken."
Update-cyclus zorgt voor voortdurende verbetering.
"Ik heb goede hoop dat Workday ons zal stimuleren om de HR-functie van Jotun verder te ontwikkelen", zegt Allouni. "Elke keer als er een nieuwe release komt, moeten we proberen te begrijpen welke nieuwe deuren deze voor onze organisatie zou kunnen openen. En dat is positief, omdat het ervoor zorgt dat we altijd open blijven staan voor verandering en verbetering."
Ook een intern supportteam dat voortdurend met HR samenwerkt om de oplossing te beheren en te ontwikkelen, heeft een zeer positieve invloed.
"In het verleden waren we afhankelijk van consultants om met een oplossing vooruitgang te boeken. Nu zijn we door de halfjaarlijkse updatecyclus en de constante mogelijkheid om nieuwe functies te adopteren, voortdurend bezig met de ontwikkeling ervan. Hierbij worden we vaak geïnspireerd door de ervaringen van de andere klanten die we ontmoeten in de Workday-community."
Nieuwe inzichten in operationele levering.
"We krijgen een veel beter inzicht in de operations door de hele organisatie", aldus Allouni.
"Tot nu toe was het erg moeilijk om de uitvoering van HR-processen in meer dan 100 landen te regelen. Het is natuurlijk al geweldig dat het ontwerpen van en de communicatie over de processen voor recruitment en performance-management hiermee mogelijk is. Maar nu kunnen we zelfs zien wat er gebeurt en hebben we daar ook invloed op. Dat is een enorme stap vooruit."