Il processo di pianificazione del budget alla Wake Forest University è sempre stato laborioso. I dipartimenti accademici e amministrativi utilizzavano flussi di lavoro manuali e separati che risultavano macchinosi. Ciò comportava che le attività critiche e l’input di budget fossero confinate a un gruppo limitato di amministratori e pianificatori finanziari.
I dati contrastanti e poco flessibili contenuti nei budget richiedevano comunicazioni continue e non seguivano un flusso di lavoro standardizzato. I tempi di creazione delle informazioni del budget erano lunghi e i dati spesso obsoleti o non aggiornati. Collegare i punti tra i piani, la forza lavoro e i dati finanziari richiedeva uno sforzo significativo.
Pianificazione del budget e del capitale in tempo reale e senza soluzione di continuità
Per unificare i processi e migliorare la pianificazione del budget e del capitale, Wake Forest ha implementato Workday Adaptive Planning. L’università utilizzava già Workday Human Capital Management (HCM) e Workday Financial Management, che hanno fornito la base di dati pronta per supportare i flussi di lavoro connessi dei dipartimenti accademici e amministrativi.
Anziché gestire silos e processi disparati, la Wake Forest University dispone ora di un’unica fonte condivisa di dati per la gestione di risorse, budget e piani. Workday HCM e Workday Financial Management forniscono automaticamente i dati per Workday Adaptive Planning e i dipendenti hanno a disposizione un’unica procedura di accesso e un’unica esperienza utente condivisa e facile.
Per un’ampia partecipazione
Più di 100 responsabili delle decisioni a livello di campus partecipano ora al processo di creazione del budget. Imparare a utilizzare Workday Adaptive Planning è stato facile e le persone hanno avuto fiducia nel fatto che il tempo investito si sarebbe tradotto in una più rapida approvazione del budget per finanziare i propri obiettivi.
Gli amministratori hanno acquisito una visione completa e in tempo reale dei budget centralizzati per i dipartimenti accademici e dei budget decentralizzati per i dipartimenti amministrativi di Campus Life, come servizi ricreativi, di polizia e di consulenza. I responsabili delle decisioni utilizzano la stessa piattaforma anche per gestire i dati finanziari, la forza lavoro e la pianificazione.
Accelerazione dell’efficienza e responsabilizzazione delle persone
La preparazione per l’implementazione del ciclo di budget con Workday Adaptive Planning richiede ora una o due settimane anziché due mesi e i responsabili delle decisioni hanno accesso on-demand alle informazioni di cui hanno bisogno. Utilizzando le intuitive funzionalità self-service di Workday Adaptive Planning, è possibile eseguire report, scaricare dati e collegare rapidamente i costi delle attività ai dipartimenti e alle risorse in qualsiasi momento.
Le persone possono evitare di inserire manualmente i dati più volte perché le informazioni vengono trasmesse automaticamente da Workday HCM e Workday Financial Management a Workday Adaptive Planning. Inoltre, poiché tutti i dati vengono aggiornati automaticamente in tempo reale, i responsabili delle decisioni non devono più eseguire verifiche manuali e possono fare affidamento sui numeri che vedono.
Dati precisi
Con Workday Financial Management la chiusura del mese spesso richiede solo quattro giorni, grazie alla maggiore precisione dei dati e alla velocità dei processi. La possibilità di esaminare diversi punti di vista su determinati dati ha permesso al team Finance di concentrarsi maggiormente sull’analisi delle spese e di estrarre rapidamente i dati in vista di audit.
Gli utenti finali sono in grado di inserire le proprie fatture e di osservare la tracciabilità dell’intero processo grazie alla registrazione di ogni transazione e azione. Trasferendo la proprietà e la responsabilità alle unità aziendali, agli utenti finali è stata data loro la possibilità di gestire autonomamente il proprio futuro.