예산 프로세스를 절반으로 단축하고 예측을 80% 개선하는 가구 대여 업체

가구 대여 업체인 CORT는 더 나은 성과를 낼 수 있다고 예상했습니다. 한편, 50개 영업 지구의 스프레드시트를 기업 수준의 리포트로 통합하는 데 6개월이 걸렸습니다. 그 결과 관련성이 떨어지고 오래된 예산 데이터가 생성되었습니다. CORT는 Workday Adaptive Planning으로 마이그레이션한 후 기업 보고 프로세스를 3개월 단축할 수 있었습니다. 클라우드 플랫폼은 보고 프로세스에 400명의 실무자를 지원하면서 예측을 80% 개선했습니다. CORT는 현대화된 재무 성과 관리 기능을 통해 월별 예측을 구현함으로써 보고 및 분석을 개선할 수 있었습니다.

과제

• 6개월이 소요되는 번거로운 예산 프로세스
• 50개 영업 지구에 걸쳐 서로 개별적으로 유지관리되는 스프레드시트
• 데이터를 롤업하고 통합하는 데 필요한 엄청난 시간
• 버전 관리 기능 부재

결과

• 예산 프로세스를 절반으로 단축
• 전사적 범위에서 400여 명의 참여자에게 배포
• 예측 소요 시간 80% 단축
• 버전 문제 해결, 회사의 단일 정보 소스 구축

서론

Berkshire Hathaway의 일원인 CORT(CORT Business Services)는 미국에서 선두를 달리는 대여 이전 서비스 업체입니다. 42개 주에 걸쳐 2,200명 이상의 직원을 두고 있는 CORT는 포춘 500대 기업의 80% 이상을 고객으로 상대하고 있습니다. 이 기업은 또한 전 세계 70여 개국에서 솔루션을 제공하는 비즈니스 파트너들로 이루어진 글로벌 네트워크를 구축했습니다. CORT는 여러 LOB(Line of Business)를 통해 연간 3억 5천만 달러의 수익을 창출합니다. CORT를 구성하는 사업부는 각각 부동산, HR, 재무, 국내 계정, 가정용품, 이전 서비스, 마케팅 및 상품화 등 총 7개 사업부입니다. 또한 CORT는 영국에 자회사를 두고 있습니다.

과제

CORT에 속한 50개 영업 지구 모두 자체 예산을 유지하므로 재무 팀은 각기 개별적으로 유지관리되는 많은 스프레드시트를 조율해야만 했습니다. 그리고 이러한 각 스프레드시트는 한 예산 주기가 끝날 때 지역 및 기업 수준으로 롤업해야 했습니다. 정보를 통합하고, 수식을 검토하고, 스프레드시트에 오류가 없는지 확인하는 데는 막대한 시간이 걸렸습니다. 따라서 버전 관리는 쉽지 않았으며 어떤 버전이 마지막으로 제출 및 승인되었는지 분명하지 않은 경우도 있었습니다.

CORT의 최고재무책임자(CFO)인 Deborah Lansford는 "Excel 기반이었기 때문에 시간이 굉장히 많이 걸렸어요."라고 회상합니다. “Controller는 Excel 기반 스케줄링을 업데이트해 전송했습니다. 그리고 여기 포함된 가정이나 수식이 변경되지 않기를 바랐죠. 하지만 실수를 완전히 막을 수는 없습니다. 따라서 한 해 예산 주기를 매우 일찍 시작해야 했습니다. 8월까지 예산 입력 집계를 완료하고, 몇 개월에 걸쳐 정보를 통합하고 검토한 후, 연말까지 예산을 마무리지어야 했으니까요. 따라서, 예산 데이터가 오래되어 관련성 혹은 정확성이 떨어지는 경우가 생겼어요.”

솔루션

예산 책정, 예측 및 보고 프로세스를 개선하려고 했던 재무 그룹은 프로세스 속도를 크게 높일 수 있고 더 정확하고 즉각적인 정보를 제공할 수 있는 비즈니스 성과 관리 솔루션에 투자하고자 했습니다.

"우리는 변화를 원하긴 했지만, 배우기 어려운 것은 바라지 않았습니다. 평가 대상이었던 많은 솔루션이 우리 같은 규모의 회사에는 너무 크고, 시간이 너무 많이 걸리고, 너무 비싸고, 과도한 것들이었습니다." Lansford는 이렇게 회상합니다.

CORT는 여러 벤더를 평가했고 그 과정에서 Workday Adaptive Planning은 두각을 나타냈습니다. 신속한 사용자 학습이 가능하고, 친숙한 Excel 룩앤필을 갖고 있으며, 버전 관리 문제 및 수식 오류를 없앨 수 있기 때문입니다. Workday Adaptive Planning은 많은 금전적 투자와 IT 지원이 필요하지 않았습니다. 또한 데이터를 각 지구 및 사업부 수준에서 전체 회사 계획으로 원활하게 롤업할 수 있었습니다.

“Workday Adaptive Planning 솔루션만이 합리적인 선택이었습니다. 이 솔루션은 기존 환경에 큰 변화를 일으키지 않고 기능 면에서 획기적인 발전을 이끌어 냅니다.” Lansford는 이렇게 확신합니다. “특히 Workday Adaptive Planning은 IT 부서의 도움 없이 예산 책정 프로젝트를 완료할 수 있다는 점이 마음에 들었습니다. IT 리소스는 다른 회사 목표에 투입하면 되니까 더 효과적이죠."

결과

CORT는 버지니아에 기반을 둔 현지 파트너와 협력하여 Workday Adaptive Planning을 구현하고 자체 모델을 구축했습니다. 또한 CORT는 400명 이상의 실무자에게 어플리케이션 액세스 권한을 부여하여 Workday Adaptive Planning을 통해 첫 번째 예산을 이행했습니다. 이 프로세스는 3개월도 채 걸리지 않아 프로세스 기간이 절반 이상 줄어들었습니다. 그 밖에도, CORT는 모델 안에 공통 가정과 표준 수식을 포함하여 프로세스를 표준화함으로써 예산 오류를 제거할 수 있었습니다.

"우리는 Workday Adaptive Planning을 통해 예산 책정 프로세스를 연말까지 늘이면서도 틀림없이 프로세스를 제시간에 완료할 수 있습니다. 게다가, 운영 재무 상황을 더 명확하게 파악할 수 있고 예산의 정확성도 높일 수 있습니다." Lansford는 이렇게 말합니다. “우리가 그토록 원했던 더 간단하고 수월한 예산 책정 프로세스를 마련했습니다. 게다가 많은 비용을 들이지도 않았습니다.”

이제 재무 팀은 계획을 훨씬 더 빠르고 쉽게 업데이트할 수 있으므로 Workday Adaptive Planning을 월별 예측 도구로도 사용하고 있습니다. 이제 예측 업무는 하루만 들이면 되는 간단한 리뷰 프로세스가 되었으며, 이전 프로세스보다 효율성과 효과도 훨씬 더 높아졌습니다. 어플리케이션의 다차원 큐브 시트 기능을 사용하면 센터 전반에서 일정 금액으로 대여된 유닛 수량과 같은 주요 가정을 한눈에 빠르게 확인할 수 있습니다. 또한 Workday Adaptive Planning을 통해 예측을 ERP(Enterprise Resource Planning) 시스템 안으로 일관성 있게 업로드할 수 있어 보고 및 분석을 개선할 수 있습니다.

Lansford는 다음과 같이 말합니다. "누구든 아직도 기업 예산 책정 업무를 Excel 스프레드시트에 의존하고 있을 수 있어요. 이 경우 Workday Adaptive Planning을 도입하면 간편하고 스마트하게 최신 웹 기반 어플리케이션으로 전환할 수 있습니다."