Chuy's is een groeiend fullservice restaurantconcept dat in 1982 in Austin, Texas werd opgericht. Het authentieke en versbereide Mexicaanse en tex-mex-eten wordt in een leuke familiesfeer geserveerd en gasten uit het hele land zijn er dol op. Chuy's is momenteel in 17 Amerikaanse staten te vinden. Vanaf maart 2020 werd Chuy's geconfronteerd met de onzekerheden van de coronapandemie, die de hele branche trof. Ondanks de vele uitdagingen en onzekerheden overleefde Chuy's de pandemie, maar daar bleef het niet bij. In het derde kwartaal van 2021 verhoogde de restaurantketen de algemene operationele marge op restaurantniveau met 880 basispunten tot meer dan 23% ten opzichte van het boekjaar 2019. Het restaurant verwacht een verbetering van zo'n 350 basispunten ten opzichte van 2019 te kunnen behouden naarmate de personeelsbezetting zich herstelt.
Wat maakte de reactie van Chuy's op die onzekerheid zo effectief? En hoe werd het bedrijf op restaurantniveau winstgevender dan zijn concurrenten? Natalie Harden, Director of Finance, schrijft Chuy's succes toe aan de volharding en veerkracht van de leden van het operationele team bij Chuy's, met behulp van de tools voor financiële planning van Workday Adaptive Planning. "Achteraf gezien hadden we het geluk dat we Workday Adaptive Planning al als een belangrijk onderdeel van ons platform voor financiële planning en financieel management hadden ingezet", zegt Harden. "Zo konden we tijdens de pandemie scenarioplanning rond onze liquiditeitsbehoeften uitvoeren en onze operationele resultaten modelleren in een voortdurend veranderende bedrijfsomgeving voor de gehele operationele voetafdruk met beperkte FP&A-professionals (financiële planning en analyse). Tijdens de pandemie hebben we enkele lessen geleerd over operationele rapportage en planning, waardoor we nu de tools hebben om dit winstgevendheidsniveau te behouden en bewaken."
Chuy's (CHUY) is een beursgenoteerd bedrijf. Harden vertelt dat Workday Adaptive Planning bij Chuy's op de radar verscheen toen ze in 2017 bij het team kwam met als doel het stroomlijnen van de driemaandelijkse rapportages van de Amerikaanse Securities and Exchange Commission (SEC), de driemaandelijkse rapportages aan de Board of Directors en het bugetteringsproces op restaurantniveau.
Om tijdige SEC-rapportages en kwartaalpresentaties voor de Board of Directors te leveren, moest het team meer uren draaien en soms zelfs 's avonds en in het weekend werken. "Uiteraard moesten we onze manier van werken veranderen en technologie gebruiken om onze rapportages te automatiseren en efficiënter te worden. Dit werd nog belangrijker toen de pandemie uitbrak en veel van onze teamleden in accounting en finance vanuit huis werkten", zegt Harden.
Workday Adaptive Planning is uiterst efficiënt en ik hoef zelfs niet meer stil te staan bij dataconsolidatie.
Director of Finance
Een grote portie flexibiliteit bij forecasting.
Om deze doelen te bereiken, koos het bedrijf voor een bedrijfsbrede planning van het Workday Adaptive Planning-cloudsysteem. Hierbij hoorde een integratie met Chuy's grootboek voor geconsolideerde financiële rapportage, en ook een integratie met Chuy's backofficeapplicatie met daarin POS-data (point-of-sale) op restaurantniveau. Momenteel werkt Chuy's aan de integratie met de payrollprovider voor eenvoudige headcountplanning en arbeidsrapportages.
Workday Adaptive Planning wordt gebruikt door het financeteam, Chuy's restaurantmanagers, hogere managers en het operationele executiveteam. Dit gezamenlijke en geïntegreerde planningsproces garandeert ownership op het restaurantniveau, zodat het runnen van de zaak een prioriteit blijft.
Eén belangrijke reden dat het bedrijf voor Workday Adaptive Planning koos was de flexibele forecasting. Die bleek bijzonder waardevol voor het begrijpen en projecteren van trends in tijden van extreme onzekerheid, voortdurend veranderend klantgedrag en bedrijfsverstoringen door de begrensde operationele capaciteit. "We konden Workday Adaptive Planning gebruiken om bepaalde tijdsperioden van forecasts uit te sluiten als de data niet relevant was voor de toekomstige operationele prestaties", zegt Harden.
Bovendien heeft het team aanzienlijk aan efficiëntie gewonnen volgens Jordan Cole, Manager of Financial Planning & Analysis bij Chuy's. "De rapportage-, plannings- en budgetteringstaken waar vroeger vijf mensen voor nodig waren, voltooien we nu dankzij Adaptive Planning met twee personen", zegt hij. "We hebben ook onze operationele en financiële rapportage met twee tot vier dagen ingekort."
Cole voegt eraan toe dat het financeteam dankzij de data in Workday Adaptive Planning het budgetteringsproces eenvoudiger kan voltooien voor individuele restaurants, met zowel driemaandelijkse als jaarlijkse forecasting. "We kunnen voor elk restaurant budgetten opstellen met behulp van de geautomatiseerde rapportage- en totalisatiefuncties van Workday Adaptive Planning, waarmee elke restaurantmanager zo nodig de individuele budgetten kan herzien op basis van de beschikbare informatie. Met Workday Adaptive Planning kunnen we gemakkelijker afwijkingen identificeren tussen trends in verschillende datacategorieën."
De rapportage-, plannings- en budgetteringstaken waar vroeger vijf mensen voor nodig waren, voltooien we nu dankzij Adaptive Planning met twee personen.
Manager of Financial Planning & Analysis
Betere planning, betere leiding.
De automatisering van Workday Adaptive Planning met een 'single source of truth' stelt Chuy's in staat resources vrij te maken om meer waarde te creëren voor de business en stakeholders op de hoogte te houden. "We zijn dol op de flexibiliteit van Workday Adaptive Planning omdat we zo dezelfde data vanuit elke invalshoek kunnen bekijken", zegt Harden. "We hebben verschillende modellen binnen Workday Adaptive Planning: ons operationeel budget op restaurantniveau, ons Wall Street-projectiemodel, en een langetermijnmodel voor de planning over vijf jaar. Alle modellen worden aangevuld met Capex-planning en balans- en cashflowprojecties".
Om beter met aandeelhouders te communiceren gebruiken Harden en Cole de OfficeConnect-functie in Workday Adaptive Planning om met Microsoft Office-programma's hoogwaardige rapporten, bestuursverslagen en presentaties te maken. "We kunnen ze met één klik bijwerken met nieuwe data", zegt Cole. "Met Workday Adaptive Planning met OfficeConnect kan één persoon prachtige bestuurspresentaties maken. Zonder die applicatie zou het niet mogelijk zijn."
Omdat Chuy's nog meer restaurantvestigingen wil openen, ontwikkelde Harden met Workday Adaptive Planning een uniek prototypemodel voor vastgoedplanning. "Aan de hand van historische data kunnen we zien hoe vergelijkbare restaurants op vergelijkbare locaties hebben gepresteerd", zegt ze. "Aangezien Workday Adaptive Planning in de cloud zit en over de OfficeConnect-functie beschikt, kan ons vastgoedteam het met zich meenemen op zoek naar nieuwe locaties. Ze klikken op hun laptop gewoon op het prototyperestaurant dat ze willen openen, voeren bekende kapitaaluitgaven en huurbedragen in en kunnen direct een forecast van de ROI en het kasrendement zien. Dit is slechts een van de vele mogelijkheden van Workday Adaptive Planning waarmee we goed voorbereid de toekomst ingaan."
Met Workday Adaptive Planning kunnen we de winstgevendheid van nieuwe vestigingen voorspellen, zodat we inzicht krijgen in onze toekomstige marges terwijl we blijven groeien.
Director of Finance