TraceLink gestisce una piattaforma digitale che consente di orchestrare in modo intelligente la supply chain farmaceutica globale. Con oltre 800 dipendenti in 7 paesi, garantire l'agilità interna è fondamentale. Per questo il team HR di TraceLink ha ripensato la gestione della forza lavoro, sostituendo processi manuali frammentati e flussi di lavoro basati su fogli di calcolo ormai radicati nella routine quotidiana.
Per dare slancio a questa trasformazione, nel 2022 il team HR ha scelto Workday Extend per automatizzare i processi amministrativi, migliorare la visibilità dei dati e costruire un modello operativo più scalabile ed efficiente per gestire la forza lavoro globale.
Un manuale per un'innovazione rapida
Concentrandosi su casi d'uso HR ad alto impatto, il team HR di TraceLink, supportato da una struttura snella dedicata ai sistemi HR, ha realizzato 10 app Workday Extend con soli due sviluppatori Extend. Queste applicazioni sono progettate su misura per ottimizzare i processi HR più complessi e ad alta intensità operativa.
La metodologia di sviluppo si basa su tre principi fondamentali:
- Partire da soluzioni snelle e iterare velocemente per accelerare la sperimentazione e garantire un miglioramento continuo
- Adottare un modello di sviluppo basato su test per garantire applicazioni resilienti e pronte per la produzione
- Promuovere l'apprendimento continuo sfruttando gli insight della community di sviluppatori Workday
Ad oggi, le app sviluppate dal team HR di TraceLink hanno automatizzato oltre 6.500 transazioni e ridotto di più di 500 ore all'anno il lavoro manuale dell'HR, aumentando al contempo del 20% l'utilizzo delle funzionalità self‑service di Workday.
"Workday Extend ha colmato il divario tra le funzionalità HR native e le nostre esigenze specifiche di gestione del personale", afferma Marianna McGrath, Director, People Operations. "Ora abbiamo l'agilità necessaria per sviluppare soluzioni HR personalizzate capaci di generare un valore concreto."
Extend amplifica il potenziale creativo. Immagina l'impossibile. Cose che fino a due anni fa non erano realizzabili in Workday, oggi diventano possibili con Extend.
HR Technology Manager, TraceLink
Accelerare e scalare il recruiting di collaboratori esterni
Il team HR di TraceLink gestisce l'onboarding e l'intero ciclo di vita dei partner di servizi che supportano le operazioni globali dell'azienda. In passato, questo processo si basava in larga misura su scambi di e-mail frammentati e sul coordinamento manuale tra sistemi diversi.
Per ovviare a questa situazione, il team HR ha sviluppato l'app Service Partner Management in Workday Extend, realizzando un dashboard centralizzato che consente di gestire l'intero ciclo di vita dei partner di servizi, dalla richiesta iniziale e dall'onboarding fino all'offboarding. I manager possono avviare richieste tramite un semplice modulo, che attiva automaticamente flussi di lavoro per creare le posizioni, abilitare gli accessi ai sistemi e inviare notifiche in tempo reale agli stakeholder interessati.
Alla scadenza del contratto, il processo di offboarding è gestito in modo altrettanto semplice: bastano pochi clic per revocare automaticamente gli accessi ai sistemi.
L'introduzione di questa soluzione ha permesso al team HR di TraceLink di ridurre dell'80% i tempi di selezione e inserimento dei partner di servizi, accelerando la crescita dei team senza rinunciare alla conformità e a un audit trail completo.
Assicurare la precisione della gestione paghe con un'automazione fluida
Il team HR e gestione paghe di TraceLink gestisce i pagamenti globali per le ore aggiuntive di disponibilità, che in precedenza venivano monitorate e calcolate manualmente tramite fogli di calcolo. Ogni mese era necessario dedicare tempo e risorse alla raccolta, alla verifica e al caricamento dei dati.
Grazie a Workday Extend, il team HR ha trasformato tutto in un'esperienza self-service snella. Ora i dipendenti inseriscono le richieste relative alle ore aggiuntive direttamente in Workday, dove una logica integrata calcola automaticamente la fascia retributiva applicabile e il relativo importo. I manager approvano le richieste all'interno del sistema, attivando la gestione automatica delle paghe tramite l'integrazione con ADP.
Questa automazione promossa dal team HR garantisce pagamenti precisi, puntuali e pienamente tracciabili, riducendo significativamente il lavoro manuale.
Oggi, l'app On-Call Payments consente di risparmiare oltre 20 ore di lavoro ogni mese, offrendo al contempo visibilità in tempo reale sull'impiego dell'organico e sui costi, con vantaggi in termini di pianificazione, conformità e preparazione agli audit.
Siamo riusciti a sostituire alcuni dei nostri fogli di calcolo più complessi e soggetti a gestione manuale con flussi di lavoro automatizzati in un'app Extend.
HR Technology Manager, TraceLink
Alimentare il supporto in tempo reale durante le emergenze
I team HR, Corporate Communication e Business Continuity di TraceLink erano in cerca di una soluzione più efficace per comunicare con i dipendenti in occasione di eventi critici. I processi esistenti si basavano su strumenti non integrati e sul monitoraggio manuale, limitando la visibilità e riducendo i tempi di risposta.
Per risolvere questo problema, il team tecnologico di HR di TraceLink ha sviluppato l'app Emergency Console in Workday Extend, creando un hub centralizzato per le comunicazioni. L'app consente ai leader di inviare comunicazioni mirate tramite SMS, e-mail e chiamate vocali, raccogliendo in tempo reale le risposte dei dipendenti.
Tutte le risposte vengono automaticamente registrate in Workday, consentendo al team HR e al management team di monitorare in tempo reale lo stato dei dipendenti durante le emergenze.
Sviluppando questa soluzione direttamente in Workday, il team HR ha garantito un accesso sicuro basato sui ruoli ai dati sensibili e ha ampliato le possibilità di comunicazione grazie alle integrazioni con Twilio, Workato e SendGrid, realizzando una soluzione scalabile e conveniente per la gestione delle crisi.
Integrare i principi di leadership nel percorso di crescita
Il team HR di TraceLink ha sviluppato l'app Promotion Nomination per rendere più strutturate e coerenti le decisioni relative alla crescita professionale dei talenti. In precedenza, formati incoerenti e visibilità limitata rendevano difficile valutare i candidati in modo equo.
L'app è integrata direttamente nel profilo del dipendente e accompagna i manager in un processo di valutazione strutturato, basato sui principi di leadership di TraceLink. I manager assegnano valutazioni, forniscono le motivazioni a supporto e aggiungono informazioni dettagliate, consentendo ai business partner HR di prendere decisioni più informate.
Progettando questo processo all'interno di Workday, il team HR ha introdotto un approccio alle promozioni più trasparente, coerente ed equo, raccogliendo al contempo dati storici utili a supportare lo sviluppo dei talenti e la crescita aziendale nel lungo periodo.
Con Extend, trasformiamo i nostri principi di leadership in azioni concrete. Integrandoli direttamente nel processo di promozione, valorizziamo non solo i risultati, ma anche i comportamenti che contribuiscono a definire la nostra cultura.
Chief People Officer, TraceLink
Scalare l'impatto dell'azienda e dare slancio a una forza lavoro globale
Il team HR di TraceLink ha dato vita a un centro di innovazione agile basato su Workday Extend, sviluppando costantemente nuove applicazioni per migliorare l'efficienza operativa e l'esperienza dei dipendenti.
Altre soluzioni, tra cui Visa Management, In-Office Medical Accommodations, Tuition Reimbursement e Charitable Donations, hanno permesso al team HR di eliminare i processi manuali, ridurre la dipendenza dai fogli di calcolo esterni e ottenere insight in tempo reale sulla forza lavoro.
Questo percorso dimostra come il team HR di TraceLink, anche con risorse di sviluppo limitate, stia promuovendo una trasformazione aziendale su larga scala, modernizzando la gestione della forza lavoro e creando valore misurabile grazie a Workday Extend.