Quando nel 2020 Takeaway.com, una società basata ad Amsterdam, si è fusa con l'azienda londinese Just Eat dando vita al servizio digitale internazionale di food delivery Just Eat Takeaway.com, si è messo in moto un ambizioso programma di integrazione di beni, culture e sistemi.
Secondo Patrick Hawker, Director of Finance Systems, la società incorporante aveva un grande vantaggio che, nel corso degli anni, ha aiutato a ottimizzare e razionalizzare l'unione delle due aziende. "La società madre Takeaway.com aveva implementato Workday già nel 2018", spiega Hawker. "Quando abbiamo fuso le due aziende, abbiamo fuso anche i sistemi e implementato Workday Financials per l'intero gruppo Just Eat Takeaway.com".
Un unico set di dati, un unico set di processi
Al momento della fusione, Just Eat contava circa 5.000 dipendenti e Takeaway.com 4.000. "Abbiamo subito deciso di passare a Workday usandolo come unico sistema ERP e HR", spiega Hawker. "Questo ci ha permesso di creare un'unica fonte di dati e un unico corpo di processi che possiamo espandere in base alle necessità". Hawker continua: "Per me è molto importante sapere che gli stakeholder operativi dei nostri quattro segmenti (Europa del Nord, Europa del Sud e Australia, Nord America, Regno Unito e Irlanda) devono semplicemente accedere a unico sistema per ottenere le risposte che cercano. Questo è sempre stato il nostro obiettivo".
Oggi, oltre a utilizzare Workday come ERP, Just Eat Takeaway.com si affida a Workday per le previsioni, la pianificazione e il consolidamento delle chiusure, nonché per la gestione dell'ambiente dei dati master. Ma il ruolo di Workday non finisce qui. "Stiamo lavorando per raggiungere un'efficienza di livello superiore", afferma Hawker. "Ma dobbiamo anche cambiare la cultura, e usiamo il sistema a sostegno di questi cambiamenti".
La scelta di Workday come unico sistema per Finance e HR ci ha permesso di creare un'unica fonte di dati e un unico corpo di processi che possiamo espandere in base alle necessità.
Director of Finance Systems
Workday al centro della transizione verso un nuovo modello operativo
Il progresso è una caratteristica costante della vita di Just Eat Takeaway.com. Hawker spiega: "Workday ci ha già permesso di collegare tra loro tutti gli stakeholder dell'azienda: che si tratti di HR, finance, prodotti e tecnologia, vendite o marketing, con Workday abbiamo un linguaggio condiviso per i nostri dati finanziari e HR".
Questo non significa che tutte le sfide siano state superate con successo e in modo definitivo. "L'allineamento di tutti gli stakeholder in un'azienda delle nostre dimensioni sarà sempre un compito arduo", afferma Hawker. "In definitiva, è un lavoro che richiede trasparenza totale e una grande collaborazione".
È così che Just Eat Takeaway.com sta affrontando la sua più grande sfida: la necessità di passare da un modello operativo decentralizzato a uno centralizzato, con Workday al centro. "Per farlo, occorre concentrarsi sulle best practice e far sì che gli stakeholder accolgano positivamente il cambiamento", afferma Hawker. "Per questo passiamo molto tempo con il nostro personale, spiegando perché è così importante fare questo lavoro in gruppo".
Per queste iniziative, il ruolo chiave di Workday è essenziale. "Significa che possiamo mettere a disposizione del personale tutti gli strumenti che Workday offre", spiega Hawker. "Un ottimo esempio è rappresentato da Workday Worksheets: la creazione di una base dati facile da usare e aggiornabile all'interno di un'unica applicazione non rappresenta solo un modo semplice per accedere ai dati, ma garantisce anche che i dati non andranno mai persi o spostati al di fuori dell'azienda", aggiunge Hawker. "Un altro esempio è la piattaforma flessibile di fatturazione elettronica che abbiamo realizzato su Workday, che ci permetterà di adattarci alle nuove regole future senza dover riprogettare l'intero sistema".
Adattarsi alle nuove aspettative degli azionisti
I cambiamenti continuano a ritmo serrato in Just Eat Takeaway.com, ora che l'azienda sta lavorando sulla sua redditività.
Hawker commenta: "Come azienda, le nostre integrazioni comportano grandi trasformazioni, con importanti rollout che abbiamo gestito principalmente internamente: un successo, ma anche una grande quantità di lavoro. E ora stiamo operando la transizione da un'azienda focalizzata sulla crescita a una focalizzata sulla redditività. È stato difficile per l'organizzazione Finance, perché abbiamo dovuto cambiare le metriche chiave che osservavamo."
"Una parte importante della nostra strategia si basa sull'efficienza, il che significa che dobbiamo sfruttare i nostri dati", continua Hawker. "Dobbiamo anche essere business partner migliori, vale a dire che dobbiamo fornire insight adeguati all'organizzazione, anziché limitarci a fare i contabili".
Workday è la piattaforma che Just Eat Takeaway.com ha utilizzato per affrontare tutte queste sfide. "Ha rappresentato la base solida sulla quale abbiamo potuto appoggiarci con fiducia", dice Hawker. "Sappiamo che Workday è un sistema sicuro e capiamo perfettamente tutti i suoi processi, il che significa che possiamo usarlo come base per tutto ciò che ci serve".
Sappiamo che Workday è un sistema sicuro e capiamo perfettamente tutti i suoi processi, il che significa che possiamo usarlo come base per tutto ciò che ci serve.
Director of Finance Systems
Una vera innovazione che estende le funzionalità principali del sistema
Guardando ai risultati raggiunti fino a oggi e anticipando le sfide future, Hawker ritiene che la creazione di un team vincente sia il requisito fondamentale per realizzare qualsiasi sistema. "Uno dei maggiori vantaggi è che ho avuto la fortuna di selezionare alcune persone davvero straordinarie lungo il percorso, talenti che hanno davvero contribuito al nostro percorso di crescita", afferma Hawker.
Hawker si affretta anche a riconoscere il ruolo centrale svolto da Workday nei progressi compiuti finora ed è particolarmente entusiasta del ruolo chiave che avrà Workday Prism Analytics, che secondo Hawker, al momento, è unico nel settore. "Ci permette di estendere le funzionalità principali di Workday, generando insight di finance e HR da più origini dati. Questa è una vera innovazione e sono davvero entusiasta di ciò che stiamo facendo in questo ambito", afferma Hawker.
Hawker è anche entusiasta degli investimenti di Workday nell'uso etico dell'AI e del machine learning e prevede un uso significativo di queste tecnologie come strumenti essenziali per la risoluzione dei problemi. Hawker considera estremamente importante anche il programma di eventi di Workday, che "ci aiuta a entrare in contatto con i partner, con altri professionisti e con Workday stesso".
Ma è la capacità di modellare la soluzione nel modo che meglio si adatta alla cultura aziendale la cosa più importante per Hawker. "Il sistema apre diverse porte. Serve a fornire agli utenti risorse basate sulla cultura che stai creando. Quindi è necessario comprendere questa cultura, elaborare la visione per sostenerla e usare il sistema per realizzarla".