Als wereldwijde financiële instelling met meer dan 80.000 werknemers in ruim 40 landen stond ING voor de uitdaging om zijn complexe activiteiten onder te brengen in een uniforme, wendbare omgeving. Het bedrijf zocht een oplossing die een diverse en verspreide workforce ondersteunt, naadloze samenwerking tussen HR en finance faciliteert en afstemming op complexe wettelijke vereisten garandeert. In Workday Human Capital Management en Workday Financial Management vond ING een betrouwbare partner om aan deze behoeften te voldoen en nog veel verder te gaan.
"We begonnen onze reis met Workday in 2017 met de uitrol in Nederland", aldus Than Prabakar, Workday IT Chapter Lead, Director bij ING. "De afgelopen jaren hebben we fors uitgebreid naar andere landen. We ondersteunen nu dertien modules en hebben onlangs uitgebreid naar gebieden als Workday Advanced Compensation en Workday Learning."
De combinatie van Workday HCM en Workday Financial Management geeft ons een uniform platform om de afstemming tussen onze mensen en onze activiteiten te bevorderen. Hierdoor werken we efficiënter, passen we ons sneller aan en ondersteunen we de business consistenter in alle regio's.
Workday IT Chapter Lead, Director
Internationaal team leidt impactvolle transformatie.
Vóór Workday zag ING beperkte crossfunctionele samenwerking, met name tussen HR en finance. De organisatie had een platform nodig dat niet alleen deze functies met elkaar verbond, maar ook end-to-end governance, compliance en innovatie op grote schaal ondersteunde.
Het team van Prabakar leidt deze transformatie, houdt toezicht op derdelijnsondersteuning en meer dan 450 integraties, en beheert configuratie- en wijzigingsverzoeken voor HR, compliance en finance. Het team van Prabakar speelt een cruciale rol bij de doorontwikkeling van Workday, zodat het platform blijft voldoen aan de lokale en internationale behoeften van ING.
Innovatie versnellen met Workday Extend en Kainos.
Om nog meer waarde uit het platform te halen maakte ING gebruik van Workday Extend, in eerste instantie voor de lancering van een oplossing voor elektronisch documentmanagement (EDM). "We hebben Workday Extend aanvankelijk aangeschaft om EDM te implementeren", vertelt Prabakar. "We zagen het als kans om te optimaliseren wat we hadden en door te blijven bouwen binnen een vertrouwd en veilig platform."
Voor dit initiatief werkte ING samen met Kainos, een ervaren Workday-specialist en marketplace-provider. De resultaten lieten niet op zich wachten. "Tussen de contractondertekening en de go-live zaten slechts twee maanden. Die snelheid is ongekend bij ING", merkt Prabakar op. "In de eerste fase bereikten we 80% automatisering. In de tweede fase, die ook Duitsland omvatte met 40 sjablonen en vertalingen, bereikten we bijna 90% automatisering. Dat zijn uitstekende resultaten."
Kainos ondersteunde ING ook met een gestructureerd, gefaseerd model dat is ontworpen voor duurzaamheid. "Kainos leidde de eerste fase, de tweede fase hebben we samen ontwikkeld en ons interne team neemt de leiding in de derde fase", zegt Prabakar. "Het is een echt partnerschap geweest en we verkennen nu nieuwe praktische toepassingen, waaronder de mogelijke gezamenlijke ontwikkeling van apps voor secundaire arbeidsvoorwaarden."
Elk land had zijn eigen losstaande oplossing voor documentmanagement, wat zorgde voor veel handmatig werk en compliancerisico's. Met Kainos EDM zoeken en printen werknemers zelf documenten en hoeven ze geen aanvragen meer bij HR in te dienen. Het doel is om meer dan 2000 aanvragen per jaar te besparen.
Workday IT Chapter Lead, Director
Eén platform, internationaal bereik, lokale flexibiliteit.
Voortbouwend op het succes van EDM heeft ING twee extra compliancegerichte applicaties ontwikkeld op Workday Extend: Gift & Entertainment en Outside Interest. Beide worden momenteel internationaal uitgerold.
Met Workday Extend creëren we oplossingen op maat die toch volledig zijn geïntegreerd met ons Workday-ecosysteem. We maken gebruik van dezelfde beveiliging, governance en bedrijfsprocessen, wat de time-to-value aanzienlijk verkort en de gebruikerservaring verbetert.
Workday IT Chapter Lead, Director
Om slimme, schaalbare innovatie te garanderen, hanteert ING een duidelijk governancemodel. "We vragen ons altijd af: wordt deze functionaliteit al geleverd door Workday? Als dat zo is, adopteren we die. Als het op de roadmap staat maar nog niet direct beschikbaar is, bouwen we een tijdelijke app met Workday Extend, die we later weer kunnen uitfaseren", legt Prabakar uit. "Wanneer de vereisten buiten de scope van Workday vallen, bepalen we of we een partnerschap aangaan, zoals met Kainos, of het intern ontwikkelen."
Deze 'global-first' aanpak stelt ING in staat eenmalig te ontwerpen en consistent op te schalen. "We willen voorkomen dat we 40 verschillende versies van dezelfde functionaliteit creëren", aldus Prabakar. "Met Workday Extend bouwen we voor de hele onderneming en passen we lokaal alleen aan als dat wettelijk noodzakelijk is."
Toekomstbestendig schalen met strategie, governance en visie.
Om aanhoudende groei te ondersteunen, focust ING op drie belangrijke prioriteiten: het herzien van de basisarchitectuur om schaalbaarheid op lange termijn te garanderen, de adoptie van nieuwe Workday-innovaties inclusief AI, en het uitbreiden van de rol van Workday Extend binnen het HR- en financelandschap.
We zijn momenteel onze AI-strategie aan het definiëren. Persoonlijk geloof ik dat we de komende jaren een groeiende adoptie van AI-mogelijkheden zullen zien. Eerst moeten we de juiste balans vinden en duidelijke governance vaststellen, zodat we begrijpen hoe we dit het beste toepassen binnen onze business.
Workday IT Chapter Lead, Director
Als trouwe klant wordt het partnerschap van ING met Workday steeds hechter. "Workday heeft ons geholpen ons interne team op te zetten en ondersteunde de internationale uitrol in meer dan 40 landen. Nu focussen we op het maximaliseren van het volledige potentieel van het platform", legt Prabakar uit. "Ik ben het meest trots op het interne team dat we hebben opgebouwd. Het is zeer deskundig en ondersteunt meer dan 13 modules en ruim 450 integraties. Dat team is de ruggengraat van ons succes geweest."
Dankzij de sterke samenwerking met Workday, het strategische gebruik van Workday Extend en het hechte partnerschap met Kainos is ING in staat sneller te innoveren en aan de toekomst te bouwen. Met een duidelijke visie gericht op schaalbaarheid, agility en wereldwijde consistentie zetten ze complexiteit om in kansen en leveren ze op maat gemaakte, impactvolle oplossingen in het hele HR- en financelandschap.