"Eenvoud bepaalt de uitvoering."
Volgens Mike McNamara, CEO van een van 's werelds grootste contractfabrikanten, vat dit de reden samen waarom Flex voor Workday koos.
Met een personeelsbestand van ongeveer 200.000 en vestigingen in 30 landen, gelooft Flex in eenvoud. Het bedrijf is een wereldleider in ontwerp, fabricage, distributie en aftermarketservices voor honderden snel bewegende technologiebedrijven, en het heeft eenvoudige en efficiënte systemen nodig om het tempo bij te houden.
"We zijn actief in een uiterst concurrerende, internationale omgeving", zegt McNamara. "We moeten mensen en activiteiten kunnen herverdelen wanneer dit nodig is. In een veranderende markt, naarmate de valuta over de hele wereld verandert, moeten we de productie van het ene deel van de wereld naar het andere kunnen verplaatsen. Of, als er nieuwe technologieën worden ontwikkeld, moeten we ervoor zorgen dat we relevante productietechnologieën hebben voor die nieuwe producten op het moment dat ze verschijnen", vervolgt hij.
"Als ik denk aan de belangrijkste uitdagingen van een CEO, denk ik eraan dat we continu relevant moeten blijven naarmate de levenscycli van producten veranderen, de wereld verandert en er andere concurrentie-uitdagingen de kop opsteken. En ik denk dat de hoeksteen om relevant te blijven het managen van groot talent is", zegt hij.
Maar 'eenvoud' is echt niet het juiste woord voor de situatie waarin Flex zich bevond na een 10-jarige cyclus van overnames waardoor door de hele organisatie 80 verschillende HR-systemen werden gebruikt.
Volgens McNamara was het "duur, gefragmenteerd en niet schaalbaar. Met zo'n systeem kun je het managen van je personeel en cultuur echt niet consistent krijgen."
Overstappen naar de cloud.
Dus ging het bedrijf op zoek naar één systeem dat HR volledig kon bundelen en een meer samenhangende, strategische manier kon bieden om het grote personeelsbestand te managen.
De SaaS-aanpak van (Software-as-a-Service) Workday paste perfect bij Flex. Aangezien de HR-systemen zich in de cloud bevinden, is er geen grootschalige, interne technologie-uitbreiding nodig, met alle aanpassingen, configuratiewerkzaamheden en dure consultants (plus regelmatige dure upgrades) die dit met zich meebrengt.
"Bij Flex willen we de dingen zo eenvoudig mogelijk houden", zegt Dave Smoley, Chief Information Officer van het bedrijf. "We willen zo weinig mogelijk uitgeven aan implementatie en aan het opzetten van nieuwe systemen. Bovendien moeten we omhoog en omlaag kunnen schalen door functionaliteit en mogelijkheden toe te voegen naarmate we die nodig hebben. Met SaaS kan dat."
Hij vervolgt: "Bij traditionele software-implementaties geef je miljoenen uit en probeer je daar zo lang mogelijk op te draaien. Traditionele leveranciers willen dat je meer koopt, meer uitgeeft, dingen ingewikkelder maakt. Je hebt al de mensen en alle hardware op locatie."
"Maar Workday wil de dingen zo simpel mogelijk houden. Ze willen een service leveren die gemakkelijk te gebruiken is. En die aanpak sluit aan bij het doel van Flex om alles simpel te houden", zegt hij.
Het hele plaatje.
Het Flex-team wist dat selfservice voor managers en werknemers cruciaal zou zijn om het internationale HR-systeem te bouwen dat het bedrijf nodig had. Het HR-team moest verlost worden van het tijdrovende transactiewerk dat handmatig werd gedaan. En ook nu had Workday het antwoord.
Met de uitzonderlijk intuïtieve gebruikersinterface van Workday kunnen Flex-medewerkers heel gemakkelijk hun eigen data regelen. Managers hebben een nauwkeurig beeld van hun werknemers, wat ze kosten en waar ze aan werken. Werknemers kunnen gemakkelijk hun eigen regelmatige updates doorvoeren. En met de cloudgebaseerde aanpak van Workday is informatie altijd en overal beschikbaar, zowel voor managers als voor werknemers.
McNamara: "Een van de dingen die ons echt bevielen aan Workday was de gebruikersinterface. We wilden onze werknemers betrekken bij het invoeren van een nieuw systeem. Omdat er zoveel werknemers zijn, moesten we een eenvoudige gebruikersinterface hebben die effectief en eenvoudig is in gebruik. Workday voldeed aan die eisen."
Nu heeft Flex één 'system of record' voor HR over de hele wereld. Internationale rapportage, wat vroeger weken of maanden in beslag nam, kan nu in enkele minuten of uren worden gedaan. Met de hulp van dit vernieuwde HR-team kunnen managers datagestuurde beslissingen nemen om Flex te helpen groeien en gedijen.
"We wilden echt een platform hebben om HR-management en talentmanagement naar een hoger niveau te tillen", zegt McNamara. "We wisten dat we een gebruiksvriendelijk en schaalbaar systeem nodig hadden, niet alleen voor gebruikers maar ook als het gaat om analytics en het nemen van betere beslissingen voor het bedrijf. Workday biedt daar het platform voor."
Voor op schema en onder budget.
Flex begon hun project met Workday in 2008. Volgens hun schattingen heeft het bedrijf de totale eigendomskosten met 30% zien dalen vergeleken met een pakketoplossing van een traditionele softwareleverancier. En in schril contrast met andere softwareprojecten was de implementatie een makkie.
"De implementatie was voor ons echt een hoogtepunt", zegt McNamara. "We konden dit systeem een jaar eerder dan gepland en voor minder dan begroot implementeren. Dat is zeer ongewoon. Ik geloof niet dat ik dat in mijn loopbaan ooit eerder heb meegemaakt. Dit bewijst de enorme inzet van Workday om van deze implementatie een succes te maken."
En welke voordelen heeft McNamara gezien, nu het bedrijf Workday al een aantal jaren gebruikt? Hij noemt er twee, een tactisch voordeel en een strategisch voordeel.
"Vanuit tactisch oogpunt: gebruikers vinden het geweldig", zegt hij. "De gebruikersinterface is gebruiksvriendelijk, logisch en gemakkelijk te onderhouden. En dat is niet typisch iets voor een grootschalig systeemintegratieproject."
En het strategische voordeel? "We beginnen te zien hoe gemakkelijk het is om data en informatie uit dit systeem te halen, zodat we weloverwogen beslissingen kunnen nemen over hoe we ons bedrijf runnen", zegt hij.
"Het grote strategische voordeel zit in de manier waarop we naar 'profit pools' toewerken en hoe we talent inzetten in het bedrijf", vervolgt hij. "We beschouwen Workday als de hoeksteen van hoe we zorgen dat die implementatie werkt, van hoe we talent herkennen, talent managen en talent distribueren om onze doelstellingen te bereiken."
Mobiliteit van talent over de hele wereld.
Vanwege de internationale aanwezigheid van Flex waren vooral de mondiale mogelijkheden van Workday belangrijk om het personeelsbestand optimaal te benutten, zoals ondersteuning voor meerdere talen en valuta en landspecifieke ondersteuning op het gebied van beveiliging en regelgeving.
"We moeten ons personeelsbestand voortdurend opnieuw in evenwicht brengen voor onze klanten", zegt McNamara. "Het is bijvoorbeeld mogelijk dat we veel meer tijd in Maleisië en veel minder tijd in China gaan doorbrengen. Misschien willen we meer personeel in Mexico hebben in plaats van in Oost-Europa, afhankelijk van de markten waar we actief zijn."
Hij vervolgt: "En Workday geeft ons in feite de data om voortdurend te analyseren wat onze kostenstructuren zijn, de gemiddelde arbeidstarieven in elk gebied. We hebben zelfs ons investeringsbeleid voor verschillende landen gewijzigd als gevolg van de bestudering van de data en de trends die de data lieten zien."
McNamara ziet Workday als een manier om Flex naar een nieuw niveau van efficiëntie en concurrentie te brengen.
"Het gaat hier niet over implementatie van software. Dit gaat over hoe je het bedrijf leidt."