I processi cartacei nella contea di Clark limitavano insight e controlli, erano inutilmente complessi e rallentavano le trasformazioni operative necessarie per stare al passo con un mondo in evoluzione.
Il gestionale di Enterprise Resource Planning (ERP) in uso era rigido e difficile da usare. Per modificarlo occorreva un programmatore, per cui il personale IT doveva creare report di modifica, codici di contabilità generale, processi di instradamento e worktag.
Con Workday, anche il personale senza competenze tecniche può apportare modifiche, perché non è necessario scrivere codice.
Finance Director
Una tecnologia di base digitale flessibile per Finance e HR
Invece di spendere 6 milioni di dollari per effettuare l'upgrade del sistema ERP in uso, la contea di Clark ha cercato una nuova soluzione. Dopo aver valutato le proposte di nove fornitori diversi, l'amministrazione si è orientata su Workday Financial Management e Workday Human Capital Management (HCM). Il sistema Workday è cloud.native, facile da usare e abbastanza flessibile da adattarsi alle mutevoli esigenze dell'amministrazione. Workday può inoltre integrarsi con altre applicazioni di tesoreria, gestione bancaria e calcolo retribuzioni, contribuendo a superare la frammentazione dei dati e le operazioni superflue presenti nelle attività quotidiane.
Grazie alle funzionalità incorporate di Workday, la contea di Clark ha rimpiazzato 75 fonti diverse di documenti cartacei con una singola fonte di dati digitali. Il team di assistenza IT è stato ridotto da sei a un solo dipendente dedicato a tempo pieno, che ora può gestire flussi di lavoro automatizzati e fornire al personale una serie di funzioni self-service. Il team può inoltre decidere quali utenti possono avere accesso a determinati dati e tenere un registro dei file che sono stati visualizzati e modificati e degli utenti che li hanno visualizzati e modificati.
Agilità e tempi di risposta potenziati
Oggi, grazie ai flussi di lavoro flessibili e alle funzionalità self-service, il personale Finance e HR ottiene insight, adegua i processi e gestisce gli imprevisti senza dover chiedere aiuto al team IT. Per esempio, durante la pandemia i dipendenti del team Finance sono passati senza problemi dal lavoro in ufficio allo smart working. "Quando è arrivato il COVID, abbiamo subito configurato la gestione da remoto per paghe, contabilità clienti e altri processi finanziari fondamentali e abbiamo continuato a operare senza problemi", racconta Laurie Foster, Accounting Manager della contea di Clark. "Non ce l'avremmo potuta fare senza Workday."
Maggiore efficienza con minori costi
I nuovi flussi di lavoro digitali riducono i costi e velocizzano fatturazione, approvazioni, rimborsi, approvvigionamenti e acquisti. Ora l'amministrazione della contea ha accelerato del 60% la compilazione delle buste paga e dimezzato i tempi di onboarding dei nuovi assunti. Con Workday, i dipendenti sono autonomi nell'aggiornare il proprio profilo e consegnare i fogli presenze, le richieste di permesso e le note spese. Possono modificare i codici di contabilità generale, i processi di instradamento delle richieste e creare report. Quest'anno, grazie agli avvisi generati dal sistema e ai flussi di lavoro interamente digitali, il team HR si è risparmiato settimane di lavoro durante il processo di registrazione aperta ai benefit. Il primo giorno, il 25% dei dipendenti aveva effettuato la registrazione e nel giro di cinque giorni la quota era salita all'80%.
Abbiamo digitalizzato i flussi di lavoro con Workday in modo che le persone non siano più costrette a compilare moduli e aspettare.
Finance Director
Conformità semplificata e rischi ridotti
Con Workday, il Finance ha ridotto il numero di libri mastri generali da 10.000 a soli 400, accrescendo così l'efficienza dei controlli e della manutenzione. Il report relativo al budget è ora articolato per programmi invece che per reparti: ciò consente di ottenere insight più approfonditi e di tagliare le spese non approvate del 15%. Ora i dipendenti possono accedere solo a informazioni che sono autorizzati a vedere e la contea dispone di un audit trail degli accessi e delle modifiche al sistema. Il personale può inoltre dedicare più tempo alla revisione e all'aggiornamento delle politiche nell'ottica di potenziare l'efficienza dei programmi e garantire la conformità.