Opera ha sempre guardato al futuro. L'azienda, che ha sviluppato quattro browser basati sull'AI e conta oltre 290 milioni di utenti attivi mensili, sa che una tecnologia dimostra il proprio valore solo quando riesce concretamente ad alleggerire il carico di lavoro delle persone. Questa stessa convinzione guida ora l'approccio di Opera all'AI nei propri sistemi Finance e aziendali.
Zoya Kostovetska, Corporate Systems Manager di Opera, è al centro di questa trasformazione da dodici anni: dalla prima implementazione HR dell'azienda, passando per l'espansione al Finance, fino alla fase attuale, caratterizzata da una transizione mirata verso l'AI e i workflow basati sugli agenti pensati per gestire le attività di routine, consentendo al suo team di concentrarsi sulle decisioni che richiedono realmente il giudizio umano.
Le basi che rendono l'AI sicura da implementare
Per Zoya, parlare di AI in ambito Finance significa partire non dalla tecnologia in sé, ma da ciò che sta alla base. Quando Opera è stata quotata al NASDAQ ed è entrata nel mondo della conformità alla normativa Sarbanes-Oxley, uno dei framework di audit più rigorosi per le società quotate, Zoya ha potuto constatare direttamente quanto fosse importante creare processi solidi e sottoposti a controlli rigorosi. Una volta poste queste basi, il passaggio all'AI è stato del tutto naturale.
"È stato un viaggio piuttosto impegnativo. Ci è stato molto utile poter gestire il maggior numero possibile di processi in un unico sistema conforme alla normativa Sarbanes-Oxley. Questo ha ridotto le attività di manutenzione e semplificato notevolmente la governance. A partire da questa base, abbiamo riprogettato e parzialmente automatizzato molti dei nostri processi", ha spiegato.
Zoya prosegue: "Uno dei cambiamenti più significativi è stato sostituire la riconciliazione dei bilanci basata su Excel con un processo interamente gestito in Workday. Ora utilizziamo Worksheets, i report in tempo reale e l'abbinamento delle transazioni. Poiché i report in tempo reale estraggono i dati direttamente dal sistema e gli utenti non possono modificarli, i nostri revisori li considerano affidabili".
"Operazioni che prima richiedevano tre o quattro giorni per ogni entità, come scaricare i dati, correggerli in Excel e ricaricarli, ora, una volta corretti i dati di origine, richiedono solo un aggiornamento del report. Bisogna partire da basi solide. Dati affidabili, controlli rigorosi e un audit trail completo ci permettono di integrare l'AI nel Finance senza compromettere la governance o la conformità", conclude.
Operazioni che prima richiedevano tre o quattro giorni per ogni entità ora richiedono solo un aggiornamento del report. È questo tipo di efficienza che crea lo spazio necessario per innovare.
Corporate Systems Manager
Gestione intelligente dei contratti con Evisort AI
Tra le funzionalità AI più recenti adottate da Opera c'è Workday Contract Intelligence con tecnologia Evisort AI. Il team ha sottoscritto il servizio, lo sta attualmente testando in produzione e ne sta già intravedendo le potenzialità. Quando un contratto viene caricato in Workday, l'agente controlla che sia conforme alle policy aziendali predefinite, segnala eventuali aspetti che richiedono attenzione e precompila i campi pertinenti. Quando un documento arriva nelle mani del team legale o Finance, è già in gran parte pronto per essere elaborato.
La scelta era logica per un'azienda che sviluppa la propria AI. Opera cercava strumenti enterprise in linea con la propria filosofia di prodotto: moderni e con solide funzionalità AI integrate anziché aggiunte a posteriori.
Le possibili applicazioni vanno ancora oltre: redigere contratti da zero, inviare avvisi automatici in caso di rinnovo e individuare clausole non conformi prima che possano causare problemi legali. Per un'azienda che integra l'AI come standard nei prodotti destinati ai consumatori, estenderne l'utilizzo anche ai sistemi enterprise è una scelta del tutto naturale.
In quanto azienda tecnologica impegnata nello sviluppo di una propria AI, avevamo bisogno di strumenti all'altezza di questa ambizione. In Evisort cercavamo una soluzione che ci permettesse di dedicare meno tempo alla lettura dei contratti e più tempo a ciò che conta davvero.
Corporate Systems Manager
Un agente AI all'opera
A colpire maggiormente Zoya non è stata una nuova funzionalità del prodotto, bensì un esperimento condotto direttamente dal suo team. Un collega ha testato un agente AI generico dandogli accesso a Workday e affidandogli un compito semplice: individuare un report specifico, confrontare le fatture allegate con i dati esistenti e segnalare eventuali discrepanze.
"Vedere una demo è una cosa," ha spiegato. "Ma quando lo vedi accadere sul tuo laptop, con il cursore che si muove e il sistema che viene utilizzato al posto tuo, improvvisamente diventa tutto molto più reale". In questo caso, l'agente AI ha svolto un compito che i team addetti alla contabilità fornitori eseguono già manualmente: confrontare le fatture con i dati presenti nel sistema e segnalare eventuali discrepanze.
A renderlo possibile è stato l'ambiente in cui operava l'agente: dati strutturati, processi affidabili e un audit trail completo, il tutto all'interno di Workday. Gli investimenti già sostenuti da Opera in questo ambito hanno creato le condizioni necessarie perché l'agente AI potesse operare in modo affidabile.
Il prossimo passo è capire fin dove ci si può spingere. Opera prevede di testare, in un ambiente sandbox, un agente AI a cui affidare il processo di acquisizione delle fatture della contabilità fornitori. L'agente avrà accesso a una casella e-mail dedicata e agirà come uno specialista virtuale della contabilità fornitori: esaminerà le fatture in arrivo, le confronterà con i dati presenti nel sistema e individuerà eventuali discrepanze prima che vengano sottoposte a un responsabile dell'approvazione.
Oggi gli agenti AI non sono ancora in grado di gestire un processo dall'inizio alla fine. Ma provate a immaginare cosa sarà possibile fare tra due o tre anni. È a questo che puntiamo, mantenendo sempre la supervisione umana e il rispetto degli obblighi più elevati.
Corporate Systems Manager
Basi solide per costruire un futuro migliore
Nulla di ciò che Opera sta testando oggi con gli agenti AI sarebbe possibile senza il lavoro preparatorio svolto in precedenza. Nel corso delle diverse fasi, l'azienda ha consolidato HR e Finance su un'unica piattaforma: contabilità fornitori, contabilità clienti, procurement, gestione degli asset e reportistica finanziaria sono ora tutti gestiti in Workday, sulla base di dati puliti e processi verificabili.
Queste basi erano state create inizialmente per soddisfare i requisiti di uno dei più rigorosi framework di reportistica finanziaria al mondo. Oggi svolgono anche un'altra funzione: la qualità dei dati, i controlli e la tracciabilità che offrono sicurezza ai revisori sono anche gli elementi che permettono agli agenti AI di operare in modo affidabile. Quello che era iniziato come un requisito di conformità si è trasformato in un vantaggio strategico, offrendo a Opera un ambiente controllato in cui esplorare il futuro del Finance senza compromettere la fiducia.
L'esigenza di conformarsi ai requisiti della normativa Sarbanes-Oxley è stata il punto di partenza per creare basi solide. La vera opportunità, nel lungo periodo, è sfruttare queste basi per rendere l'automazione sempre più intelligente. In una prospettiva di due o tre anni, questi investimenti iniziali acquisiranno un valore sempre maggiore per Opera.