전체 인력에 대한 실시간 관리 체계를 구축한 뉴질랜드 교통청

뉴질랜드 교통청(NZTA)은 인원이 늘어나고 업무 범위가 확대됨에 따라, 더 효과적으로 인력과 프로세스를 관리할 방안을 찾기 위해 내부 효율성 개선 프로그램을 시작했습니다.

HR 기능과 관련해서는 가시성 확보가 최대 과제였습니다. NZTA는 낡은 급여 관리 시스템, 그리고 서로 연결되지 않은 몇몇 학습 시스템을 사용했습니다. 성과 관리를 비롯한 여러 프로세스는 Word 문서에 의존하는 100% 수작업 방식이었습니다. "성과 평가나 보상 결정이 어떤 기준과 과정으로 이루어지는지 전혀 알지 못했습니다."라고 직원 경험 부문 책임자인 Brett Wood는 말합니다. "일 처리 방식은 제각각이고 중복 작업도 많았습니다. 프로세스의 효율성도 매우 떨어졌습니다."

채용 규모가 급증하고 이 기관의 권한이 커지면서 복잡성이 증가하자 NZTA는 Workday를 도입하기로 했습니다. 거추장스러운 커스터마이즈 없이도 구현할 수 있는, 즉시 사용 가능한 표준화된 프로세스와 단일 정보 소스를 제공한다는 점이 주효했습니다.

투명성을 근간으로 한 완전히 새로운 규정 준수 기능

Wood는 전체 인력에 대한 실시간 관리 체계를 구축함으로써 NZTA의 모든 것이 달라졌다고 말합니다. 이제 경영진은 사상 최초로 성과, 인재, 규정 준수 현황을 선명하게, 종합적으로 파악할 수 있게 되었습니다. 실시간 데이터를 활용하고 자동화된 워크플로를 통해 승인 절차를 추적 관리하면서 인력에 관한 결정을 빠르고 확실하게 내립니다.

관리 및 보고에 드는 시간이 40% 단축되었습니다. 이전에는 정보공개법(OIA)에 따라, 또는 중앙 기관의 요청을 받아 정보를 처리하는 데 몇 주가 걸렸고, 결국 제공되는 정보도 한 달 이상 지난 경우가 많았습니다. 지금은 자동화된 보고 기능과 최신 데이터를 사용해 이와 같은 요청을 거의 실시간으로 처리합니다. 

Wood는 특히 좋아진 점으로 셀프서비스도 꼽습니다. 직원은 성과 및 보상 주기, 타임시트 작성, 휴가 관리 등 코어 HR 프로세스를 직접 처리할 수 있습니다. 예전에는 여러 번의 이메일이나 후속 수작업이 필요했던 작업도 이제 30초면 처리할 수 있습니다. "대화형 조직도를 곧바로 작성하는 것과 같은 작은 기능도 매우 유용합니다."라고 그는 말합니다. 무엇보다도 셀프서비스 도입으로 자기 직무를 대체할 인력을 확보할 수 있게끔 승계 계획을 작성한 매니저가 3배 늘었습니다.

규모의 제약 없이 경청하면서 직원에 관한 새로운 인사이트 확보

경영진은 Workday Peakon Employee Voice를 활용해 직원의 참여 수준을 평가하고 우선순위를 결정하며 피드백을 실천합니다. 분기별 설문조사에서 수만 건에 이르는 방대한 코멘트가 수집되지만, HR팀은 AI 기능을 활용해 주요 내용을 신속하게 요약 정리합니다. 그 결과에 대한 논의를 각 단계에서 진행하면서 각기 다른 비즈니스 그룹에 가장 중요한 내용에 관한 인사이트를 얻는다고 Wood는 말합니다. 매니저는 직원 코멘트에 직접 응답할 수 있습니다. 그러면 직원은 자기 의견이 공감받고 존중받는다고 느끼면서 더 강한 유대감을 갖게 됩니다.

채용 프로세스를 간소화하여 후보자 경험 개선

이제 채용 과정에서 후보자와 HR팀 모두에게 더 빠르고 편리하며 긴밀하게 연결된 경험을 제공합니다. 데이터를 한 번만 입력하면 자동화된 워크플로가 후보자를 단계별로 안내해 주기 때문에 채용팀은 더 나은 후보자 경험을 제공하는 데 집중할 수 있습니다. 한편, 인사팀은 모든 단계를 선명하게 파악할 수 있습니다. 이제 내부 후보자가 더 수월하게 채용 분야를 탐색하고 지원할 수 있어 사내 충원 비율이 29%에서 50%로 치솟았습니다.

규정을 준수하는 상시 학습 문화

Workday를 통해 채용, 온보딩, 학습 기능을 하나의 시스템에 완벽하게 통합했기 때문에 이제 온보딩 프로세스에서 (보건 및 안전, 사이버 보안 등의) 의무 교육 과정을 자동으로 배정받아 이수할 수 있습니다. 학습 역시 더 역동적이고 개인화된 경험으로 바뀌었습니다. 직원은 AI 기반의 맞춤형 학습 추천을 받습니다. LinkedIn Learning 같은 플랫폼과의 통합을 지원하므로, 직원들이 방대한 전문 콘텐츠 라이브러리를 활용할 수 있습니다. 이미 직원의 학습 시간도 두 배로 증가했습니다.

모든 학습 활동이 한곳에서 관리되므로, HR팀은 감사에 대비하여 교육 이수 현황과 역량을 입증할 수 있습니다. 이는 안전을 최우선으로 하는 환경에서 필수 요건입니다. 또한 이 통합 플랫폼을 통해 터널이나 공사 현장과 같은 위험 환경에서 작업을 시작하기에 앞서 반드시 필수 교육을 받게 할 수 있습니다.

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