Roche et Workday : derrière la transformation RH, une science fascinante

Cette parole d'expert, écrit par Steve Dunne, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday. Il nous a paru intéressant d'en partager la traduction.

Roche , dont le siège social se trouve à Bâle, en Suisse, est une entreprise de santé et de diagnostic dont l'objectif principal est de faire progresser la science pour améliorer la vie des patients. Le groupe Roche est présent dans plus de 100 pays et emploie plus de 94 000 personnes dans le monde. Avec un environnement en constante évolution qui exige des systèmes et processus flexibles, les dirigeants de l'entreprise ont décidé de mener à bien une transformation radicale de leurs RH. Margaret Greenleaf, Head of Group HR Strategic Initiatives, a donc pris un moment pour évoquer le projet et les futurs plans de gestion RH du groupe.

Roche est une multinationale importante. Pouvez-vous nous donner une idée de la façon dont l'entreprise fonctionne et comment gérer un paysage RH aussi complexe ?

Nos collaborateurs sont répartis aux 4 coins du globe, au sein de filiales de taille différente selon les régions. Auparavant, nous opérions de manière centralisée le calendrier et les directives de nos processus RH à l'international. Nous avions ainsi pour habitude d'envoyer des conseils aux affiliés pour leur indiquer quand appliquer les procédures et dans quel système saisir les données préalablement récupérées. Nous nous sommes rendu compte que cette façon de faire ne responsabilise pas les dirigeants et ne permet pas de prendre en compte la diversité des besoins et des exigences de Roche. Notre objectif : aider nos managers et dirigeants à décider des domaines importants et des aspects sur lesquels ils doivent se concentrer pour amorcer un changement dans notre approche RH.

A quels problématiques quotidiennes Roche devait-elle faire face dans ses procédures RH ?

Je pense que ces challenges sont communs à la plupart des entreprises. Il s'agit notamment d'obtenir des données complètes et exactes provenant des systèmes traditionnels en peu de temps, de réfléchir à la façon dont nous partageons l'information auprès d'équipes réparties sur plusieurs sites, de comprendre le rôle que jouent les RH dans la transformation de la culture, de comprendre les attentes et de renforcer la responsabilisation des RH et de nos managers. Cela passe également par une anticipation et une adoption du changement, élément de plus en plus important.

Pouvez-vous nous parler de la décision de transformer vos processus RH ? Quel impact cela a-t-il eu sur les équipes et la structure informatique de votre entreprise ?

Nous avons pris la décision de transformer nos processus RH en pratiques de gestion des ressources humaines axées sur l'entreprise. Nous avions également l'idée de concevoir un outil RH informatique adapté selon les méthodes de travail de nos collaborateurs. Nous voulions donc un système facile à utiliser, intuitif, mobile, basé dans le Cloud et capable de fournir des informations analytiques , favorisant constamment la simplification. En plus de ces exigences, il fallait également s'assurer du respect de nos nouvelles pratiques en matière de ressources humaines.

« Workday n'est pas uniquement un outil de déploiement de système : c'est le catalyseur de notre transformation culturelle. »

Vous avez choisi Workday pour mettre en œuvre des processus RH à l'international. Comment s'est déroulé le déploiement et comment s'est-il intégré à votre infrastructure informatique ?

Le déploiement a couvert tous les processus RH dans le monde, y compris la rémunération, le recrutement, la gestion des talents et leurs performances, le reporting et la conversion des données, ainsi que les événements du cycle de vie des employés. Dans le cadre de notre environnement informatique, nous avons exigé la mise en œuvre d'un middleware et l'intégration aux systèmes existants. A court terme, nous avions également besoin de la maintenance des données pour prendre en charge la paie locale, la gestion du temps et les avantages sociaux sur nos sites plus importants.

Vous dites qu'il ne s'agit pas d'un projet de déploiement des RH, mais d'une réponse à un besoin opérationnel. Pouvez-vous nous en dire plus et nous expliquer comment Workday s'inscrit dans cette perspective ?

Workday n'est pas uniquement un outil de déploiement : c'est le catalyseur de notre transformation culturelle. Nous abordons notre approche différemment en impliquant les différents acteurs de l'entreprise dans toutes les étapes du projet, y compris l'identification des besoins et la conception des processus, ainsi que le déploiement du système. Il ne s'agit pas que d'un projet de déploiement d'un système de ressources humaines : c'est une initiative commune à tous. Le remaniement du processus et la configuration de Workday ont été la réponse à nos besoins opérationnels, à la capacité souhaitée pour chercher à transformer la communication et le lien de subordination entre dirigeants, managers et employés. L'arrivée de Workday s'est faite vers la fin de ce processus de transformation.

En quelle mesure le déploiement de Workday a-t-il été une réussite pour vous, et quels sont ses avantages ?

Nous en sommes maintenant aux premières étapes du déploiement, là où il est encore possible de simplifier les processus, de modifier les comportements et de favoriser l'adoption. Nous constatons qu'il est avantageux pour les employés d'avoir la capacité de piloter leur développement professionnel de façons différents, grâce à des connexions et une plus grande transparence dans Workday. De plus, à mesure que les données sont intégrées à notre système, nous prévoyons que les managers et la fonction RH seront en mesure d'accroître leur niveau d'indépendance grâce à des tableaux de bord ayant davantage accès aux données et à leur gestion en temps réel. Nous attendons également avec impatience notre première série d'entretiens d'évaluation dans Workday.

Quels conseils donneriez-vous à d'autres dirigeants d'entreprise qui envisagent d'intégrer leurs processus RH dans le Cloud ?

Evaluez, appréciez et explorez Workday autant que possible avant d'entamer votre transformation.

Faites également le point pour savoir si votre fonction RH est prête. Plus celle-ci est impliquée tôt, plus elle pourra se familiariser avec le système et comprendre les nouvelles méthodes de travail. Si le déploiement est mondial, il est absolument essentiel d'avoir une représentation locale sur site. Je dirais qu'il est important de passer du temps à veiller à ce que les principes de conception sont compris et approuvés par tous les intervenants clés. A long terme, c'est l'ensemble du cycle d'approbation et de prise de décision qui s'en trouvera facilité. Enfin, faites preuve d'agilité et soyez ouvert au changement, et veillez à définir des attentes claires pour l'ensemble de votre entreprise.