Forte di una presenza capillare a livello mondiale, Otis può senza dubbio affermare che la maggior parte delle persone ha usato, almeno una volta nella vita, i suoi ascensori, le sue scale mobili o i suoi tappeti mobili. L'azienda vanta oltre 2 milioni di impianti installati in tutto il mondo e una forza lavoro estremamente mobile formata da più di 41.000 professionisti sul campo.
Per gestire un numero così elevato di dipendenti e assicurarsi che ciascuno di loro resti sempre in contatto con i colleghi negli altri paesi, Otis ha deciso di investire nella piattaforma Workday Human Capital Management (HCM). Una volta implementata la piattaforma HCM, Otis ha subito creato il portale myHR usando i dashboard personalizzati di Workday per mettere le funzionalità self-service a disposizione di tutti i dipendenti in 77 paesi.
App di gestione delle vaccinazioni, un'esigenza impellente e un'esperienza formativa
Quando è stato introdotto l'obbligo di vaccinazione per tutti i dipendenti che facevano ritorno in ufficio, Otis si è vista costretta a sviluppare in poco tempo un'app per la gestione delle vaccinazioni.
Secondo Beth Adams, responsabile operativa del sistema core HCM dell'azienda, era già da un anno che il suo team aveva intenzione di adottare Workday Extend. L'esigenza di sviluppare una nuova app si è rivelata l'occasione giusta. "Il nostro obiettivo era sfruttare l'architettura, la logica e la sicurezza offerte dalla piattaforma Workday per implementare più facilmente e in tempi più rapidi nuove funzionalità a livello dell'intera azienda, garantendo al contempo un'esperienza utente familiare per velocizzare l'adozione", ha dichiarato. "Così abbiamo acquistato la licenza di Workday Extend e abbiamo chiesto a Workday di aiutarci a realizzare la prima app. Lavorando a stretto contatto con il team di servizi professionali dell'azienda, abbiamo acquisito le competenze necessarie per creare autonomamente altre app in futuro".
L'app Volunteer monitora i progressi verso un importante obiettivo del 2030
Nell'ambito del proprio impegno ESG per un mondo migliore, Otis si è posta l'obiettivo di riservare 500.000 ore di lavoro dei propri dipendenti ad attività di volontariato entro il 2030, ma aveva bisogno di un modo per tenere traccia di queste ore. Brandon Fahey, responsabile operativo di Workday Extend per l'azienda, ha creato l'app Volunteer in Workday per consentire ai dipendenti di registrare e classificare le ore dedicate al volontariato. "In un primo momento, il nostro responsabile del progetto aveva creato un sistema basato su una nota applicazione per la creazione di moduli, ma abbiamo deciso che non era abbastanza intuitivo", ha dichiarato Fahey. "Abbiamo preferito integrare l'esperienza in Workday usando Extend e Workday Studio, un componente di Workday Integration Cloud."
L'app Volunteer consente inoltre all'azienda di tenere traccia delle ore di volontariato totali dei dipendenti per monitorare l'andamento degli obiettivi ESG. L'app è stata tradotta in 38 lingue. "Se non fosse tradotta in tutte le lingue parlate dai nostri dipendenti, non sarebbe utilizzabile", ha dichiarato Fahey. "Una volta implementata l'app, abbiamo ricevuto feedback sulle traduzioni e siamo stati in grado di aggiornarle in tempi brevi per migliorarne la qualità".
Pagina dell'app Volunteer di Otis in cui i dipendenti possono registrare le proprie ore di volontariato.
L'interfaccia utente di Workday Extend mostra le traduzioni dei valori dell'elenco dei volontari nelle 38 lingue disponibili nell'app.
Sviluppo di un'app in soli tre giorni per fornire assistenza ai dipendenti ucraini
Con l'invasione dell'Ucraina agli inizi del 2022, il benessere degli oltre 300 tecnici dell'assistenza che si trovavano nel paese, la maggior parte dei quali uomini, e delle loro famiglie è diventato una delle preoccupazioni principali per la dirigenza di Otis.
In quanto cittadini ucraini, gli uomini che lavoravano come meccanici presso Otis erano tenuti per legge ad arruolarsi nell'esercito, pertanto non erano autorizzati a lasciare il paese. "Avevano però bisogno di uno strumento che permettesse loro di condividere informazioni sulla loro situazione e di trovare una sistemazione sicura per le loro famiglie", ha dichiarato Adams. "All'inizio, le informazioni venivano gestite da un referente usando dei fogli di calcolo, ma molto presto il numero di richieste è diventato ingestibile".
Adam e Fahey si sono subito messi all'opera per sviluppare l'app Humanitarian Relief usando Workday Extend, portando a termine il lavoro in soli tre giorni. "La prima parte dell'app consentiva ai dipendenti ucraini di registrarsi e fornire informazioni sulla propria posizione, i membri della famiglia e la situazione in cui si trovavano", ha spiegato Fahey. "La seconda parte era pensata per essere usata dai dipendenti dei paesi limitrofi per fornire informazioni sulla propria posizione, l'eventuale disponibilità di letti o stanze, le lingue parlate e così via".
Grazie all'app, i dipendenti di Otis sono riusciti a comunicare tra loro. "Se ti trovavi in Ucraina e tuo marito non poteva lasciare il paese, un dipendente di Otis residente in Polonia poteva venirti a prendere alla fermata del treno o dell'autobus e trovare una sistemazione sicura per te e la tua famiglia", ha spiegato Fahey.
L'app Humanitarian Relief di Otis è stata sviluppata in tre giorni per centralizzare le informazioni sulla situazione delle famiglie e sulle sistemazioni disponibili in modo da permettere ai 300 dipendenti ucraini di mettere al sicuro la propria famiglia.
Otis è riuscita a sviluppare l'app Humanitarian Relief in tempi record, dimostrando che Workday Extend è capace di offrire un valore aggiunto all'azienda anche in altri modi, come nel caso della recente app per la gestione dei collaboratori esterni denominata Contingent Worker. "Abbiamo dimostrato di essere in grado di implementare app per soddisfare qualsiasi esigenza aziendale", ha concluso Fahey. "L'azienda si rivolge continuamente a noi per chiederci di sviluppare altre app di questo tipo. Grazie alla possibilità di riutilizzare il codice, possiamo ridurre notevolmente i tempi di sviluppo e adattarci alle esigenze di un mondo in continua evoluzione".