De Iowa Hospital Association (IHA) is sinds 1929 actief en had contracten die waren opgeslagen in digitale silo's bij verschillende teams, partners en locaties. Ooit bestond het juridische team van IHA uit vijf juristen en medewerkers die zich bezighielden met het beoordelen en actueel houden van het grote aantal contracten. Tegenwoordig bestaat het team nog maar uit twee mensen. De nieuwe Chief Legal Officer Abhay Nadipuram zocht een oplossing die het contractmanagementproces van IHA stroomlijnde en zo de efficiëntie en compliance verhoogde. En omdat Nadipuram al een positieve ervaring met Evisort (nu Workday) had, viel de keuze op Workday Contract Lifecycle Management, aangedreven door Evisort AI.
Silo's elimineren door contracten te verzamelen.
Het team adopteerde al snel de workflowfuncties van Workday om dagelijkse sjablonen te beheren en het contractproces te centraliseren. Het contract-AI- en invoerproces van Workday bracht alle overeenkomsten van IHA naadloos samen in één intelligente repository. Dit was cruciaal voor een organisatie die haar activiteiten wilde moderniseren en stroomlijnen. Nadipuram legt uit: "We benutten de tool echt om al onze overeenkomsten te verzamelen."
IHA bestaat al bijna 100 jaar, maar we hadden geen centrale locatie voor onze contracten.
Chief Legal Officer
Meer waar voor je geld.
Workday biedt analytics die verder gaan dan andere CLM-tools. Kelly Spong, Director of Legal Operations, beschrijft het als volgt: "De tool verzamelt informatie, dat was niet het geval bij de vorige tools die we gebruikten. [Andere tools] waren meer een virtuele opslagruimte. Workday voert daadwerkelijk data-analytics uit, dus je krijgt meer waar voor je geld.
"Ik heb niet alleen een workflow-ticketingsysteem, maar de tool vertelt me ook hoeveel van mijn contracten wel of niet zijn uitgevoerd", vervolgt Spong. "Hoeveel contracten hebben we het afgelopen jaar afgehandeld? Hoeveel daarvan waren sprekersovereenkomsten en hoeveel leveranciersovereenkomsten? "Dit zijn data die iemand er zelf uit zou moeten vissen door alle overeenkomsten door te nemen."
AI-gestuurde workflows verbeteren zichtbaarheid en efficiëntie.
Spong zegt dat het AI-gestuurde contractmanagementplatform van Workday hen in staat stelt een overeenkomst te bekijken en daadwerkelijk door te lezen, zonder het proces te vertragen voor teams die een nieuw contract willen opstellen.
Als 'eye in the sky' heeft Spong volledig overzicht om alle documenten in het systeem te beheren, maar individuele teams (zoals HR, Education en Communications) zien alleen hun eigen documentatie. Het Workday-platform geeft hen op het juiste moment toegang tot overeenkomsten. Volgens Spong: “Ik heb feitelijk nog nooit iemand horen zeggen: 'Oh, ik kan dit document niet vinden terwijl ik weet dat we het hebben uitgevoerd. Stuur je het me toe?' De overgang is eigenlijk heel soepel verlopen."
Het is geweldig dat ze gewoon een formulier invullen waarna alle juiste data in een contractsjabloon worden ingevoerd.
Director of Legal Operations
Klantenservice die alle lof waard is.
Voor zowel Nadipuram als Spong springt de klantenservice er echt uit. Nadipuram zegt hierover: "Ik heb nog nooit langer dan een dag hoeven wachten op een reactie van iemand die kon helpen. En toen Kelly getraind moest worden, stond de klantenservice direct klaar om alles te regelen. Dat was in ieder geval iets waar ik me geen zorgen over hoefde te maken."
"De klantenservice is alle lof waard", zegt Spong. "Het komt bij hen nooit voor dat je vraag dagenlang of zelfs een week onbeantwoord blijft. Ze reageren altijd. En veel van de trainingen heb ik zelfstandig kunnen volgen. Dus naast de klantenservice zijn er ook volop educatieve resources beschikbaar."