Condividere e applicare le conoscenze acquisite produce soluzioni che migliorano la vita quotidiana. È questo il principio che ispira la mission della Iowa State University (ISU) e ne promuove l’innovazione. Oltre a essere la culla del primo computer elettronico digitale e del primo laboratorio di realtà virtuale ad alta risoluzione al mondo, ISU si colloca tra le prime 100 università a livello globale per brevetti registrati negli USA.
Per decenni, ISU ha preparato i bilanci amministrativi ricorrendo ad applicazioni mainframe e flussi di lavoro cartacei. L'istituto si è però reso conto che, invece di realizzare risparmi, i suoi sistemi e modelli operativi legacy cominciavano a ostacolare il raggiungimento degli obiettivi e a moltiplicare i costi. Qualsiasi modifica, per quanto piccola, alla reportistica o all'applicazione richiedeva di reperire un programmatore con competenze di COBOL. E poiché nessuno è interessato a sviluppare competenze obsolete, trovarlo era una sfida.
A ciò si aggiungeva la rigida separazione tra i gestionali dei vari reparti, che produceva strategie senza ampio respiro e ostacolava il cambiamento. Kristen Constant, Chief Information Officer di ISU, spiega: "Il nostro settore cerca sempre di arrangiarsi con poco, ma negli ultimi anni abbiamo visto l'agilità diventare un requisito fondamentale. Oggi le esigenze di studenti e reparti mutano così in fretta che per salvaguardare strategia ed efficienza abbiamo dovuto adottare un modello operativo che fosse collaborativo e facile da aggiornare."
Con Workday possiamo adeguare facilmente il sistema a seconda di come vogliamo operare.
Chief Information Officer
La Iowa State University potenzia l'agilità con una soluzione cloud unificata
L'istituto ha impiegato più di un anno per vagliare diverse soluzioni IT e alla fine ha scelto Workday Financial Management, Workday Human Capital Management (HCM) e Workday Adaptive Planning. "Workday fornisce una base cloud senza soluzioni di continuità per la gestione operativa dell'istituto", afferma Constant. "E a differenza di quanto accadeva con le nostre rigide soluzioni precedenti, con Workday possiamo adeguare facilmente il sistema a seconda di come vogliamo operare."
Siamo stati in grado di ricalibrare in fretta la nostra gestione operativa Finance e HR grazie alle funzionalità di reportistica offerte da Workday.
Vice President of University Human Resources
Un nuovo inizio
Invece di passare gradualmente alla nuova soluzione, ISU ha scelto di dare un taglio netto con il passato e ha implementato contemporaneamente Workday Financial Management e Workday HCM. Pam Cain, Senior Vice President of Operations and Finance di ISU, spiega: "Tutti i processi hanno punti di contatto tra loro, per cui adottare di colpo la nuova soluzione era la cosa giusta da fare".
Per definire un insieme coerente di requisiti, ciascun reparto aveva un team addetto a pianificare l'implementazione, composto da un rappresentante di Finance, uno di HR e uno di IT. Cain spiega: "Ci siamo serviti delle funzionalità di Workday per creare flussi di lavoro coordinati tra i nostri nuovi processi Finance e HR e i nostri nuovi servizi condivisi".
Non riesco nemmeno a immaginare quante settimane e mesi extra ci sarebbero voluti per apportare le modifiche necessarie ai budget [...] senza il nuovo sistema.
Senior Vice President of Operations and Finance
Adattabilità a portata di clic
Ora che è facile modificare i flussi di lavoro digitali, ISU adegua rapidamente le modalità lavorative del personale per rispondere a esigenze e strategie sempre nuove. Tra gli adeguamenti operati dal team Finance figura l'aggiunta di oltre 44.000 nuove spese legate al COVID-19. Cain spiega: "Nei due mesi precedenti la pandemia avevamo avviato l'implementazione di un nuovo sistema di budget con Workday Adaptive Planning. Il nuovo sistema automatizza i processi manuali relativi a centinaia di budget e supporta i controlli incrociati e la reportistica. Non riesco nemmeno a immaginare quante settimane e mesi extra ci sarebbero voluti per apportare le modifiche necessarie ai budget durante la pandemia senza il nuovo sistema".
Parlando dell'agilità di HR durante la pandemia, Kristi Darr, Vice President of University HR di ISU, racconta: "Siamo stati in grado di ricalibrare in fretta la nostra gestione operativa Finance e HR grazie alle funzionalità di reportistica offerte da Workday. Abbiamo monitorato subito le nuove categorie di spesa con i Worktag, abbiamo cambiato la politica sui congedi per conformarci ai requisiti COVID e abbiamo semplificato la gestione dei lavoratori in smart-working."
Mantenere la rotta con un sistema facile da adeguare
ISU continua ad affinare altri processi, per esempio aggiungendo nuove approvazioni ad alcuni flussi di lavoro ed eliminando le fasi superflue dai processi di acquisto. "Con i gestionali legacy, apportare tutte queste modifiche avrebbe moltiplicato le ore necessarie non so di quanto", conclude Cain. "Poter adeguare in fretta i nostri flussi di lavoro digitali man mano che migliora la nostra comprensione e collaborazione tra Finance, HR e IT ci aiuta a potenziare il nostro modello di servizi integrati."