Le richieste di budget all’interno di un’istituzione accademica sono intrinsecamente problematiche. Sviluppando i suoi nuovi obiettivi strategici, era chiaro per la Bucknell University che la soluzione fosse un incremento di fondi per i programmi di diversity e inclusione, ma il budget avrebbe dovuto essere riallocato da budget di dipartimento preesistenti. Utilizzare fogli di calcolo per riuscire a capire dove risparmiare si è dimostrato inefficiente e non ha aiutato Bucknell a raggiungere i suoi obiettivi.
Quindi il team FP&A di Bucknell ha deciso di adottare Workday Adaptive Planning assieme a Workday Human Capital Management e Financial Management, e ha insegnato ai suoi 150 utenti come interfacciarvisi e fare rapporto riguardo i propri budget.
Il flusso di lavoro che ne è derivato ha permesso a tutti i possessori di budget di inserire facilmente i dati relativi ai budget attuali che hanno poi facilmente raggiunto i leader dell’università. Precedentemente, i dirigenti universitari lasciavano il compito di revisionare il budget ai rispettivi operations manager, in quanto si trattava di questioni complicate. Adesso anche loro collaborano e controllano giornalmente lo stato del budget. Tutto ciò ha comportato uno sforzo collaborativo che ha permesso una riallocazione del budget in modo da soddisfare le iniziative strategiche dell’università.
Sfide
Mancanza di un coinvolgimento interdipartimentale nella fase di pianificazione
Con 200 fogli di calcolo da esaminare, convincere più di 150 manager del centro costi dipartimentale a lavorare insieme per controllare manualmente i budget e riallocare le risorse era praticamente impossibile.
Problemi con l’integrità dei dati
Utilizzando i fogli di calcolo, i manager del centro costi dipartimentale non sono mai stati sicuri che i numeri riportati sui fogli fossero corretti, e verificare quei dati richiedeva innumerevoli ore ogni mese.
Un numero limitato di risorse per la reportistica
Un piccolo dipartimento finanziario composto da due persone stava lottando per fornire in tempo i report sulla varianza in un anno con budget fisso a 150 utenti e per inserire le revisioni che gli venivano rispedite.
Mancanza di coinvolgimento da parte della dirigenza
I leader di dipartimento non perdevano tempo nella gestione del budget in quanto troppo complicata. Era impossibile per un principale di Scienze e Arti dover controllare oltre 75 budget e comprendere la situazione generale.
Risultati
Collaborazione notevolmente migliorata
La funzionalità del flusso di lavoro garantisce il coinvolgimento di tutti gli utenti nel processo di approvazione, in modo che ogni individuo nella catena debba effettuare una revisione al budget per permettere a quest’ultimo di proseguire. Inoltre, ciò ha aperto un confronto da parte del team finance riguardo al modo migliore per allocare le risorse, e ha consentito al team di comunicare dove stessero spendendo denaro.
L’automazione aumenta la precisione e permette di risparmiare tempo
Fare in modo che i dati inseriti dai manager del centro costi vengano automaticamente diffusi, ha permesso di risparmiare le innumerevoli ore precedentemente spese nella modifica e verifica dei dati, e, per la prima volta, ha consentito al team finance di completare il processo relativo al budget con una settimana di anticipo rispetto alla riunione del CdA.
Un approccio Self-service incrementa l’engagement
I proprietari di budget, grazie alle possibilità self-service, lavorano tutto l’anno ed effettuano report ad ampio livello per vedere chi ha disposto i budget, chi non lo ha fatto, chi ha richiesto degli aumenti e chi ha restituito del denaro in un qualsiasi momento.
La semplicità d’uso porta a un maggiore coinvolgimento della dirigenza
I presidi e vicepresidenti che in passato lasciavano ai rispettivi operations manager il compito di pianificare il budget, trovano Workday Adaptive Planning così semplice da utilizzare da spendere giornalmente dai cinque ai dieci minuti per una rapida occhiata alle attività di budget del proprio dipartimento.
Abbiamo effettuato un sondaggio chiedendo agli utenti di Workday Adaptive Planning. Tutti lo adorano, specialmente i piani alti, dove con una rapida occhiata possono visualizzare tutti i budget che un tempo dovevano rivedere uno a uno.
Director of Budgets and Financial Modeling