CORT, een retailer in meubelverhuur, wist dat het beter kon. Het duurde zes maanden om spreadsheets uit 50 operationele districten in een algemeen bedrijfsrapport te consolideren. Het resultaat? Een achterhaald budget dat niet meer relevant was. Na de migratie naar Workday Adaptive Planning kon CORT het zakelijke rapportageproces met drie maanden inkorten. Het cloudplatform verbeterde de forecasting met 80% en ondersteunde 400 bijdragers aan het rapportageproces. Met moderne managementfunctionaliteiten voor financiële prestaties kon CORT maandelijkse forecasts implementeren voor verbeterde rapportage en analyse.
Workday Adaptive Planning was de enige logische oplossing. Het was een enorme stap vooruit wat betreft functionaliteit, zonder voor iedereen de boel volledig om te gooien.
Chief Financial Officer
Uitdagingen.
- Omslachtig budgetteringsproces dat zes maanden duurde
- Afzonderlijk beheerde spreadsheets uit 50 operationele districten
- Ongelooflijk veel tijd nodig om data samen te vatten en te consolideren
- Gebrek aan versiebeheer
Resultaten.
- Halveerde het budgetteringsproces
- Rolde het systeem uit naar 400 bijdragers in de organisatie
- Verkortte het forecastingproces met 80%
- Maakte een einde aan versieproblemen en creëerde een 'single source of truth' voor het bedrijf
Inleiding.
CORT Business Services (CORT), een bedrijf uit Berkshire Hathaway, is een toonaangevende verhuuraanbieder voor verhuizingen in de Verenigde Staten. Met meer dan 2200 werknemers in 42 staten is CORT meer dan 80% van de Fortune 500 van dienst geweest. Ook heeft CORT een internationaal netwerk van businesspartners opgezet die oplossingen bieden in bijna 70 landen wereldwijd. CORT genereert een jaarlijkse omzet van $ 350 miljoen uit meerdere bedrijfslijnen. De bedrijfsstructuur bestaat uit zeven afdelingen, waaronder Real Estate, Human Resources, Finance, National Accounts, Housewares, Relocation Services, en Marketing & Merchandizing. Het bedrijf heeft ook een dochteronderneming in het Verenigd Koninkrijk.
De uitdaging.
Bij CORT hielden alle 50 operationele districten hun eigen budget bij, waardoor het financeteam een groot aantal apart beheerde spreadsheets moest afstemmen. Elk van deze spreadsheets moest dan aan het einde van de budgetcyclus op regionaal en zakelijk niveau worden samengevat. Het was erg tijdrovend om de informatie te consolideren, de formules te beoordelen en ervoor te zorgen dat de spreadsheets geen fouten bevatten. Versiebeheer was moeilijk en soms was het niet duidelijk welke versie het recentst ingediend en goedgekeurd was.
"Omdat onze processen in Excel zaten, was het enorm tijdrovend", zegt Deborah Lansford, CFO, CORT. "Onze controller werkte de planningen in Excel bij, stuurde ze door en hoopte dat niemand de aannames of formules wijzigde. Maar fouten waren onvermijdelijk. Als gevolg moesten we heel vroeg in het jaar met de budgetcyclus beginnen, zodat we tegen augustus alle budgetdata konden verzamelen, in de maanden daarna de informatie konden consolideren en controleren, en het budget uiteindelijk tegen het einde van het jaar konden afronden. Het resultaat was een achterhaald budget dat niet meer relevant of nauwkeurig was."
De oplossing.
Om hun processen voor budgettering, forecasting en rapportage te verbeteren, wilde de financegroep investeren in een oplossing voor zakelijk prestatiemanagement waarmee ze hun processen aanzienlijk konden versnellen en nauwkeurigere, realtime informatie konden leveren.
"We waren toe aan verandering, maar wilden geen systeem dat moeilijk te leren was. Alle systemen uit onze beoordeling waren te groot, te tijdrovend, te duur, en gewoon te veel van het goede voor een bedrijf van onze omvang", zegt Lansford.
Nadat ze meerdere leveranciers hadden beoordeeld, sprong Workday Adaptive Planning eruit: gebruikers kunnen er snel mee aan de slag, het heeft de vertrouwde look-and-feel van Excel en maakte een einde aan fouten dankzij versiebeheer en formules. Voor Workday Adaptive Planning was geen zware financiële investering of IT-ondersteuning nodig, en data van het district- en divisieniveau kon naadloos worden samengevat voor het algemene bedrijfsplan.
"Workday Adaptive Planning was de enige logische oplossing. Het was een enorme stap vooruit wat betreft functionaliteit, zonder voor iedereen de boel volledig om te gooien", zegt Lansford. "Een groot verkooppunt van Workday Adaptive Planning was dat we geen interne IT-resources kwijt waren aan het budgetteringsproces. Zo kunnen we IT beter inzetten voor andere zakelijke doelstellingen."
De resultaten.
CORT werkte samen met een lokale partner in Virginia om Workday Adaptive Planning te implementeren en hun model op te bouwen. CORT maakte hun eerste budget met Workday Adaptive Planning door meer dan 400 bijdragers toegang te verlenen tot de applicatie. Het proces duurde minder dan 3 maanden: dat is minder dan de helft van de tijd. Ook standaardiseerden ze het proces door gemeenschappelijke aannames en standaardformules aan het model toe te voegen. Zo konden ze fouten in het budget voorkomen.
"Met Workday Adaptive Planning kunnen we het budgetteringsproces tot het einde van het jaar uitstellen en het nog steeds op tijd afronden. Bovendien krijgen we meer zicht op de financiële toestand van onze activiteiten en een nauwkeuriger budget", zegt Lansford. "We kregen precies waar we naar op zoek waren om ons budgetteringsproces veel minder moeizaam te maken, en we hoefden ons niet blauw te betalen."
Omdat het financeteam plannen nu veel sneller en eenvoudiger kan bijwerken, gebruiken ze Workday Adaptive Planning ook als een maandelijkse forecastingtool. Forecasting is nu een eenvoudig beoordelingsproces dat in één dag klaar is. Dit is veel efficiënter en doeltreffender dan het vorige proces. De functie met multidimensionale cubesheets biedt een kort overzicht van de belangrijkste aannames, zoals het aantal verhuurde eenheden voor een bepaalde dollarwaarde in de verschillende centra. Bovendien levert Workday Adaptive Planning consistente uploads van de forecast in hun ERP-systeem voor betere rapportage en analyse.
"Voor bedrijven die hun bedrijfsbudgetten nog steeds in Excel maken: Workday Adaptive Planning is een eenvoudige en slimme manier om over te stappen op een webapplicatie", zegt Lansford.
We krijgen meer zichtbaarheid in onze financiën en een nauwkeuriger budget. We kregen precies waar we naar op zoek waren om ons budgetteringsproces veel minder moeizaam te maken, en we hoefden ons niet blauw te betalen.
Chief Financial Officer