대용량 디지털 파일을 최대한 간편하게 공유하는 서비스를 제공하기 위해 탄생한 WeTransfer는 전 세계적으로 유명한 콘텐츠 협업 및 배포 플랫폼으로 성장했습니다. 현재 뉴욕, 런던, 파리에 지사를 두고 400여 명의 직원이 근무하고 있습니다. 그리고 전 세계 190개국에서 매월 8천만 명 이상의 활성 사용자가 이곳의 서비스를 사용합니다.
핵심 제품의 단순성과 신뢰성뿐만 아니라 기술과 비즈니스에 책임감 있게 접근하는 이 회사의 가치 중심적 접근 방식이 성공의 비결입니다. 아울러 비콥(B Corporation) 인증을 받아 이윤, 환경, 사람을 모두 생각하는 가장 엄격한 기준을 따르면서 성과를 올리고 있음을 입증했습니다.
많은 스케일업 기업과 마찬가지로, WeTransfer는 성장을 거듭하면서 각기 다른 부서에서 저마다 SaaS를 구독하여 여러 서비스가 난립하는 상황에 이르렀습니다. 이렇게 복잡한 아키텍처의 모음을 통합하고 개발하는 데 한계가 있어 사용자 불만, 충돌, 비효율을 피할 수 없었습니다.
확장성 부족이 특히 문제되는 점이었습니다. 효율을 높이고 회사의 지속적인 성장 목표를 제대로 뒷받침하기 위해 유연한 단일 시스템의 필요성이 점점 커졌습니다.
ISO 인증 프로세스를 진행하면서 API에 적용되는 보안 표준과 기타 규정 준수 사항을 고려할 때, 레거시 기술에서 벗어나 탄력적인 최신 시스템으로 전환해야 한다는 인식이 자리잡았습니다. 후보 솔루션을 면밀히 평가한 이 회사의 정보 보안 팀은 Workday가 회사의 보안 요구사항을 충족한다고 확신했습니다.
단일 시스템으로 비효율과 충돌 극복
WeTransfer의 HR 부서에만 HRIS, 경비 관리, OKR 추적 등 각종 태스크를 처리하는 최소 7가지의 개별 레거시 도구가 있었습니다. 이처럼 난립하는 HR 도구 간의 통합은 물론, 급여 또는 재무 기능과의 통합을 위한 도구가 없었습니다. 결국 방대한 정보를 직접 입력하고 여러 작업을 중복 수행해야 했으며, 민감한 정보를 공유 드라이브나 이메일을 통해 공유해야 했습니다.
Workday는 서로 다른 팀과 부서 간의 협업을 획기적으로 향상하는 단일 시스템입니다. 결국 3개의 레거시 도구가 교체되었고, 채용 플랫폼이 Workday와 통합되었으며, 출장 도구도 통합 프로세스에 따라 개발되고 있습니다. 그뿐만 아니라 WeTransfer의 HR 부서 운영 방식도 간소화함으로써 ISO 보안 요구사항을 완벽하게 준수할 수 있었습니다.
Workday를 통해 직원에 관한 모든 정보를 포괄하는 단일 정보 소스를 구축함으로써 고용 관련 데이터를 공유하면서 발생하는 충돌이나 모순의 위험을 해소할 수 있습니다.
Katia Malashyna-de Jong, WeTransfer 엔터프라이즈 IT 부문 Senior Director
즉시 원활하게 이루어지는 워크플로 협업
회사의 많은 내부 프로세스는 각기 다른 팀과 사업 부문의 직접적인 참여 없이는 효과적으로 완료할 수 없습니다. WeTransfer 역시 HR 팀, IT 팀, 사용자 경험 팀이 관여하는 온보딩/오프보딩 플로우, 그리고 HR 팀, 재무 팀, 경영진이 관여하는 규정 외 경비 보고 절차 등이 있습니다. 비콥 보고를 위한 데이터 수집도 좋은 예입니다.
WeTransfer는 Workday 덕분에 이들 프로세스를 간소화할 뿐만 아니라 전사적으로 더 나은 협업을 지원할 수 있게 되었습니다. 예를 들어, 직원에게 지급된 모든 회사 소유 자산의 추적은 이제 모두 Workday에서 처리됩니다.
오프보딩 과정에서 직원들이 회사에서 지급한 장비를 구매하는 경우가 많습니다. 이전에는 HR 팀에서 IT 팀에 연락하여 정보를 확인한 다음 재무 팀에 잔존 가치를 문의하여 확인한 후 최종 급여 명세서에서 공제할 금액을 급여 부서에 알려주어야 했습니다. 까다롭고 시간이 오래 걸렸습니다. 하지만 이제는 모든 사람이 추적 모듈에 액세스하여 한 곳에서 동일한 데이터를 확인할 수 있습니다. 이 프로세스가 완전히 자동화되어 모든 관련 세부 정보와 긴밀한 부서 간 협업이 스크린샷 한 장이면 충분합니다.
경비보고서 시스템도 Workday를 통해 완전히 바뀌었습니다. 레거시 아키텍처에서는 이 프로세스가 HR 시스템과 분리된 세 개의 시스템으로 구성되어 있었습니다. 데이터 생성 자체도 어려웠지만, 재무 팀에 전달될 때까지 모든 데이터를 다시 조정해야 했습니다. 이제 모든 사람이 동일한 도구를 사용하기 때문에 프로세스가 훨씬 간편하고 빨라졌습니다.
익숙함을 버리고 기존 프로세스 혁신 및 개선
"Workday의 가장 큰 장점은 비즈니스와 함께 발전하고 진화한다는 점입니다."라고 WeTransfer의 엔터프라이즈 IT 부문 Senior Director, Katia Malashyna-de Jong은 말합니다. "우리는 시스템의 성공적인 출시가 여정의 끝이 아니라 새로운 업무 수행 방식의 시작일 뿐임을 알고 있었습니다. 그렇기 때문에 헌신적이고 열정적인 팀을 구성하여 배포를 감독하고 있습니다. 이 팀은 이제 시스템이 항상 비즈니스 니즈에 부합하도록 조정해야 할 부분을 모니터링합니다."
무엇보다도, WeTransfer는 Workday 구현 프로그램의 일환으로 다양한 비즈니스 프로세스를 도입하는 새로운 방식에 개방적이었습니다. 이는 매우 긍정적인 과정이었습니다. 효율성을 극대화하는 것이 가능하다는 것을 증명했으며, 새로운 절차의 도입을 뒷받침하는 설득력 있는 증거로 작용했습니다.
익숙한 프로세스의 실효성에 의문을 제기함으로써 안일함이나 잘못된 가정으로 인한 위험을 방지했습니다. Workday를 통해 효율성을 한층 더 높였습니다.
Katia Malashyna-de Jong, WeTransfer 엔터프라이즈 IT 부문 Senior Director