Five Rivers Health Centers ontvangt financiering van de Amerikaanse overheid. Dit betekent dat de organisatie verantwoording moet afleggen aan de Health Resources and Services Administration (HRSA) en moet aantonen dat elke zorgverlener die patiënten behandelt op hun locaties, over de juiste accreditatie en bevoegdheden beschikt. Voor het behoud van de overheidsfinanciering is het essentieel dat Five Rivers precies weet welke artsen, verpleegkundigen, zorgmedewerkers en externe zorgverleners bij hen werken, en dat alle relevante documenten (van beroepslicenties en DEA-certificaten tot reanimatietrainingen, medische opleidingen en afgeronde specialisaties) zorgvuldig worden bijgehouden.
Een accreditatiebibliotheek bijhouden.
Naarmate de organisatie groeide, werd het steeds tijdrovender om alle benodigde accreditatiedata up-to-date te houden. Het team van Five Rivers wist dat een overstap van fysieke naar digitale documentatie nodig was.
Voordat ik Evisort (nu Workday) gebruikte, moest ik alle pagina's voor accreditaties afzonderlijk uploaden. Nu upload ik tien documenten tegelijk. Dat was het moment dat ik de waarde zag van het platform, omdat ik wist dat het me heel veel tijd zou besparen.
Executive Assistant
Het team onderzocht een gespecialiseerd systeem voor het volgen van medische accreditaties, maar het werd al snel duidelijk dat het onderhoud te veel handmatig werk zou vergen. "Het was ontzettend omslachtig om de benodigde informatie te vinden", zei de Chief Medical Officer (CMO) van Five Rivers. "Het voelde alsof we steeds opnieuw dezelfde stappen moesten zetten om in hun systeem te passen. We hadden al zeker drie jaar grote moeite om het overzicht op de accreditaties te houden en alles goed te organiseren, tot we overstapten op Evisort (nu Workday)."
Een innovatieve oplossing om accreditaties te volgen.
Om het bijhouden van accreditaties beter te regelen, besloot het team van Five Rivers gebruik te maken van AI, dat al werd ingezet voor het beheer van andere contracten. Het team kon de benodigde accreditaties eenvoudig uploaden in Workday. "Voordat ik Evisort (nu Workday) gebruikte, moest ik alle pagina's afzonderlijk uploaden", aldus een executive assistent bij Five Rivers. "Nu upload ik tien documenten tegelijk. Dat was het moment dat ik de waarde zag van het platform, omdat ik wist dat het me heel veel tijd zou besparen." Na het uploaden van de documenten organiseerden de teamleden de bestanden zoals het hen het beste uitkwam. Ze hoefden de bestanden niet aan te passen aan een star, vooraf bepaald systeem.
Bij Five Rivers gebruikten we Evisort (nu Workday) al voor contractmanagement. Het was voor ons een logische stap om het platform ook voor accreditatiebeheer te verkennen.
Chief Medical Officer
"Iedereen die we volgen, heeft een eigen digitale map met alle relevante documenten", zei de CMO. "Als Evisort (nu Workday) ons meldt dat een document bijna verloopt, uploaden we gewoon het nieuwe document en verhuist het oude naar die map. Het heeft het proces dus echt vereenvoudigd en zorgt dat we niets over het hoofd zien."
Deze functionaliteit voor het volgen van accreditaties heeft Five Rivers ook geholpen om te voldoen aan de Federal Tort Claims Act. In het geval van een rechtszaak wegens wanpraktijken moet de organisatie laten zien welke accreditaties de betreffende persoon heeft. Het team toont indien nodig nu snel aan dat het de nodige stappen heeft ondernomen om de accreditaties van de werknemers en partners van Five Rivers te verifiëren.
De organisatie compliant houden.
Voordat Five Rivers het platform gebruikte om accreditaties te beheren, zette het bedrijf Workday al in om compliant te blijven met HRSA. Deze instantie voert elke drie jaar een locatiebezoek uit om de administratieve, klinische en financiële activiteiten van de organisatie en de ondersteunende contracten te beoordelen. De contracten van Five Rivers werden voorheen opgeslagen als fysieke bestanden of als pdf's op harde schijven, waardoor het lastig was om contracttaal en vervaldatums bij te houden.
"Wanneer we locatiebezoeken van HRSA hebben, controleren de inspecteurs al onze contracten op compliance", zei de Chief Financial Officer (CFO) van Five Rivers. "Voordat we Evisort (nu Workday) gebruikten, lagen onze contracten in een ruimte vol archiefkasten en we vertrouwden op historische kennis om te weten of een contract al was verlopen."
Het team van Five Rivers gebruikt het platform om contracten snel te uploaden, te digitaliseren en centraal op te slaan. Ze zoeken probleemloos naar specifieke, vereiste taal in alle contracten en kunnen eenvoudig informatie bijwerken of toevoegen. "Een paar maanden geleden hadden we het over een contract met een organisatie en vroegen we ons af of een bepaalde clausule daarin was opgenomen", vervolgde de CMO. "Onze CFO bedacht dat dit in Evisort (nu Workday) kon worden opgezocht en inderdaad: het stond erin!"
Voorbereiding op locatiebezoeken stroomlijnen van één week naar één dag.
De voorbereiding op HRSA-locatiebezoeken verloopt nu veel efficiënter met AI. Voordat het platform werd geïmplementeerd, was het team van Five Rivers een week bezig om alle benodigde documenten voor een locatiebezoek te verzamelen. Met een gecentraliseerde contractrepository, gestandaardiseerde naamgevingsconventies en de snelheid van AI-gedreven contract lifecycle management (CLM) doen ze dit nu in één dag. "We staan onder grote tijdsdruk als we ons voorbereiden op een locatiebezoek, en daarnaast moeten we ook ons dagelijkse werk bijhouden", zei de CFO van Five Rivers. "Met Evisort (nu Workday) krijgen we die extra dagen terug die we anders aan de voorbereiding van het locatiebezoek hadden besteed. Het plaatst ons absoluut in een betere positie om succes te realiseren."
"Evisort (nu Workday) heeft mijn werk zoveel gemakkelijker gemaakt", vervolgt de executive assistant van Five Rivers. "Het is veel minder stressvol. Ik kan documenten gewoon opzoeken en openen. Het is makkelijker, omdat ik me niet meer hoef af te vragen: 'Hoe had ik dat bestand ook alweer genoemd? Waar heb ik het opgeslagen?' Je typt gewoon een woord in en je krijgt precies wat je nodig hebt. Alles is direct binnen handbereik. Het is echt geweldig."
Met Evisort (nu Workday) hoef ik geen week meer te wachten tot een contract beschikbaar is voor beoordeling. Als ik de algemene voorwaarden nodig heb, ga ik er direct naartoe.
Chief Financial Officer