30 août 2018 par Christy Sasser sur la Gestion financière

Les 3 principaux défis des entreprises internationales

La gestion d'une organisation internationale est de plus en plus complexe. Les entreprises sont constamment soumises à des changements, qu'il s'agisse du renforcement de l'activité économique sur des marchés émergents, de la montée du nationalisme économique, de l'augmentation du nombre de règlementations telles que la réforme fiscale aux Etats-Unis et le nouveau Règlement général sur la protection des données (RGPD). A cela s'ajoutent la menace grandissante de la cybercriminalité et les risques d'atteinte aux données personnelles, la concurrence acharnée pour le recrutement des talents et le rythme effréné de l'innovation technologique.

Cette évolution crée des problèmes structurels majeurs chez les entreprises internationales, notamment lorsqu'elles s'implantent sur de nouveaux marchés.On identifie généralement 3 types de problèmes :

Problème n° 1 : Difficultés d'analyse et de reporting sur la performance

A mesure qu'une entreprise pénètre de nouveaux marchés et développe de nouvelles lignes de produits, l'évaluation et le reporting de la performance perdent en cohérence, ce qui fragilise la prise de décision des dirigeants. Voici pourquoi : une entreprise qui vend les mêmes produits et services dans plusieurs pays utilise souvent des systèmes financiers différents et applique des définitions de données différentes aux activités dans chaque région. Par conséquent, chaque site risque d'avoir une interprétation et un reporting de la performance pour les mêmes lignes de produits et services différents de ceux préconisés par le siège social. Cela peut produire des analyses incorrectes et affecter la prise de décision. Par exemple, certaines activités d'une entreprise peuvent apparaître plus rentables que ce qu'elles sont réellement.

Problème n° 2 : Contrôle financier insuffisant

Les entreprises internationales doivent également maintenir un certain niveau de contrôle financier sur leurs opérations, notamment lorsqu'elles pénètrent des marchés plus petits ou émergents. De nombreuses organisations ne disposent pas de processus standardisés avec des contrôles chargés de garantir la conformité sur tous les sites, tel que l'obligation de partenariat avec des fournisseurs locaux ou le nombre de comptes bancaires qu'une antenne locale peut détenir. En l'absence de processus, il est difficile de comprendre et de suivre l'état des immobilisations, ce qui accroît le risque d'opérations frauduleuses. Pourtant, même si des contrôles existent, ils sont souvent manuels et limités à un seul pays, et par conséquent difficilement accessibles ou contrôlables depuis les sites situés à l'étranger.

Problème n° 3 : Garantir la conformité locale

Jongler entre les lois et réglementations locales et régionales, concernant notamment la conformité fiscale, les lois sur la protection des données, les lois anti-blanchiment, la paie et la comptabilité, peut être un vrai casse-tête pour les entreprises internationales. Les besoins propres à chaque site peuvent être trop spécifiques pour une gestion centralisée, si bien que certaines entreprises internationales préfèrent demander à leurs sites à l'étranger de satisfaire aux conditions de reporting du siège et, dans le même temps, de confier les questions de réglementation locale à des cabinets comptables locaux.D'autres finissent par monter des équipes finance locales dans chaque pays mais cela ne fait que générer plus de confusion et d'inefficacité.

Les failles du socle technologique

L'une des principales causes de ces problèmes structurels concerne l'absence de communication entre les systèmes de gestion de l'entreprise, notamment les fonctions finance. Avec un environnement métier de plus en plus complexe, les systèmes ERP traditionnels ne sont plus adaptés.

Les entreprises en pleine croissance avaient pour habitude de déployer un système ERP traditionnel au siège et des systèmes de comptabilité correspondant à la région ou au pays d'activité, principalement en raison des coûts élevés associés au déploiement de solutions traditionnelles pour des sites plus petits. Ainsi, de nombreuses entreprises doivent aujourd'hui compter sur un assemblage de divers systèmes financiers (différentes marques et versions sur diverses plateformes) déployés par plusieurs intégrateurs de systèmes.

Chacun de ces systèmes possède ses propres processus, modèle de sécurité et version des données, si bien qu'ils sont rarement complets ou synchronisés les uns avec les autres. Cette situation crée d'importantes difficultés quant à la collecte, au rapprochement et à la consolidation des données, ce qui complique la compréhension de la situation des sites dans le monde, loin des auditeurs et des contrôleurs de l'entreprise.

Pour de nombreuses entreprises, le cœur du problème se résume souvent à l'absence d'une seule source de vérité pour leurs données.

Dans le même temps, les systèmes ERP traditionnels sont généralement dotés d'architectures rigides. Lorsque des processus de gestion conçus pour un environnement de siège social sont utilisés pour une entité régionale ou locale plus petite, les particularités souvent complexes du site peuvent difficilement être expliquées ou ignorées quand il s'agit d'une poignée d'utilisateurs système.

Grâce aux innovations des systèmes financiers, les entreprises internationales peuvent gérer ces problèmes en appliquant les trois concepts suivants :

Une seule base de données

Pour les entreprises, les données sont parmi les ressources les plus précieuses. Avec une utilisation efficace de leurs données, elles peuvent accéder à des informations plus précises sur la situation de l'entreprise, améliorer la prise de décision et optimiser la planification et les prévisions pour in fine gagner en performance.

Pour de nombreuses entreprises, le cœur du problème se résume souvent à l'absence d'une base unique pour leurs données. Il est difficile de prendre le pouls d'une entreprise internationale dont les données sont gérées par 20 ou 30 systèmes financiers. L'analyse et le reporting des résultats sont laborieux et chronophages, si bien que les informations finissent par être obsolètes et potentiellement erronées.

Grâce aux innovations des systèmes financiers sur les dix dernières années (technologie Cloud et In-Memory), ce problème a été résolu. Ces systèmes Cloud réunissent la gestion et l'analyse financières dans ce problème a été résolu un seul système déployé à l'international, créant ainsi une seule source de vérité pour le traitement et l'analyse des données. Les données étant stockées en mémoire, les organisations ont accès aux informations de l'entreprise en temps réel et peuvent consulter les résultats consolidés à tout moment.

Avec des entreprises qui cherchent à enrichir leurs analyses, il est d'autant plus important de s'appuyer sur un seul système de données déployé à l'international. Elles ont besoin d'un socle qui leur permette d'intégrer les données financières et non financières et d'appliquer des fonctionnalités de sciences des données et de machine learning pour générer des données plus sophistiquées, comme des analyses prédictives et prescriptives.

Standardiser à l'international, configurer en local

Pour une entreprise internationale, la stratégie idéale consiste à opérer au niveau mondial et à gérer en local. Mais les systèmes ERP traditionnels ne permettent pas cette flexibilité. Avec un système financier Cloud, cet équilibre est rendu possible grâce au workflow directement intégré au système. Ainsi, les entreprises peuvent standardiser les processus au niveau mondial et permettre à chaque site de créer et de modifier les processus et l'acheminement des rôles si nécessaire.

Par exemple, les processus comprenant des niveaux d'approbation délégués, tels que les approbations d'écritures comptables ou de factures fournisseurs, peuvent être standardisés au niveau mondial tout en étant configurables dans chaque pays où les configurations internationales du siège peuvent être incompatibles avec la taille de l'antenne locale. L'entreprise y gagne en efficacité et en contrôle tout en bénéficiant d'une meilleure adhésion au niveau local.

Approche préventive du contrôle et de la conformité

Pour garantir un certain niveau de conformité dans les entreprises internationales, des contrôles sont nécessaires dans tous les sites et groupes. Sans contrôles, une entreprise s'expose davantage au risque d'opérations frauduleuses avec pour conséquence beaucoup de temps et de ressources consacrés à chercher la cause d'un problème dès qu'il survient. Les systèmes financiers Cloud privilégient une approche préventive de la conformité en intégrant la gouvernance et le contrôle dans le système.

Avec un workflow intégré, toutes les opérations sont modélisées, régies et automatiquement documentées au même endroit. Aucune opération n'est exécutée dans le système sans être d'abord modélisée dans le workflow, ce qui permet aux entreprises d'appliquer des contrôles à tous les processus et toutes les activités. Par exemple, une entreprise peut définir un contrôle qui n'autorise pas le paiement d'une prime à un salarié tant qu'elle n'a pas été approuvée à un certain niveau hiérarchique.

Lorsque les transactions peuvent toutes être auditées dans un même système déployé à l'international, les auditeurs peuvent y accéder de n'importe où, ce qui réduit considérablement la complexité, le temps et le coût des audits réalisés.

Dans les systèmes ERP traditionnels, la mise en place de contrôles efficaces est un réel problème car leurs contrôles internes de la conformité et leurs fonctionnalités d’audit correspondent à des solutions distinctes du système financier, ce qui constitue un risque d’erreurs majeur. Avec des sites à l'étranger dotés de multiples systèmes sans connexion les uns aux autres, il est plus difficile et onéreux pour l’entreprise de réaliser des audits à l’échelle internationale car les auditeurs doivent se rendre sur chaque site pour contrôler les données.Lorsque les transactions peuvent toutes être auditées dans un même système déployé à l'international, les auditeurs peuvent y accéder de n'importe où, ce qui réduit considérablement la complexité, le temps et le coût des audits réalisés au niveau mondial.

Les systèmes financiers Cloud sont également dotés de fonctionnalités de conformité aux nouvelles réglementations et normes dès leur entrée en vigueur, ce qui réduit considérablement le temps, le coût et les ressources généralement engagés pour garantir la conformité avec les systèmes traditionnels. Par exemple, si un pays modifie les taux d'imposition, les équipes finance peuvent elles-mêmes créer ces nouvelles valeurs dans le système, sans avoir à demander à l'éditeur de la solution de le faire pour elles.

Préparer l'avenir

L'environnement économique va continuer à se complexifier. Les entreprises internationales ont l'occasion de s'attaquer à ces problèmes structurels et d'établir une base solide qui leur permettra d'améliorer leur utilisation des données, la prise de décision et la planification.