TalkTalk은 이름에서 알 수 있듯이 커뮤니케이션 회사입니다. 영국의 주요 통신 회사 중 하나로, 2010년에 Carphone Warehouse에서 분할된 이후 유기적 성장과 인수를 통해 발전했습니다. 회사가 성장함에 따라 TalkTalk은 직원과 소통하고 개선된 근무경험을 조성하기 위해 더 우수하고 신속하며 효율적인 방법이 필요했습니다. 하지만 Workday 배포 전에 사용 중이던 오래된 HR 기술은 도움이 되지 않았습니다.
Workday는 직원과 관련된 모든 데이터의 단일 정보 소스입니다.
HR 운영 및 리소싱 부문 Director
“우리는 기능이 제한적이고 매니저 또는 직원의 셀프서비스 기능이 거의 없는 오래된 시스템을 사용했습니다.” TalkTalk의 HR 운영 및 리소싱 부문 Director인 Kathryn Heywood는 이렇게 설명합니다. TalkTalk은 비즈니스의 필수 요소인 채용 추적 시스템이 오래되어 어려움을 겪었습니다. 직원들은 일상적인 HR 태스크를 수행할 때도 여러 개의 수동 프로세스를 완료해야 했으며, 매니저는 비즈니스에 대한 정보를 제대로 파악할 수 없었습니다.
“우리에게 필요한 것은, 매니저와 직원을 위해 소비자 환경과 유사한 경험을 만드는 것이었습니다. HR에 대한 관점을 바꿀 수 있는 최첨단 기술을 제공하여 공유 서비스를 더욱 활성화하고 싶었습니다.”
TalkTalk은 통합 시스템으로서, 비즈니스 정보를 한눈에 파악 가능하도록 지원한다는 점에서 Workday를 선택했습니다. “Workday는 하나의 시스템에 HR 부서가 필요로 하는 모든 기능을 갖추고 있습니다. 원한다면 기능을 한 번에 구현할 수 있으며 단계별 방식이 필요 없습니다.”라고 Heywood는 말합니다.
“Workday는 최종 사용자에 초점을 맞춘 솔루션입니다. 우리가 매니저와 직원을 위해 만들고자 했던, 뛰어난 사용자 경험을 제공하죠. 실제로 Workday 덕분에 이 목표를 실현할 수 있었습니다.”라고 그녀는 말합니다. “게다가 이전에는 분리되었던 HR 시스템을 통해 채용 관리가 가능해졌습니다. 이제 하나의 시스템으로 모든 작업을 처리할 수 있습니다.”
TalkTalk은 일시에 고라이브하는 ‘빅뱅’ 배포 방식을 선택했습니다. 6개월 안에 2,500명의 직원에게 Workday HCM(Human Capital Management), Workday 채용, Workday 복리후생, Workday 보상, Workday 휴가/휴직 관리, Workday 시간 관리, Workday 인재 관리를 동시에 배포했습니다. 그리고 회사의 급여 시스템인 ADP에 대한 1개의 통합을 포함해, 외부 시스템에 대한 13개의 통합을 생성했습니다.
단기간에 이루어진 채택
Workday와 관련해 긍정적인 결과가 처음 나타나기까지는 오랜 시간이 걸리지 않았습니다. 한 달 안에 직원의 90%가 시스템에 로그인했습니다. 전례 없는 일이었습니다. 그리고 3달 안에 공유 서비스 센터에 대한 요청이 감소했습니다. 매니저는 필요한 정보에 바로 액세스하며, 직원은 사용이 간편한 Workday 인터페이스를 통해 필요한 정보를 찾을 수 있었기 때문입니다.
그 결과 TalkTalk의 HR은 더욱 전략적이고 민첩한 부서로 진화했습니다. Workday 도입 전에 HR 부서는 수동 프로세스로 가득 찬 트랜잭션 업무를 주로 처리했고, 비즈니스에 대해 사후 대응하는 태도를 취했습니다. 이제 HR 부서는 업무 시간의 65~70%를 전략 개발에 사용합니다. CoE(Centers of Excellence)를 구축하고 강화하여 인재, 리소스 운용, 보상, 변경 관리를 이끕니다. “Workday의 기술 덕분에 우리는 미래에 대비하고 집중하며 문화, 행동 조건, 근무하기 좋은 일터 조성과 같은 중요한 일을 처리할 수 있습니다.”라고 Heywood는 말합니다.
고위 경영진은 빠르게 Workday를 채택했습니다. “최고경영책임자(CEO)와 경영진은 Workday를 수용했습니다.”라고 그녀는 말합니다. “고라이브 당시 임원 레벨에서 변화가 있었고, CEO는 이를 Workday에서 관리하고 관련 내용을 블로그에 올렸습니다. CEO의 참여는 다른 고위 경영진의 초기 참여를 촉진하는 데 도움이 되었습니다.”
그녀는 ADP와의 통합도 성공적이었다고 말합니다. “Workday는 ADP 급여의 단일 정보 소스입니다. 꾸준하게 99.9%의 정확도 수준을 유지했고 100%를 기록하기도 했습니다.”
Workday 배포를 통해 TalkTalk은 7개의 이기종 HR 시스템을 Workday와 ADP 급여, 단 2개의 시스템으로 정리했습니다. 이제 근무 시간, 휴가/휴직, 보상, 복리후생, 급여 관리를 위한 도구가 한 곳에 있으며 모든 데이터에 대해 신뢰할 수 있는 단일 소스가 제공됩니다. 또한 수십 개의 양식과 스프레드시트를 사용할 필요가 없습니다.
Heywood는 “이제 정확한 데이터를 가지고 있다고 확신합니다.”라고 강조합니다. “이직률이 20%로 나타나는 비즈니스가 있어도 그 데이터를 신뢰합니다. Workday가 직원과 관련된 모든 데이터의 단일 정보 소스이기 때문입니다.”
비즈니스 변화에 맞게 진화
Heywood는 정기적인 Workday 업데이트를 고려해 비즈니스 요구사항에 맞게 Workday를 구성함으로써 이점을 볼 수 있다고 판단했습니다. “항상 Workday가 제품에 적용하는 업데이트에 맞게, 그와 동시에 우리 비즈니스 요구사항에 맞게 시스템을 개발하고 있습니다.”라고 그녀는 설명합니다. “Workday는 지속적으로 진화하면서 우리 비즈니스를 향상시키는 시스템입니다.”
Heywood는 직원 경험과 관련해 다음과 같이 말합니다. “팀 간 인력 이동이 휠씬 쉬워졌다고 직원들이 이야기합니다. 팀의 모든 정보를 한 곳에서 볼 수 있다는 점도 큰 호응을 얻고 있습니다. 직원들은 지급 이력, 보상, 성과 리뷰, LinkedIn 프로필, 스킬 및 역량, 근태 이력, 보너스 이력 등 모든 정보를 한 곳에서 보고 처리할 수 있습니다.”
모두를 위한 HR 시스템
매니저인 Heywood는 매일 Workday를 이용합니다. “실제로 매일 사용합니다.”라고 그녀는 말합니다. “휴일을 확인하고, 팀에 신규 직원을 채용하고, 직원을 이동하며, 직원을 조회하고, 직원에게 추가 지급을 하기 위해 매일 로그인합니다. 또한 대시보드를 사용하여 상황을 파악하고 트렌드를 확인합니다. 저는 Workday를 사용하여 데이터를 이해하고 비즈니스 메트릭을 준비합니다.”
그녀는 덧붙여 말합니다. “Workday는 최첨단 시스템입니다. 그 잠재력을 최대한 활용하면 직원과 매니저의 경험이 완전히 달라집니다. Workday는 직원과 관련된 모든 일에 대해, 직장 밖에서 얻을 수 있는 소비자 환경과 유사한 경험을 제공합니다.”
돌이켜보면 Workday에 대해 조직 전체의 지지와 동의를 얻는 것이 매우 중요했습니다. Workday를 또 다른 HR 프로젝트 또는 솔루션으로 생각해서는 안 됩니다. 비즈니스를 지원하는 시스템으로 보아야 합니다. “이는 중요한 차이점입니다.”라고 Heywood는 말합니다. “우리는 Workday를 HR 부서에 필요한 HR 시스템이 아니라, 직원 관련 업무를 수행하기 위한 비즈니스 시스템으로 도입했습니다.”
TalkTalk의 그룹 HR Director인 Nigel Sullivan은 Workday가 미친 영향을 이렇게 요약합니다. “Workday는 TalkTalk의 직원 관리 방식에 커다란 영향을 미쳤습니다. 저는 종종 우리가 한 일을, ‘직원들이 커리어를 관리할 수 있도록 권한을 부여한 것’이라고 설명합니다. 전통적인 HR 관리 환경에서 흔히 볼 수 있는 모습과는 다르게, HR 부서가 모든 직원 데이터를 관리할 절대적인 권한은 없습니다.” “Workday를 통해 직원들은 본인의 정보에 연중무휴 24시간, 디바이스와 위치에 관계없이 직접 액세스할 수 있습니다. 이제 직원과 매니저는 소위 ‘소비자 환경과 유사한’ 기술 환경에서 자유롭게 작업을 수행할 수 있습니다. 또한 Workday는 HR 팀이 다른 비즈니스 부문에 보다 전략적으로 기여할 수 있도록 리소스를 확보하는 데 도움이 되었습니다.”