Che cos'è il software di gestione dei collaboratori esterni?
Il software di gestione dei collaboratori esterni è un sistema che consente di gestire in modo centralizzato i dati essenziali sui consulenti, automatizzando l'intero processo dall'onboarding alla retribuzione. Le funzionalità possono variare da un sistema all'altro, ma solitamente includono dati su assicurazione, salute e sicurezza, formazione e altri documenti importanti per il collaboratore e la persona o l'azienda che lo assume.
Che cos'è un collaboratore esterno?
Un collaboratore esterno è un consulente che viene incaricato da una persona o da un'azienda di portare a termine un determinato lavoro o progetto. Benché l'ultima parola sul risultato finale spetti al committente, i collaboratori esterni godono in genere di maggiore autonomia rispetto ai dipendenti a tempo pieno in merito all'organizzazione del proprio lavoro.
I collaboratori esterni sono considerati lavoratori autonomi e, in quanto tali, sono soggetti a tassazione sul reddito da lavoro autonomo. Inoltre, non hanno diritto a molti dei benefit riservati ai dipendenti a tempo pieno, come l'assicurazione sanitaria o i contributi pensionistici.
Quali sfide comporta la gestione simultanea di collaboratori esterni e dipendenti a tempo pieno?
Sono sempre di più le aziende che si avvalgono sia di collaboratori esterni sia di dipendenti a tempo pieno. Poiché i collaboratori esterni sono regolati da normative differenti rispetto ai dipendenti a tempo pieno, è necessario adottare processi distinti di assunzione, onboarding, retribuzione e gestione per garantire il rispetto della normativa. Di conseguenza, gestire collaboratori esterni e dipendenti a tempo pieno all'interno dello stesso sistema e flusso operativo può risultare complesso.
In quali casi è utile un software di gestione dei collaboratori esterni?
Il software è utile per tutte le aziende che assumono collaboratori esterni, ma la sua importanza cresce con l'aumentare del numero e delle tipologie di collaboratori e man mano che la loro gestione diventa più complessa.
Quali sono i vantaggi di un software di gestione dei collaboratori esterni?
Un buon software di gestione dei collaboratori esterni semplifica le attività legate ai lavoratori a contratto per l'intera durata del rapporto di lavoro permettendo all'azienda di:
- Snellire i processi di onboarding e offboarding
- Gestire gli incarichi
- Monitorare e analizzare le performance dei collaboratori
- Semplificare la fatturazione
- Ridurre i rischi di sicurezza e non conformità
"Nei primi sei mesi siamo riusciti a ridurre del 25% i costi legati ai collaboratori esterni, grazie soprattutto al consolidamento delle agenzie e alla razionalizzazione delle tariffe e delle posizioni lavorative pubblicate."
— Kerry Kiley, Head of Extended Workforce Program Management, Workday (sessione del Workday Rising 2023)
Caratteristiche di un buon software di gestione dei collaboratori esterni
Le caratteristiche specifiche variano a seconda del fornitore, ma solitamente un buon software di gestione dei collaboratori esterni facilita attività come l'onboarding, la gestione delle assegnazioni, la fatturazione, la mitigazione dei rischi, il monitoraggio del personale e le funzionalità di reporting.
È possibile integrare il software di gestione dei collaboratori esterni nel software di gestione del capitale umano?
Sì, in alcuni casi è possibile. Tuttavia, dipende dai sistemi utilizzati. Alcuni fornitori rendono il processo molto più semplice offrendo soluzioni per la gestione dei talenti a 360 gradi.
Qual è la differenza tra software di gestione dei collaboratori esterni e sistema di gestione dei fornitori?
Il sistema di gestione dei fornitori (VMS) include molte delle funzionalità presenti nel software di gestione dei collaboratori esterni, in quanto consente alle aziende di automatizzare e semplificare i processi legati alla gestione dei lavoratori a contratto, ma si spinge oltre in quanto supporta la gestione di tutte le categorie di lavoratori non assunti – come i collaboratori occasionali, i lavoratori a ore o i liberi professionisti – all'interno di un unico sistema centralizzato. Il VMS offre gli strumenti necessari per gestire progetti complessi tramite funzionalità complete di gestione della dichiarazione di lavoro ("Statement of Work") e capacità avanzate di fatturazione, collaborazione con i fornitori, configurabilità e così via.
"Abbiamo capito che avevamo bisogno di una fonte unica di informazioni che ci consentisse di monitorare e gestire in modo integrato la nostra forza lavoro esterna. Dovevamo diventare più agili e flessibili e abbiamo cercato una soluzione che favorisse in questo cambiamento."
— Sarah Keisling, Associate VP, Talent Management and HR Operations, Banner Health (sessione del Workday Rising 2023)