Sfide
Kainos sta vivendo una fase di crescita repentina: ha lanciato un'IPO, ha ampliato l'organico da 250 a 1.500 unità in meno di 10 anni e ha espanso l'attività aprendo 16 nuove sedi tra Europa e Nord America. I cambiamenti si sono susseguiti con una tale rapidità che i sistemi in uso presso l'azienda si sono trovati in difficoltà.
Perché Workday?
Nel tentativo di giocare d'anticipo, Kainos ha deciso di adottare Workday Financial Management per accompagnare questa sua fase di crescita. L'azienda, inoltre, ha intravisto ottime opportunità per migliorare l'efficienza operativa integrando in un unico sistema i processi di gestione finanziaria e del capitale umano.
Vantaggi e risultati
Automazione e configurazione dei processi
La contabilità fornitori è ora in grado di conservare tutte le fatture in Workday e i processi cartacei sono stati notevolmente ridotti. Il framework di controllo interno di Workday aiuta a ridurre i rischi di controllo e il tempo necessario per la disamina delle fatture, con un risparmio di tempo equivalente a un dipendente full-time e più tempo da dedicare ad attività strategiche.
20-30
minuti per pagare un fornitore anziché giorni
1
FTE interno risparmiato per la contabilità fornitori
1
risorsa esterna eliminata in ambito IS/IT
95.000 GBP
risparmiate
Reportistica
Le potenti funzionalità di dashboard e reportistica di Workday lo hanno reso popolare tra gli utenti, migliorando la conformità dei responsabili dei centri di costo delle unità operative.
Riduzione dall'80% al 40%
delle registrazioni contabili manuali
Controlli
Gli effetti di Workday si sono fatti sentire in una serie di ambiti. Gli acquisti, ad esempio, non sono più supervisionati solo dal team Finance e i potenziali costi possono essere approvati anche dai manager dei centri di costo. I beni patrimoniali sono ora soggetti a controlli che tengono conto delle diverse categorie di spesa in modo da effettuare una capitalizzazione corretta delle attività. Ci sono stati dei cambiamenti anche per quanto riguarda le approvazioni delle registrazioni contabili operative e la possibilità di contabilizzare le operazioni sul conto bancario.
Da 8 a 7
i giorni necessari per la chiusura mensile
Da 8 a 1
la frequenza mensile delle chiusure provvisorie
Integrità dei dati e audit
Prima di adottare Workday, Kainos svolgeva l'analisi degli scostamenti in Excel. Ora che dispone di una fonte unica di dati può effettuare l'analisi più rapidamente. In più, tutti i cicli di audit sono conformi alle esigenze dei revisori, il che significa meno test a campione e meno costi per le revisioni esterne.
Riduzione dal 50% al 15%
delle fatture registrate manualmente
1
settimana invece di 2 per l'audit esterno semestrale
Decisioni più informate
Le funzionalità aziendali di Workday facilitano l'analisi del conto economico per centro di costo, generando così più insight e supporto per i manager. I pagamenti anticipati si possono esaminare quando serve, senza dover aspettare la fine del mese.
1
giorno invece di 1 settimana per la riorganizzazione
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