Midtown Athletic Club, 우수한 재무 관리 및 HCM 구현

미식가를 위한 레스토랑, 스파 서비스, 넓은 테니스 및 농구 코트, 요가, 필라테스, 웨이트 트레이닝 서비스 등을 제공하는 Midtown Athletic Club은 평범한 피트니스 센터가 아닙니다. 이 클럽은 중서부에서 캐나다에 이르기까지 회원들에게 ‘스포츠 리조트’ 수준의 편의 시설을 제공합니다. 각 클럽은 사람들이 자신의 피트니스 목표를 설정하고 기대 이상으로 달성하여 최고의 모습으로 변신할 수 있는 장소입니다. 그 에너지는 다시 가족과 지역 사회로 환원될 것입니다. 최근에 이 클럽은 기존의 재무 관리 및 HCM(Human Capital Management) 시스템이 버거워할 정도로 빠르게 확장되었습니다. 원래 Midtown은 시스템을 업그레이드하고 간소화할 계획이 있었습니다. 하지만 일상적인 업무가 너무 바빠서 COVID-19 팬데믹이 강타할 때까지도 미처 시간을 마련할 수 없었습니다.

위기를 기회로 

팬데믹의 시작은 피트니스 업계의 기업들에 있어 힘든 도전이었습니다. 불확실성이 높은 상황에서도 Midtown 경영진은 회사의 운영 성과를 높이고 팀 책임성을 개선하며 기업 문화를 조성할 수 있는 다시 없는 기회를 목격했습니다. 이에 비즈니스 프로세스를 간소화하고 단절된 시스템을 단일 솔루션으로 교체하려는 노력에서 오랫동안 계획해 온 작업을 완수하기로 결정했습니다. 경영진은 이 시기를 계기로 삼아 Workday를 기반으로 한 Midtown의 더 나은 미래를 재구상했습니다.

전사적 합의 및 변경 관리

Midtown은 결과를 빨리 얻기 위해 Workday 재무 관리와 Workday HCM의 전체 제품군을 동시에 배포하여 Workday에 올인하기로 결정했습니다. 경영진은 Workday가 혁신적으로 변화를 주도하는 모습을 똑똑히 보았고 전사적으로 변경 관리 이니셔티브를 추진하는 데 전적으로 협력했습니다. Workday Launch 배포 접근 방식을 통해 Midtown은 서비스를 시작하고 신속히 기능을 활용하는 데 필요한 주요 기능의 우선순위를 정할 수 있었습니다.

직원들이 클럽으로 복귀함에 따라, 배포 팀은 모든 사람들과 만나 Workday가 직무 수행에 어떻게 도움이 되는지 이해할 수 있도록 도왔습니다. Midtown은 런치앤런(lunch-and-learn) 이벤트, 비공식 브리핑, 인력에 대한 이해 및 태도를 다룬 잦은 설문조사 등을 통해 전체 직원들이 Workday에 대비하고 흥미를 가질 수 있도록 힘썼습니다. Midtown Athletic Club의 학습 및 개발 매니저인 Courtney Brouse는 다음과 같이 말합니다. “모든 업무가 가능한 단일 시스템인 Workday를 사용할 수 있다는 것은 우리 모두에게 있어 커다란 이점이었죠. 10개의 비밀번호로 10개의 어플리케이션에 로그인할 필요도, 단 하나의 워크플로를 완료하기 위해 50개의 소프트웨어 도구를 사용할 필요도 없었습니다.”

Midtown은 전사적 협력을 통해 5개월 만에 완전한 가상 HCM 배포를 완료했습니다. Brouse는 “Workday가 가동되기 시작한 날은 완벽했습니다. IT 팀에는 지루하고 별일 없는 날이었죠.”라고 말합니다. "그게 바로 우리가 이러한 주요 프로젝트에서 바라는 겁니다."

배우기 쉽고 사용하기 쉬운 솔루션

많은 Midtown 직원들에게 Workday 모바일 앱은 시스템으로 들어가는 기본 진입 지점입니다. Brouse는 다음과 같이 설명합니다. “제 동료들은 항상 분주합니다. 전용 터미널에서 출퇴근 시간을 기록하기 위해 기다리며 엄청난 시간을 낭비하곤 했죠. 그 대신 이제 Workday 앱을 사용할 수 있습니다. 이 앱으로 급여명세서를 보고, 일정을 확인하며, 휴가 및 스케줄링 요청을 할 수 있습니다.”

직원들은 일상적인 작업을 넘어 훨씬 더 많은 작업을 Workday로 해결합니다. 앱을 사용하여 회사의 목표를 검토하고 스스로의 연계 목표를 입력합니다. 그들은 별도의 학습 관리 시스템(LMS) 대신 Workday 학습을 통해 모든 Midtown 교육을 제공받습니다. 직원들과 팀 리더는 Workday를 통해 성과를 관리하고 있으며, 올해 말에는 성과 보상 협상을 수행할 예정입니다. Brouse는 “우리는 Workday를 기반으로 보다 책임감 있고 개별화된 기업 문화를 조성합니다.”라고 말합니다. "업계 전체가 씨름해야 하는 인재 관리 문제를 이 시스템을 통해 해결할 수 있습니다."

Midtown 신규 직원과 채용요청 매니저는 관련 양식을 인쇄, 서명, 스캔하고 이메일로 보내는 대신, 이제 Workday에서 모든 온보딩 활동을 원활하고 안전하게 수행합니다. 신규 입사자는 Workday에 로그인하여 자신에게 어떤 교육이 할당되었고 회사의 기대치는 무엇인지 확인할 수 있습니다. Brouse는 "파트타임 또는 정규직이거나 회사 사무실에서 근무하든 관계없이, Workday를 통해 모든 신규 직원이 만족감을 느끼면서 생산성 높은 미드타운 구성원이 될 수 있는 올바른 경로를 제공할 수 있습니다."라고 말합니다.

효율성과 전략적 인사이트를 강화하기 위한 재무 팀의 노력

Workday 배포 직후 재무 관리에는 긍정적인 변화가 생겼습니다. Workday를 통해 처리된 첫 급여의 오류율은 1% 미만으로 사상 최저였습니다. Midtown은 또한 직원을 위한 보상 방식을 간소화했습니다. 직원들에게 20~50가지 방식으로 급여를 지급하는 대신, 8개 지역 모두에서 보상을 표준화하고 간소화했습니다.

Workday는 미드타운 재무 팀의 일상을 더 수월하고 재미있게 만들어 주었습니다. 재무 팀은 Workday 급여를 활용하여 급여 처리를 자동화하고 간소화할 수 있었습니다. 9개의 개별 수동 프로세스는 하나의 자동화 프로세스로 바뀌었고 급여 처리 완료는 이제 며칠이 아닌 몇 시간 수준으로 측정되고 있습니다. Workday는 팀원들이 분석적 질문을 하고 보다 전략적인 수준에서 결정을 내릴 수 있도록 관련 데이터에 대한 액세스를 제공합니다.

미드타운은 계속해서 ​모든 재무 데이터와 프로세스를 Workday 안에 통합하는 과정에 있으며 보다 유익한 변화를 기대하고 있습니다. 재무 팀은 앞으로도 Workday를 통해 인사이트 기반 의사결정을 한 차원 더 높은 수준으로 끌어올릴 수 있을 것으로 예상합니다.