Sfide
Il Nevada System of Higher Education (NSHE) incontrava serie difficoltà nel gestire i suoi otto istituiti: gestionali eterogenei, processi e modelli di dati incoerenti e capacità di integrazione limitate.
Perché Workday?
Il polo universitario cercava un sistema per ampliare i servizi condivisi esistenti, riunire alcune funzioni amministrative di Finance e HR e integrarsi con il gestionale dei dati sugli studenti.
Vantaggi e risultati
Il vantaggio principale che abbiamo ricavato da Workday è la standardizzazione e l'efficientamento di tutto l’NSHE. Con Workday [...] i dipendenti possono contare su un unico modello di sicurezza e su un'unica fonte di informazioni.
Communications & Change Management Lead
Consolidamento dei sistemi
Il complesso parco tecnologico del NSHE, sparso tra i suoi otto istituti, presentava fonti diverse per i sistemi di registrazione dei dipendenti, ridondanze tra applicazioni singole e un modello incoerente per i dati e la sicurezza. Ora, grazie all'uso di un gestionale unico, l’NSHE ha ridotto le applicazioni singole, migliorato l'integrazione, semplificato il modello per i dati e la sicurezza e potenziato l'accessibilità del sistema.
Più di 20 contratti per soluzioni singole eliminati
Sistemi di registrazione dei dipendenti ridotti da 8 a 1
User experience
Il personale docente, di ricerca, amministrativo e studentesco del NSHE può ora godere di una user experience coerente in tutti gli istituti, con un sistema unico per la selezione del personale, l'onboarding, le registrazioni aperte ai benefit, le spese, la rilevazione delle presenze e la reportistica. Adesso è semplice accedere alle informazioni in modalità self-service da PC, portatile o dispositivo mobile.
Engagement migliorato con l'accessibilità delle informazioni
Tempi di rimborso spese diminuiti del 50%
Automazione e configurazione dei processi
L’NSHE ha snellito i processi aziendali rimpiazzando le transazioni cartacee con un flusso di lavoro elettronico configurabile. L'istituzione dispone ora di un unico piano dei conti, ha digitalizzato l'approvazione di contratti, spese e configurazioni di sicurezza, e le transazioni aziendali impiegano meno ore di prima.
Piano dei conti uniformato tra gli 8 istituti
Eliminazione dei processi cartacei, reportistica migliorata
Controlli
L’NSHE ha abbattuto le barriere tra i dati che consentono l'identificazione personale e ha eliminato i moduli legati alle registrazioni dei dipendenti. Ora è disponibile una funzione di verifica del budget per le spese detraibili. In più, tutti gli istituti possono visionare e sottoporre a audit lo storico delle assunzioni, i permessi di congedo e l'anzianità presso l’NSHE.
Eliminazione di più di 8 barriere tra i dati che consentono l'identificazione
Funzioni di audit migliorate
Processi di provisioning ridotti da alcune settimane a poche ore