지식을 공유하고 적용하면 더 나은 환경을 만드는 솔루션으로 이어집니다. 이 원칙은 아이오와주립대학교(ISU)의 사명이자 혁신의 원동력입니다. ISU는 세계 최초의 전자 디지털 컴퓨터 및 고해상도 가상현실 랩의 발상지일 뿐만 아니라 미국 특허 분야 세계 100위권 대학 중 하나입니다.
수십 년 동안 ISU는 메인프레임 기반 어플리케이션과 종이 문서 기반 워크플로를 사용하여 관리 예산을 적정 수준으로 유지했습니다. 그러나 레거시 시스템과 운영 모델이 목표를 방해하고 비용을 증가시키기 시작했다는 것을 인식했습니다. 단순한 리포트 작성이나 어플리케이션 변경에도 COBOL 프로그래머를 찾아야 했습니다. 게다가 수명이 종료된 기술을 배우고 싶어하지 않기 때문에 직원 채용이 어려웠습니다.
또한 사일로 시스템으로 인해 부서 중심 전략과 변화에 대한 저항이 심했습니다. ISU 최고정보책임자(CIO)인 Kristen Contant는 이렇게 말합니다. “대학은 항상 일당백의 능력을 강조하지만 지난 몇 년 동안 애질리티가 새로운 대세로 부상하는 것을 보았습니다. 오늘날 학생과 부서의 요구사항이 너무 빠르게 변화하기 때문에 전략적이고 효율적으로 대응하기 위해 업데이트가 간편한 협업 운영 모델을 도입해야 했습니다.”
Workday를 사용하면 원하는 운영 방식을 지원하도록 시스템을 쉽게 조정할 수 있습니다.
최고정보책임자(CIO)
단일 클라우드 솔루션으로 추진력 구축
ISU는 1년 이상 IT 솔루션을 평가했고 Workday 재무 관리, Workday HCM(Human Capital Management), Workday Adaptive Planning을 선택했습니다. “Workday는 대학 운영을 위한 원활한 클라우드 기반 솔루션입니다.”라고 Constant는 말합니다. “Workday를 사용하면 원하는 운영 방식을 지원하도록 시스템을 쉽게 조정할 수 있습니다.”
우리는 HR 및 재무 운영을 신속하게 재조정할 수 있었습니다. . . Workday 덕분입니다.
대학교 HR 담당 VP
빅뱅
ISU는 새로운 종합적인 공유 서비스 모델로 완전히 전환하면서 솔루션 도입에 뜸들이지 않고 Workday 재무 관리 및 Workday HCM을 동시에 배포하기로 결정했습니다. ISU의 운영 및 재무 담당 SVP인 Pam Cain은 “모든 프로세스가 서로 연결되어 빅뱅처럼 한꺼번에 배포하는 것이 타당했습니다.”라고 말합니다.
모든 요구사항을 일괄 처리하기 위해 HR, 재무, IT 담당자와 별도로 각 부서에는 배포 계획 팀을 두었습니다. Cain은 “Workday의 기능을 활용하여 새로운 공유 서비스 구조와 함께 새로운 HR 및 재무 비즈니스 프로세스를 조정하는 워크플로를 효과적으로 설정했습니다.”라고 설명합니다.
새로운 시스템이 없었다면. . . 예산 조정에 추가로 몇 주에서 몇 달까지 걸렸을지 짐작조차 할 수 없습니다.
운영 및 재무 담당 SVP
클릭 가능한 적응력에 대한 교훈
이제 디지털 워크플로를 쉽게 조정할 수 있으므로 ISU는 직원들의 업무 방식을 빠르게 조정하여 새로운 요구사항과 전략을 더욱 효과적으로 지원할 수 있습니다. 재무 팀이 변경한 사항에는 44,000개 이상의 새로운 COVID-19 관련 비용이 추가되었습니다. Cain은 다음과 같이 설명합니다. “팬데믹이 발생하기 두 달 전에 우리는 Workday Adaptive Planning을 사용하여 새로운 예산 시스템을 배포하기 시작했습니다. 이를 통해 수백 개의 수동 예산 프로세스를 자동화하고 예산 과정에 필요한 점검, 조정 및 보고를 지원합니다. 새로운 시스템이 없었다면 팬데믹 기간 동안 필요한 예산 조정에 추가로 몇 주에서 몇 달까지 걸렸을지 짐작조차 할 수 없습니다.”
ISU의 대학 HR 담당 VP인 Kristi Darr는 팬데믹 기간 동안 HR의 민첩성에 대해 다음과 같이 말합니다. “Workday에 추가된 보고 기능 덕분에 HR과 재무 운영을 빠르게 재조정할 수 있었습니다. Worktag로 새로운 비용 유형을 즉시 추적하고 새로운 COVID-19 요구사항을 해결하기 위해 직원 휴직 처리 방법을 변경했으며 원격 근무자 관리 방법을 간소화했습니다.”
간편한 조정으로 혁신 경로 유지
ISU는 특정 워크플로에 새로운 승인을 추가하고 조달 프로세스에서 불필요한 단계를 제거하는 등 다른 프로세스를 계속 개선하고 있습니다. “레거시 시스템을 사용했다면 변경 사항을 모두 적용하는 데 몇 배의 시간이 걸렸을 것입니다.”라고 Cain은 평가합니다. “HR, 재무, IT 간의 이해와 협업을 개선하면서 신속하게 디지털 워크플로를 조정할 수 있게 되어 공유 서비스 모델을 발전시키는 데 도움이 됩니다.”