3 stratégies pour accompagner la croissance de votre ETI

Les ETI jouent un rôle majeur dans la santé de l'économie mondiale, contribuant fortement à la création d'emplois, à la croissance économique et à l'innovation.

Examinons de plus près la situation à l'échelle mondiale. En Asie, par exemple, les PME et ETI représentent près de 99 % des entreprises, 70 % des emplois et 50 % du PIB effectif, selon un rapport de la Commission économique et sociale des Nations Unies pour l'Asie.

Aux Etats-Unis, il existe près de 200 000 ETI, selon le National Center for the Middle Market (NCMM). Ces entreprises, définies par le NCMM comme ayant un chiffre d'affaires compris entre 10 millions et 1 milliard de dollars, représentent un tiers du PIB du secteur privé.

« Les Etats-Unis vivent la troisième plus longue période de croissance ininterrompue de leur histoire économique et ce, sous l'impulsion des ETI », déclare Thomas Stewart, Executive Director du NCMM.

A titre de comparaison, en Europe, les ETI représentent un faible pourcentage du nombre total d'entreprises (entre 1,2 % en Allemagne et 1,7 % en France) mais elles génèrent près d'un tiers du chiffre d'affaires du secteur privé et emploient environ un tiers de la main-d'œuvre de chaque pays, selon un rapport publié par l'ESSEC Business School et GE Capital.

Que vous dirigiez une ETI ou une PME cherchant à s'agrandir, ces chiffres attestent non seulement de la contribution considérable de votre secteur à l'économie mondiale, mais aussi des opportunités exceptionnelles de croissance qui s'offrent à vous.

Que faut-il à votre organisation pour franchir le prochain palier, qu'il s'agisse d'objectifs financiers, d'expansion géographique ou d'intégrer le cercle des grandes entreprises ?

La réponse est triple : l'efficacité du fonctionnement interne de votre entreprise, votre vitesse d'adaptation au changement et votre capacité à recruter et à fidéliser les talents.

Examinons de plus près tous ces points, les défis à relever et les mesures prises par les ETI qui ont réussi à les relever.

« Les ETI représentent une source d'emplois, de compétition, de dynamisme économique et d'innovation ; elles stimulent l'esprit entrepreneurial et la diffusion des compétences. Avec une couverture géographique plus étendue que celle des grandes entreprises, les ETI contribuent également à une meilleure répartition des revenus. »

—Supachai Panitchpakdi, Secrétaire général de la Conférence des Nations Unies sur le commerce et le développement

1. Efficacité opérationnelle

L'un des principaux obstacles à la croissance des ETI réside dans la complexité des tâches administratives et des fonctions de back-office, comme la paie et la comptabilité fournisseurs.

Bien souvent, le problème est lié à l'absence de systèmes adéquats (ou de systèmes tout court, ce qui dans ce cas contraint les entreprises à s'appuyer uniquement sur des processus manuels). Les collaborateurs finissent donc par créer et développer des processus utilisant des feuilles de calcul et d'autres applications sur plusieurs systèmes non reliés entre eux, ce qui introduit le risque d'incohérences et d'erreurs dans les données.

« La multiplication des tâches administratives et les processus manuels sont un vrai problème pour les ETI », explique Greg Bloom, Regional Vice President du cabinet de conseil Mercer et responsable des déploiements technologiques pour les ETI. Il insiste également sur le fait que les entreprises doivent devenir « plus efficaces en matière de RH, de processus et de technologie » pour rester compétitives et soutenir leur croissance.

« Les ETI peuvent avoir beaucoup de mal à s'adapter pour grandir », poursuit M. Stewart, du NCMM. « La paperasse est un véritable fléau pour les ETI qui ont du mal à gérer plusieurs systèmes d'informations au fil de leur croissance. »

De plus, ces tâches administratives accaparent les membres des directions financières et RH dont les collaborateurs ont moins de temps à consacrer à des activités plus stratégiques, comme l'analyse des données et la collaboration en interne.

« Pour soutenir le développement et la croissance des ETI, qu'elle soit organique ou qu'elle résulte d'une fusion-acquisition ou d'une introduction en bourse, les équipes Finance et RH doivent se concentrer sur des activités stratégiques plutôt que sur des tâches manuelles », ajoute M. Bloom.

L'entreprise Pioneer Energy Services fournit des services de forage sous contrat et de production à des sociétés d'exploration et de production de pétrole et de gaz. Cette entreprise a dû s'adapter face à une complexité croissante et à l'intensification de ses tâches administratives tandis qu'elle cherchait à renforcer son agilité et à donner plus de possibilités à son personnel. Ses collaborateurs consacraient trop de temps à des processus manuels chronophages, tels que l'extraction et le rapprochement de données provenant de différents systèmes.

« Auparavant, nous utilisions un système traditionnel qui pouvait nécessiter jusqu'à 9 solutions tierces supplémentaires pour offrir une fonctionnalité comparable à celle de la plateforme Workday », déclare Bill Schneider, Vice President of Information Technology chez Pioneer Energy Services. « Ce système n'était plus en mesure de répondre à nos besoins ou de soutenir la future croissance de notre entreprise et son obsolescence était devenue une évidence. »

L'automatisation est la clé de la réussite

Les progrès technologiques permettent désormais aux ETI d'automatiser bon nombre de ces processus fastidieux. Les applications d'entreprise qui tirent parti de la technologie in-memory, intègrent des structures de processus de gestion destinées à améliorer l'efficacité et l'évolutivité et sont disponibles sur le Cloud, conviennent tout particulièrement pour cette tâche.

Alors que, par le passé, certaines technologies plus sophistiquées semblaient inaccessibles, ces systèmes sont désormais à leur portée.

En réunissant la gestion financière, les RH, la paie, les analyses et la planification dans un seul système, ces applications permettent aux organisations d'harmoniser et d'automatiser leurs processus dans toute l'entreprise et de créer une seule source de vérité pour les données.

Alors que, par le passé, certaines technologies plus sophistiquées semblaient inaccessibles pour de nombreuses ETI, ces systèmes sont désormais à leur portée et ils sont plus rapides et plus faciles à déployer que les systèmes traditionnels.

Voici 3 domaines où l'automatisation des processus peut avoir un impact considérable sur la croissance d'une entreprise :

Paie et comptabilité fournisseurs

Au fur et à mesure du développement de CustomInk, la gestion de la paie est devenue de plus en plus fastidieuse, nécessitant un grand nombre de tâches manuelles et générant beaucoup de paperasse. L'entreprise a donc investi dans un système Cloud unifié pour la gestion financière et les ressources humaines afin de rationaliser ses processus et d'améliorer l'efficacité. « Réunir la gestion financière, les RH, la paie, la gestion des frais et la gestion des temps dans un seul système a permis de rationaliser nos processus : nous sommes désormais capables de sortir la paie en trois heures au lieu de trois jours auparavant », déclare M. McDuff. « Mais le plus important, c'est que notre équipe est très satisfaite de ce changement et peut désormais se concentrer sur des tâches plus stratégiques et gratifiantes. »

Gestion financière

L'adoption d'une application Cloud de gestion financière a permis à BlaBlaCar d'harmoniser ses processus financiers et d'améliorer la prise de décision. Cette entreprise innovante qui se développait rapidement sur de nouveaux marchés avait besoin d'un ensemble de processus financiers standards à l'international avec la possibilité d'ajouter rapidement de nouvelles entités. BlaBlaCar dispose désormais d'une seule source pour ses données financières. Les principaux décisionnaires peuvent accéder aux données en temps réel et prendre sur-le-champ des décisions critiques pour l'avenir de l'entreprise.

CustomInk a également amélioré le processus de clôture financière avec son système financier basé sur le Cloud. « Lorsque j'ai commencé à travailler chez CustomInk en 2010, j'étais chargé de réduire le processus de clôture de 25/30 jours à 5/7 jours », explique M. McDuff. « J'ai réussi mais je savais que nous ne pouvions pas continuer ainsi avec nos systèmes existants et nos prévisions de croissance. Avec un système Cloud de gestion financière, nous avons pu facilement assurer la clôture en 5 jours. »

Ressources humaines

Elekta, multinationale en forte croissance basée à Stockholm et pionnier dans le traitement du cancer et des affections du cerveau, utilisait plusieurs systèmes RH, ce qui compliquait même les tâches les plus simples. « La simple confirmation d'une information aussi basique que le nombre de collaborateurs dans l'entreprise se révélait compliquée », déclare Raymond L'homme, Global HR Business Application Manager.

Pour accompagner son plan de développement, l'entreprise a remplacé plus de 20 systèmes disparates par un seul système Cloud de gestion du capital humain qui a unifié les processus dans toute l'entreprise. « N'avoir plus qu'un seul système est un avantage considérable, surtout pour nos managers basés partout dans le monde », ajoute-t-il. « Nous partageons les mêmes processus, la même interface utilisateur. Si nous voulons augmenter les salaires, les processus en Chine et en Suède sont les mêmes. »

En adoptant l'automatisation, Elekta a vraiment fait un bond en avant dans sa croissance.

« Pour les ETI, une meilleure efficacité permet de mieux faire face à la concurrence, d'exploiter de nouvelles opportunités et de se consacrer aux initiatives plus stratégiques liées au programme d'action et à la stratégie d'entreprise du CEO », explique M. Bloom.

Par où commencer ?

Les ETI peuvent commencer par identifier les processus inefficaces qui limitent leur croissance, puis comprendre en quoi la technologie peut les aider à rationaliser ces processus et mieux accompagner leur évolution.

« Ces entreprises devraient se demander : Les systèmes et structures en place sont-ils capables de soutenir notre développement ? », indique M. Stewart. « Il est essentiel pour ces entreprises de se doter d'outils capables de gérer et de développer leurs activités. »

Et le plus tôt sera le mieux. « En effet, les ETI ont la possibilité de rationaliser et d'harmoniser leurs processus au début de leur cycle de développement, ce que les grandes entreprises ont plus de difficultés à réaliser », explique M. Bloom. « Les ETI peuvent ainsi gagner en coûts et en efficacité. »

2. Adaptation au changement

Les ETI ont un avantage décisif sur les grandes entreprises : leur agilité. « Les ETI ont d'innombrables opportunités d'expansion devant elles et ne sont pas soumises aux lois des grands nombres », indique M. Stewart. « Elle peuvent donc évoluer rapidement et profiter des nouvelles tendances. »

Cependant, miser sur de nouvelles opportunités nécessite une planification efficace des activités, et ce n'est pas toujours un domaine dans lequel les ETI excellent.

« Dans une ETI, la planification stratégique passe parfois au second plan et les dirigeants préfèrent se concentrer sur des questions plus tactiques et plus urgentes », explique M. Bloom. « Lorsque la ''planification'' est terminée, il est déjà trop tard, elle n'est pas basée sur les données et elle n'inclut généralement pas toute l'organisation. »

Les outils et technologies inefficaces sont souvent les responsables d'une mauvaise planification. Les organisations se basent sur des feuilles de calcul pour ce travail et traitent des données réparties sur plusieurs systèmes. Les dirigeants d'entreprise doivent souvent collecter et rapprocher manuellement les données à analyser.

« Beaucoup d'ETI ont d'anciens systèmes disparates, conçus pour le travail administratif de back-office et un reporting sur le passé alors qu'elles devraient surveiller et contrôler le présent pour planifier l'avenir », poursuit M. Bloom.

Planification continue

Cependant, dans l'environnement actuel, les entreprises doivent être attentives et prêtes à s'adapter au changement, qu'il s'agisse d'identifier les disruptions potentielles ou les menaces concurrentielles, de se conformer aux nouvelles réglementations ou de suivre l'évolution des attentes des clients.

Pour ce faire, elles doivent adopter un état d'esprit de planification continue pour pouvoir s'adapter à mesure que les conditions changent. Les approches traditionnelles de la planification, comme les budgets annuels figés, n'ont plus de sens.

La bonne nouvelle réside dans le fait que les systèmes de planification sont devenus plus accessibles et plus abordables pour les ETI. Gerald Harris, Senior Manager of Enterprise Performance Management chez KPMG Global, aborde ce sujet dans le rapport de KPMG intitulé « Planning, Budgeting and Forecasting:An Eye on the Future. »

« Dans une ETI, la planification stratégique passe parfois au second plan. »

—Greg Bloom, Regional Vice President, Mercer

« Je pense que le Cloud est probablement le plus bel exemple de progrès en termes de technologie PBF [planification, élaboration du budget et prévision] », déclare M. Harris. « Son coût de possession réduit signifie que les ETI, et pas seulement les grandes entreprises, peuvent désormais se permettre de déployer des processus PBF plus efficaces. Les entreprises qui continuent d'effectuer leurs activités PBF via des processus manuels n'ont désormais plus d'excuses et rien à gagner à procéder ainsi. »

Données et analyses en temps réel

Les systèmes de planification Cloud, notamment ceux qui exploitent les données via différents services opérationnels sur un seul système, ont changé la donne en termes de données et d'analyses.

« Consolider les RH, la gestion financière et la paie dans un seul système de données fiable permet aux entreprises de stocker le contenu et le contexte des événements quotidiens pour générer un reporting financier et opérationnel à partir du même jeu de données en temps réel », explique M. Bloom. « Ce système améliore nettement la qualité des données et du reporting et leur offre une meilleure vision de leurs activités pour effectuer la planification. »

Il est également très utile lorsqu'il s'agit de planifier et de mettre en œuvre des stratégies de croissance. Bien souvent, le personnel constitue le premier poste de dépenses d'une entreprise, c'est pourquoi le fait de disposer d'indicateurs en temps réel tels que l'effectif, les coûts, le chiffre d'affaires et les mouvements de trésorerie, peut aider cette entreprise à mieux comprendre ses performances, à identifier les problèmes, à s'adapter et à évoluer lorsque cela est nécessaire.

Ce fut notamment le cas pour l'AAA Northern California, Nevada & Utah (NCNU), qui est devenue l'une des plus grandes associations automobiles régionales des Etats-Unis après avoir fusionné avec deux autres associations ces dernières années. « Le personnel représente 50 % des dépenses de notre association. Il est donc important que nous ayons une approche unifiée de la planification qui présente à la fois la finance traditionnelle et les implications sur le personnel », explique Dustin Cramer, Vice President of Financial Planning and Analysis pour l'AAA NCNU. « Nous avons désormais accès aux données financières et RH dans un seul système, en temps réel. Nous avons abandonné les feuilles de calcul au profit d'un seul système qui nous permet d'y voir plus clair. Par exemple, si nous saisissons des données dans notre module de recrutement, les RH peuvent tout de suite réagir et nous dire si ces objectifs de planification sont réalistes. »

3. Attirer et fidéliser les talents

Attirer les bons talents peut s'avérer très difficile pour les ETI. Le rapport « Help Wanted », publié conjointement par le NCMM et le Metropolitan Policy Program de la Brookings Institution, montre que si les ETI créent plus de nouveaux emplois que n'importe quel autre secteur de l'économie, leur « quête permanente de nouveaux talents rend leur pénurie d'autant plus gênante. »

Dans les pays en développement d'Asie, le nombre de jeunes diplômés répondant aux critères de recrutement des ETI est insuffisant. Les actifs les plus dynamiques et les plus qualifiés ont plutôt tendance à se tourner vers les grandes entreprises ou la fonction publique. Les grandes entreprises proposent en effet des salaires généralement plus élevés et des avantages sociaux plus intéressants, tandis que la fonction publique offre une plus grande sécurité de l'emploi ainsi qu'une sécurité sociale. Il est donc difficile pour les petites entreprises de trouver et de fidéliser des collaborateurs qualifiés compte tenu de la concurrence sur le marché national.

En réalité, d'après ce rapport, près de 4 dirigeants de ETI sur 10 estiment que la capacité de croissance de leur entreprise est limitée par une pénurie de talents, en particulier dans les secteurs des services, de la construction et de la santé. Sans oublier que « les ETI, en général, ne portent pas un nom connu de grande marque qui attire les candidats », ajoute M. Stewart.

Ce problème est exacerbé par le fait que les ETI ne possèdent souvent pas l'infrastructure RH nécessaire pour développer des programmes de recrutement et de fidélisation robustes. Par conséquent, les services des RH se concentrent plus sur les activités opérationnelles, comme l'accueil et l'intégration des nouveaux talents et le soutien des besoins quotidiens des employés. Ils ont donc moins de temps à consacrer aux actions de recrutement et de fidélisation, ce qui peut avoir un impact considérable sur la croissance d'une entreprise.

Le manque de formation peut également avoir un impact sur la capacité de croissance de l'entreprise. Le rapport précise que les ETI ont tendance à dispenser des formations internes uniquement en cas de besoin et 45 % des entreprises interrogées déclarent proposer des formations lorsque c'est nécessaire mais ne pas avoir de programme de formation continue.

Manque de soutien de l'enseignement supérieur

Le rapport souligne que les ETI ont également plus de difficultés à accéder aux ressources et aux aides au recrutement de talents proposées par l'enseignement supérieur et les programmes de formation professionnelle. Selon le rapport, « les ressources traditionnelles pour recruter des talents, comme les universités et les écoles de commerce, ainsi que les programmes d'évolution professionnelle du secteur public, ne se concentrent pas sur les besoins spécifiques des ETI mais plutôt sur ceux des grandes entreprises. »

Pourquoi ? « De plus en plus de ETI prennent leurs distances avec ce que l'on appelle parfois le « système de formation professionnelle » car l'écart entre l'offre et la demande peut être instable », explique M. Stewart. « Le système n'est pas facile à appréhender pour les ETI : les formulaires sont parfois complexes et les agences peuvent être difficiles à trouver ou mal identifiées. »

Il a également évoqué des problèmes liés au système. « Du côté de l'offre, les initiatives manquent souvent de cohérence. Un établissement d'enseignement supérieur de premier cycle (« community college ») sera généralement ravi d'élaborer des programmes spéciaux à la demande d'un grand employeur susceptible d'embaucher des dizaines d'étudiants par an. En revanche, il est bien plus difficile de se coordonner pour répondre aux besoins d'un groupe d'ETI, même si leur potentiel de recrutement est probablement supérieur. »

Améliorer le recrutement et la fidélisation

Il existe bien des façons pour une ETI de surmonter ces obstacles et d'améliorer le recrutement et la fidélisation des talents afin de renforcer la croissance de l'entreprise.

1. Stewart conseille aux ETI d'adopter une planification des talents plus proactive et de ne pas attendre qu'un besoin se fasse ressentir pour investir dans ce genre d'actions. Selon le rapport d'étude « Mastering Talent Planning », rédigé par le NCMM en partenariat avec Vistage, il existe une forte corrélation entre une meilleure planification des talents et la croissance et les performances globales de l'entreprise.

« Les entreprises ayant une bonne planification des talents, notamment celles qui ont mis en place un processus formel de planification des talents, qui s'engagent dans un programme complet d'initiatives de planification des talents et qui encouragent l'implication de la direction de l'entreprise dans le processus de planification des talents, sont souvent les ETI qui enregistrent la croissance la plus rapide et qui sont les plus performantes. »

La formation continue peut également favoriser la motivation et l'engagement des collaborateurs et c'est un moyen de développer de nouvelles compétences.

La mise en place de stratégies de fidélisation est essentielle car l'effectif d'une entreprise peut s'avérer être le vivier de talents idéal en période de forte croissance. La gestion des performances est un secteur qui peut contribuer à améliorer la fidélisation, surtout si on ne parle pas d'un événement unique ayant lieu une fois par an mais d'un processus continu qui responsabilise les collaborateurs.

Selon le rapport « Help Wanted », les ETI ayant une excellente gestion des performances « ont tendance à avoir des dirigeants qui croient en la démarche et la traitent comme faisant partie intégrante de chaque journée de travail. » Elles ne se basent pas seulement sur des évaluations formelles de la performance mais créent plutôt un processus où un feedback informel arrive en continu.

La formation continue peut également favoriser la motivation et l'engagement des collaborateurs et c'est un moyen de développer de nouvelles compétences à mesure que l'organisation évolue. Les organisations de taille intermédiaire auraient aussi tout intérêt à coopérer plus étroitement avec des viviers de talents extérieurs. Le rapport « Help Wanted » présente notamment des propositions visant à établir des relations avec des professeurs des universités locales afin de faciliter la mise en relation des entreprises avec des candidats prometteurs ou à offrir des stages d'été aux étudiants en dernière année de lycée ou d'études supérieures.

La technologie comme alliée

Le développement de processus de planification et de gestion des talents plus formels peut sembler hors de portée pour de nombreuses ETI. Beaucoup travaillent avec plusieurs applications obsolètes pour gérer les RH, les talents, les avantages sociaux, la paie et le recrutement, ce qui demande beaucoup de temps et de ressources mais ne fournit pas la base et les fonctionnalités nécessaires pour améliorer l'efficacité des pratiques de gestion des talents.

En Asie, il existe également des similitudes fondamentales entre les grands défis auxquels sont confrontées les ETI de la région, notamment en ce qui concerne l'accès au financement, à la technologie, aux ressources humaines, aux informations sur le marché et, surtout, la capacité d'adaptation aux opportunités et aux menaces liées à la mondialisation.

Toutefois, les progrès technologiques permettent désormais aux ETI de développer plus facilement des fonctionnalités de gestion des talents plus élaborées. Les systèmes Cloud qui réunissent la gestion du capital humain, la gestion des talents, le recrutement et la formation dans un seul système permettent aux entreprises de rationaliser ces processus et de réduire le temps passé à travailler manuellement dans les différents systèmes.

Avoir une source de donnée unique pour gérer toutes ces fonctions offre également une meilleure visibilité sur l'ensemble des coûts et des performances du personnel. A mesure que les ETI grandissent et se développent, elles peuvent répondre aux questions suivantes : Mes meilleurs talents travaillent-ils sur mes projets les plus stratégiques ? Où puis-je trouver les meilleurs talents ? Quels sont les collaborateurs les plus susceptibles de partir ? Quelles sont les manques au niveau du leadership ? Quels talents génèrent le plus de chiffre d'affaires ?

« Les ETI devraient se poser la question suivante :les systèmes et structures en place sont-ils capables d'accompagner notre développement ? »

—Thomas Stewart, NCMM

Unibail-Rodamco, première société européenne d'immobilier commercial cotée en bourse, a choisi de migrer ses opérations RH vers le Cloud pour consolider sa présence dans 12 pays et stimuler sa croissance future.

« A l'heure où nous préparons l'avenir, il nous paraît essentiel d'adopter un système de gestion des ressources humaines capable de soutenir notre croissance et notre évolution rapides tout en nous donnant une plus grande visibilité sur nos effectifs dans le monde entier », déclare Sylvain Montcouquiol, Chief Human Resources Officer chez Unibail-Rodamco.

Conclusion

Les ETI répondent à un besoin majeur dans l'économie mondiale en favorisant l'emploi, l'innovation et la croissance. Même si ce groupe est confronté à des défis inédits, les progrès technologiques et l'évolution des approches en matière d'efficacité opérationnelle, de planification et de gestion des talents vont aider votre organisation à les relever brillamment. L'avenir est radieux grâce à un meilleur accompagnement et des outils qui vont vous aider à vous développer et à consolider votre succès.