Negli ultimi dieci anni, Welltech si è trasformata da startup a società specializzata in tecnologie per il fitness e il benessere con un fatturato di mezzo miliardo di dollari, raggiungendo milioni di utenti in tutto il mondo. Oggi, quasi 800 dipendenti lavorano nelle sue sedi in Ucraina, Polonia, Cipro, Spagna e Regno Unito, e la sua forza lavoro comprende persone di oltre 30 nazionalità diverse.
Welltech opera in un mercato digitale in rapida evoluzione e affronta una delle sfide più ardue nel campo delle tecnologie per il fitness: mantenere la motivazione e imprimere un cambiamento che duri nel tempo. La vera opportunità è vincere questa sfida, un obiettivo che richiede sperimentazione continua, apprendimento costante e la capacità di attrarre persone motivate da sfide ad alto impatto.
Con la rapida espansione dell'azienda, il management team era consapevole che per sostenere la crescita sarebbe stato necessario avere solide basi operative senza sacrificare la cultura incentrata sulle persone che da sempre contraddistingue Welltech.
Far evolvere un'azienda mission-driven in rapida espansione
La rapida crescita ha comportato maggiore complessità per le funzioni HR e Finance. I sistemi erano frammentati, i dati sparsi e persino a domande semplici, relative ad esempio all'headcount, al turnover o alla struttura organizzativa, era difficile rispondere con certezza.
"Con l'evoluzione dell'azienda, sono cambiate anche le richieste della nostra organizzazione", ha affermato Nataliia Rudnyk, VP of People. "Mentre trasformavamo il nostro modo di lavorare, stavamo anche introducendo i sistemi giusti per rendere questo cambiamento sostenibile."
Il Finance ha dovuto affrontare difficoltà simili. "Il nostro ambiente era estremamente frammentato: i sistemi, la reportistica e l'esperienza utente complessiva erano tutti scollegati tra loro", ha spiegato Svitlana Biletska, CFO. Di conseguenza le operazioni quotidiane si basavano esclusivamente su fogli di calcolo gestiti manualmente, assorbendo tempo ed energie e aumentando il rischio. Questa dipendenza limitava la visibilità, rallentava il processo decisionale e riduceva la capacità del team di fornire insight tempestivi o un supporto efficace all'azienda, che procedeva a ritmi sempre più sostenuti e diventava sempre più complessa.
Entrambe le funzioni avevano bisogno di un modo per espandersi senza aggiungere più persone. "Non è mai stata questione di ridurre l'organico", ha sottolineato Biletska. "L'obiettivo era liberare i team dalle attività manuali, così da permettere loro di creare davvero valore."
Workday ci ha permesso di ottenere maggiore chiarezza in un momento in cui la crescita stava aggiungendo ulteriori livelli di complessità, aiutandoci ad allineare le persone, la struttura e i sistemi in tutta l'azienda.
VP of People
Le basi per la crescita, gli insight e l'automazione
Invece di puntare sull'innovazione fine a se stessa, Welltech ha scelto di partire dalle basi. "L'innovazione ha bisogno di dati puliti e basi solide", ha spiegato Biletska. "Non è possibile integrare l'AI o l'automazione in processi che non funzionano."
Workday è stata scelta in un'ottica di lungo periodo. Welltech ha scelto di implementare un'unica piattaforma aziendale che incorporasse le best practice, sostenesse una crescita rapida e riducesse il rischio di trovarsi a gestire processi frammentati e improvvisati man mano che la complessità aumentava.
Fin dall'inizio, avere una soluzione basata sul cloud era fondamentale, non solo per soddisfare le esigenze immediate, ma anche per evitare di doverla sostituire nel breve termine. Altrettanto fondamentale è stata una visione chiara della strategia tecnologica e di AI di Workday, che ha dato all'azienda la certezza che la piattaforma avrebbe continuato a evolversi e a rimanere rilevante con l'evoluzione del business e del mercato.
Per l'HR, Workday ha creato una piattaforma unica che ha garantito l'uniformità dell'employee experience in un contesto di cambiamenti costanti. "Una struttura ben definita rende l'intero percorso più semplice", ha osservato Rudnyk. "Workday ci ha fornito una visione chiara della nostra azienda e ci ha permesso di prendere decisioni più rapide e basate sui dati in materia di HR."
Per il reparto Finance, l'automazione ha ridotto gli oneri amministrativi e ha migliorato aspetti quali le previsioni e la visibilità delle liquidità. "Avevamo bisogno di insight in tempo reale sulla nostra liquidità e sui nostri impegni finanziari", ha affermato Biletska.
Grazie a Workday, il reparto Finance ha abbandonato il lavoro manuale e ha ottenuto insight in tempo reale su liquidità, impegni finanziari e previsioni, così da supportare meglio il business.
CFO
Un'unica piattaforma per HR e Finance per accelerare i processi
Welltech ha implementato Workday Human Capital Management nel settembre 2024, seguito da Workday Financial Management nell'aprile 2025. Il fatto di poterle utilizzare entrambe su un'unica piattaforma ne ha subito dimostrato il valore.
La riorganizzazione dell'HR è stata completata e poi utilizzata in occasione dell'attivazione del sistema Finance. Per i flussi di approvazione sono stati utilizzati gli stessi manager dei centri di costo, il che significa che la struttura era già definita e poteva essere riutilizzata senza necessità di modifiche. "Avendo già le basi, il lavoro di mappatura manuale è stato minimo", ha affermato Biletska. "Siamo riusciti a portare la struttura direttamente in Finance e a procedere in modo efficiente fin dal primo giorno."
Il procurement ha rappresentato un altro punto di svolta. Le richieste che prima arrivavano tramite Slack o e-mail sono state trasferite a un singolo punto di accesso. "Stavamo perdendo visibilità e potere negoziale", ha spiegato Biletska. "Ora la pianificazione è più efficace, la governance più solida e l'esperienza di chi effettua richieste molto più fluida."
Oltre all'efficienza, il modello di dati condiviso ha cambiato il modo in cui i team lavoravano insieme. "Workday ci ha aiutato ad abbattere i silos", ha osservato Rudnyk. "Abbiamo reso esplicite responsabilità che nel tempo erano diventate implicite e abbiamo iniziato a ragionare in termini di percorsi end-to-end anziché per funzioni."
Dato che HR e Finance si trovano sulla stessa piattaforma Workday, non abbiamo dovuto riprogettare tutto da capo, ma abbiamo potuto operare con molto meno lavoro di rifinitura e molta più sicurezza.
CFO
Costruire un business a prova di futuro con sicurezza e dati
Il design incentrato sulla persona è ormai una capacità fondamentale del team HR di Welltech. Si definiscono i profili utente, si creano flussi di lavoro ottimizzati in modo molto più semplice rispetto al passato e si sperimentano nuovi strumenti prima di implementarli su larga scala.
In questo contesto, anche Workday Peakon Employee Voice svolge un ruolo fondamentale, consentendo a Welltech di raccogliere un feedback continuo dai dipendenti anziché affidarsi a valutazioni sporadiche. Ciò che prima richiedeva più di una settimana di consolidamento manuale è ora strutturato, in tempo reale e immediatamente fruibile.
I leader e i manager possono monitorare l'andamento del sentiment nel tempo, confrontare i trend nei vari team e collegare direttamente i dati sull'engagement ai cambiamenti aziendali. "Questo ha cambiato radicalmente il modo in cui ascoltiamo i nostri talenti", ha sottolineato Rudnyk. "Invece di ricevere insight in ritardo, ora disponiamo di un ciclo di feedback continuo che ci aiuta a prendere decisioni concrete per riorganizzare i team, adeguare i carichi di lavoro o accompagnare i manager nel processo di cambiamento."
I sondaggi sull'engagement hanno riscontrato rapidamente un grande successo, con una partecipazione pari a circa il 90% e un'ampia adozione da parte dei manager. "I manager non si limitano a guardare i punteggi", ha proseguito Rudnyk. "Analizzano le tendenze, rispondono ai commenti e utilizzano i dati per migliorare l'engagement."
Alcuni controlli periodici volti a rafforzare ulteriormente questo modello di ascolto continuo sono in fase di sperimentazione, per permettere a Welltech di individuare tempestivamente i cambiamenti aziendali interni e di intervenire prima che i problemi si aggravino. L'elevato livello di adozione ha inoltre rafforzato il controllo: i manager interagiscono direttamente con i dashboard, commentano gli insight e utilizzano i dati per orientare le discussioni con i propri team.
In prospettiva, Welltech sta ampliando l'automazione del Finance con Workday Accounting Center e Prism Analytics, mentre continua a integrare performance, retribuzioni, talenti e skill in HR.
L'azienda punta inoltre a rafforzare ulteriormente la propria capacità di modellare scenari, gestire l'incertezza e adeguare rapidamente i piani in un mercato in rapida evoluzione.
L'AI rappresenta il logico passo successivo per l'azienda ed è considerata uno strumento di supporto, non un sostituto. "Le macchine dovrebbero occuparsi delle operazioni di base", ha affermato Biletska. "Questo permette alle persone di concentrarsi sugli insight, sulla partnership e sulle decisioni difficili che determinano risultati concreti."
Workday ci permette di coniugare un approccio incentrato sulle persone con dati e AI, in modo che la tecnologia crei valore reale e migliori concretamente l'esperienza lavorativa delle persone.
VP of People