Ogni centesimo conta, specialmente al governo dove le tasse costituiscono la grande parte dei budget delle agenzie. Ecco perché il governo di Skagit County nello stato di Washington si è rivolto a Workday Adaptive Planning per migliorare la gestione di 50 budget e 30 sottobudget di diverse agenzie. La conversione da carta a digitale ha migliorato il controllo sul processo di budgeting, ne ha ridotto i tempi di ben un mese e ha aumentato la visibilità e le previsioni. Inoltre, Skagit County ha creato un modello basato sulla sua complessa struttura del personale che coinvolge varie strutture per la retribuzione, appartenenze sindacali e pacchetti pensionistici. Workday Adaptive Planning ha dimostrato di essere uno strumento finanziario fondamentale per la gestione e per restare al passo in un’economia in evoluzione.
Workday Adaptive Planning si adattava perfettamente alle nostre esigenze. Volevamo avere la capacità di visualizzare accuratamente le nostre fonti di ricavo e prevedere le nostre entrate e spese future.
Budget and Finance Director
Sfide
- Esigenza di sostituire il processo di budgeting cartaceo con un sistema basato sul web
- Necessità di ridurre la complessità del processo di budgeting per i collaboratori finanziari e non
- Richiesta di insight più approfonditi sulle fonti di ricavo e la previsione delle entrate future
Risultati
- Riduzione del ciclo di budgeting del 36% attraverso l’eliminazione della distribuzione cartacea del bilancio
- Migliori insight sulle fonti di ricavo e la previsione delle entrate future
- Capacità di modellare una struttura del personale complessa con diverse strutture retributive, appartenenze sindacali e pacchetti pensionistici
Introduzione.
Skagit County dispone di un apparato amministrativo vasto e diversificato, con oltre 700 dipendenti e un budget di 150 milioni di dollari. Per via dei molteplici servizi della contea, come forze dell’ordine, sistema giudiziario, strutture sanitarie e risorse amministrative, le esigenze dell’organizzazione sono varie e complesse. Come entità governativa, Skagit County non è solo responsabile della fornitura di servizi fondamentali per la comunità, ma deve anche rispettare numerose normative legali e fiscali.
La sfida
Ogni anno, Skagit County presentava 50 budget diversi, ognuno dei quali conteneva più di 30 sotto-budget. Poiché molti dei titolari del budget provenivano dal sistema giudiziario, dal sistema sanitario e dalle forze dell’ordine, non avevano un background finanziario. Il team Finance passava quindi dei mesi a eseguire report, fare copie e consegnare report cartacei a tutti i collaboratori.
Il budget di ogni collaboratore includeva i dati storici reali, il budget dell’anno in corso e una proiezione semestrale delle spese. Inoltre, le persone avanzano richieste sul budget per l’anno successivo, tra cui nuovi programmi o personale aggiuntivo. Il team Finance raccoglieva questi report e doveva inserire manualmente i dati nel proprio sistema finanziario prima che l’ufficio preposto potesse effettivamente preparare il piano. Questo processo richiedeva più di 11 settimane dall’inizio alla fine, dopo che i report erano stati distribuiti.
“La legge statale ci richiede il controllo del budget. Non è possibile superarne i limiti e dobbiamo essere in grado di caricare tutti i dati nel nostro sistema finanziario”, spiega Trisha Loque, Direttore Budget and Finance di Skagit County. “Il nostro vecchio processo ci obbligava a stampare report cartacei dal nostro sistema finanziario per distribuirli ai principali collaboratori. Questo costava alla nostra organizzazione innumerevoli ore di lavoro ed era un meccanismo inefficiente e inefficace per gestire la complessità del nostro processo di budgeting.”
“Implementando Workday Adaptive Planning e spostando il nostro processo online abbiamo eliminato l’inserimento manuale dei dati e la distribuzione cartacea e abbiamo ridotto di ben un mese il tempo necessario per le operazioni di budgeting risparmiando molto tempo e denaro.”
La soluzione
Dopo aver valutato una serie di altre applicazioni, Skagit County ha scelto Workday Adaptive Planning Business Planing Cloud per le sue potenti caratteristiche e funzioni, oltre che per il suo costo totale di proprietà dal valore eccellente. È stato molto apprezzato anche l’approccio Software-as-a-Service (SaaS) che non prevedeva risorse IT o l’acquisto di hardware aggiuntivo in un anno di bilancio magro. Inoltre, Workday Adaptive Planning ha richiesto meno tempo per l’implementazione e la sua funzionalità user friendly, simile a Excel, ha reso la formazione e l’uso da parte degli utenti semplici e intuitivi.
“Workday Adaptive Planning si adattava perfettamente alle nostre esigenze. Volevamo avere la capacità di visualizzare accuratamente le nostre fonti di ricavo e prevedere le nostre entrate e spese future”, rammenta Logue. “Una delle caratteristiche fondamentali di Workday Adaptive Planning era la capacità di modellare la complessa struttura del personale che include 700 dipendenti complessivi con date di inizio e fine impiego diverse, 13 diversi sindacati, strutture retributive multiple, dipendenti a tempo pieno e part-time, dipendenti stipendiati e dipendenti a ore e tre diversi pacchetti pensionistici.”
I risultati
“È stato fantastico lavorare con il team di servizi professionali di Workday Adaptive Planning. Pensavano a come affrontare la problematica e poi tornavano da noi con una soluzione ad hoc messa a punto con grande accuratezza. L’implementazione non ha incontrato ostacoli. L’applicazione è stata facile da lanciare e da insegnare. Inoltre, il supporto ai clienti è stato straordinario, sempre disponibile a rispondere a qualsiasi domanda”, afferma Logue.
“Durante il nostro primo processo di budgeting con Workday Adaptive Planning abbiamo potuto vedere chi aveva inserito i propri dati di budget e chi no. È stato facile reperire un particolare punto dati o rispondere a una domanda analizzando i report”, ricorda Logue. “Implementando Workday Adaptive Planning e spostando il nostro processo online abbiamo eliminato l’inserimento manuale dei dati e la distribuzione cartacea, abbiamo anche ridotto di ben un mese il tempo necessario per le operazioni di budgeting risparmiando molto tempo e denaro.”
Skagit County ora considera Workday Adaptive Planning come l’applicazione fondamentale che permetterà all’azienda di preparare previsioni e analisi ipotetiche in questi tempi di turbolenta economia. La capacità di pianificare vari scenari di finanziamento permette a Skagit County di mantenere un livello di visibilità e controllo sulla spesa che prima era possibile solo tramite l’utilizzo di fogli di lavoro Excel.
Implementando Workday Adaptive Planning e spostando il nostro processo online abbiamo eliminato l’inserimento manuale dei dati e la distribuzione cartacea, abbiamo anche ridotto di ben un mese il tempo necessario per le operazioni di budgeting risparmiando molto tempo e denaro.
Budget and Finance Director