Mettre à profit la transformation digitale de la fonction RH, aujourd'hui et demain

Cette parole d'expert, écrite par Julie Jares, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday. Il nous a paru intéressant de vous en partager la traduction.

La transformation digitale dicte l'environnement professionnel d'aujourd'hui. Pour se démarquer les unes des autres, les entreprises doivent être agiles. Se réinventer sans cesse constitue un vrai challenge, mais comme l'a constaté Robynne Sisco, CFO chez Workday, « votre capacité à vous adapter et à réagir vous aidera vous et votre entreprise à continuer dans le droit chemin, que ce soit grâce à votre mentalité, votre méthode de planification ou la technologie employée. »

Les DRH innovants s'accordent sur le sujet. Selon le récent rapport Gartner 2019-2021 « Strategic Roadmap for HCM Technology Investments »¹, d'ici 2025, la moitié des ETI et grandes entreprises dans le monde auront investi dans une solution HCM Cloud pour gérer leurs RH et talents.

Pourquoi cet investissement ? Gartner indique dans son rapport que les technologies HCM Cloud confèrent une certaine agilité à la RH, nécessaire pour résoudre des problèmes tels que l'évolution des compétences, le recrutement, la fidélisation dans un marché des talents tendu et des effectifs changeants aspirant à plus de diversité. Une RH plus flexible permet à l'entreprise d'être plus agile dans son ensemble.

Une transformation digitale réussie suppose de se rendre compte de la valeur des solutions disponibles. Elle dépend également de l'évaluation approfondie de l'état actuel et potentiel de l'entreprise. Le rapport Gartner indique que les solutions HCM supposeront une ouverture d'esprit catalysée par la fonction RH mais impliquant tout l'entreprise dans une expérimentation en continu. Les clés de la transformation digitale de la RH ? Une volonté de changement dans l'entreprise, une synchronisation entre les RH et le service informatique (SI) et une roadmap stratégique pour créer un espace de travail digital.

Conduire le changement

Repenser les processus ne suffit pas à mener la transformation digitale de la RH. Un environnement de travail évolutif, une soif de flexibilité, un environnement réglementaires changeant et un marché de l'emploi tendu : tels sont les problématiques soulignées par le rapport Gartner ; y répondre représente un défi pour les hiérarchies, technologies et processus actuels, à une échelle et avec une complexité telles qu'elles peuvent représenter un réel bouleversement.

De nombreuses entreprises font fausse route lors du déploiement de nouvelles technologies : plutôt que d'entreprendre une transformation complète de leur RH, elles se contentent de reprendre des procédés existants dans un nouveau système. « Aujourd'hui, il n'existe pas de place pour l'autosuffisance dans le monde des affaires, où tout évolue rapidement », avance Javier Delgado, Managing Director chez Business Network Builders, une société de services professionnels qui a déployé un système unique pour l'automatisation de la Finance, des RH et des services. « Afin de continuer sur notre lancée, nous avions besoin d'innover grâce à des solutions Cloud modernes pour transformer notre entreprise, devenir plus agile, et assurer la qualité de notre service client. »

Une application efficace de la technologie HCM repose sur la capacité de la RH à élargir son champ de vision et à apporter des changements qui soutiennent la restructuration organisationnelle. Selon le rapport, cela signifie :

• Une réorganisation structurelle, par exemple en passant d'une hiérarchie rigide à des groupes plus fluides tels que des équipes.
• La refonte des compétences, en les rendant plus agiles et flexibles.
• La restructuration des processus qui incorpore la réorganisation des structures et des compétences.

Mettre vos SRH et SI au diapason

Comme son nom l'indique, une réorganisation structurelle ne se concentre pas uniquement sur la fonction RH. Celle-ci doit donc prendre les devants certes, sans toutefois négliger d'autres départements, en particulier votre SI.

Dans un article publié en 2018, Deloitte rejoint Gartner en affirmant que les cadres supérieurs doivent favoriser la collaboration à l'échelle de l'entreprise : « [ils] réalisent à présent qu'ils doivent passer outre leurs rôles fonctionnels et travailler en équipe. Cette nouvelle perspective oblige les dirigeants à associer entité et propriété fonctionnelle aux différentes équipes pour faire de l'entreprise un réseau agile. »

Cathy Armor, Director for People chez Cambridge University Press, a aidé son entreprise à évoluer vers une solution HCM, et son expérience confirme les recherches de Gartner et Deloitte. Selon elle, « l'une des meilleures mesures prises a été de mener à bien un projet à l'aide d'effectifs provenant de différents services : SI, RH, juridique, paie et gestion de projet. Vous devez impliquer toutes ces parties prenantes et obtenir l'aval des responsables du projet. »

Développer une roadmap stratégique pour un espace de travail digital

De nombreux secteurs d'activité et fonctions organisationnelles ont été rattrapés par la transformation digitale ; la RH ne fait pas exception. Lorsque l'adoption de technologies HCM est envisagée, il convient de réfléchir aux retombées à court et long terme, et à l'agilité qu'elle apporteront.

Quand Booz Allen Hamilton, entreprise de services professionnels, a adopté une solution HCM, Sarah St. Clair, Vice-President of People Services, savait que le changement ne se ferait pas du jour au lendemain. « c'est un effort constant et évolutif, explique-t-elle. La technologie est en évolution constante. En tant que leaders, nous devons pleinement comprendre les objectifs et la culture de notre entreprise, classer les nouvelles technologies à une vitesse qui nous permette d'en tirer tous les avantages et permettre à nos collaborateurs de les adopter. »

Quant aux technologies HCM, le rapport Gartner nous indique que beaucoup d'entreprises ont fait en partie la transition des solutions sur site aux applications dans le Cloud pour une gestion centralisée des RH et des talents. Elles doivent penser à leur roadmap stratégique, revoir leur solution HCM existante et planifier les changements nécessaires lors des années à venir. Voici quelques questions essentielles à vous poser :

• Quels sont les avantages et inconvénients du déploiement d'une solution HCM et Finance dans le Cloud ? Avez-vous évalué et examiné cette possibilité ?
• À quoi ressembleront les systèmes HCM de demain ? Pouvez-vous combiner rythme d'innovation et attentes de vos parties prenantes ? Avez-vous une roadmap qui prend en compte les futures technologies ?
• Quels aspects de votre roadmap HCM devez-vous consolider ? Quelles innovations pourront accompagner votre restructuration organisationnelle ?

Anticiper ce que l'avenir nous réserve

D'après le rapport Gartner, d'ici 2025, 20 % des entreprises comptant plus de 5 000 salariés auront mis en place des pratiques RH novatrices pour faciliter l'expérimentation constante et la mise à l'essai des technologies émergentes. Nous ne savons pas encore comment les autres 80 % préparent leur futur espace de travail, mais si ces entreprises n'anticipent pas ce changement, elles risquent de perdre leur opportunité de prendre la vague du digital.

Où se situe votre entreprise ?

¹ Gartner, 2019-2021 Strategic Roadmap for HCM Technology Investments, Ron Hanscome, Helen Poitevin, John Kostoulas, 30 juillet 2018.