Agilité
eaméliorée chez Pioneer Energy Services grâce à Workday
Fondée en 1968, l'entreprise Pioneer Energy Services fournit des services de forage sous contrat et de production à des sociétés d'exploration et de production de pétrole et de gaz. L'organisation fournit quatre catégories de service : le forage, la construction de conduits, l'entretien de puits et des services de tubage enroulé.
Dès que le système RH hérité de Pioneer n'a plus pu répondre aux besoins de l'entreprise, celle-ci l'a remplacé par Workday Human Capital Management, notamment Workday Payroll et Workday Benefits. Nous nous sommes entretenus avec Bill Schneider, Vice Président en charge des technologies de l’information, et Jody Joles, gestionnaire des systèmes d'information des ressources humaines (SIRH) chez Pioneer Energy Services, pour en savoir plus sur la transformation de leurs processus RH et de paie en vue d'une agilité améliorée et d'une plus grande autonomie des collaborateurs.
Qu'est-ce qui vous a poussé à envisager un nouveau système ?
Bill Scneider
Bill Schneider : Auparavant, nous utilisions un système traditionnel pour lequel neuf solutions isolées supplémentaires pouvaient être requises pour disposer d'une fonctionnalité comparable à celle de la plateforme Workday. Ce système n'était plus en mesure de répondre à nos besoins ou de soutenir la future croissance de notre entreprise et son obsolescence était devenue une évidence. Par ailleurs, il exigeait une charge de travail manuel considérable, et ne fournissait pas de self-service employé ni d'automatisation des processus de gestion. Il ne prenait pas non plus en charge notre volume de transactions, ce qui engendrait de nombreuses inefficacités opérationnelles.
De fortes contraintes de système empêchaient nos équipes de travailler efficacement et de concert les unes avec les autres. Pour le traitement hebdomadaire de la paie par exemple, l'équipe RH était tenue de se déconnecter du système pour que le traitement de plusieurs heures puisse être achevé. En plus de cela, les performances de l'ensemble du système étaient considérablement affectées lors de la production du reporting. En tant qu'entreprise de taille moyenne en pleine croissance, nous avons réalisé qu'une approche plus pérenne était requise concernant la gestion de ces processus critiques.
Jody Joules
Jody Joles : Puisque nos autres collaborateurs n'avaient pas accès au système, ils disposaient d'une visibilité limitée sur leurs propres données et s'appuyaient sur les documents à leur disposition pour obtenir des réponses à des questions importantes ou pour modifier leurs informations personnelles. Les seules informations auxquelles ils avaient accès étaient imprimées sur le bulletin de salaire papier ou le chèque envoyé par courrier toutes les deux semaines.
Nous avons choisi Workday et pouvons à présent simplifier nos processus RH et de paie et permettre à nos employés d'être plus autonomes. Et puisque la sécurité est intégrée au cœur de l'application dans le Cloud, le nouveau système est plus sécurisé et plus transparent que le précédent système sur site en matière d'audit et de maintenance.
En quelle mesure Workday a-t-il transformé votre entreprise ?
Jody Joles : Grâce à Workday, nous sommes à présent en mesure de rationaliser les processus de gestion dans tous nos secteurs d'activité. Toutefois, nous avons toujours la possibilité de les configurer de manière personnalisée, si nécessaire.
De plus, tous nos processus papier ont été automatisés dans Workday. Notre entreprise a réussi à économiser 40 000 euros simplement en passant aux bulletins de salaire dématérialisés, et nous avons réduit le volume de notre livret d'accueil des nouveaux employés de plus de 50 pages initialement à seulement cinq à présent. Les processus auparavant papier comme les inscriptions aux avantages sociaux, les changements de poste et les approbations des gestionnaires sont à présent tous numériques. Alors que seuls 40 % de nos collaborateurs disposent d'un ordinateur portable de travail, tous peuvent accéder à Workday depuis leur périphérique mobile ou leur ordinateur personnel. En effet, 84 % de nos employés utilisent Workday depuis un périphérique mobile pour accéder à leurs bulletins de paie et mettre à jour leurs informations.
Ils bénéficient également à présent d'une meilleure visibilité sur le traitement de la paie, ce qui est essentiel si l'on considère que notre structure de rémunération se compose de différents taux de rémunération par poste qui varient en fonction des compétences requises et du lieu de travail.
« Workday nous a permis d'automatiser nos tableaux complexes de taux de rémunération. »
Pouvez-vous m'en dire plus sur la transformation du traitement de la paie grâce à Workday ?
Jody Joles : Auparavant, notre équipe responsable de la paie devait accéder au système chaque semaine pour mettre à jour manuellement le taux de rémunération d'un collaborateur en fonction des informations inscrites sur sa feuille de temps. De plus, elle devait utiliser des feuilles de calcul Excel pour traiter les taux de prime Fair Labor Standards Act (FLSA) et les calculs rétroactifs liés au temps perdu ou au temps rémunéré de manière erronée, puis les entrer dans le système. Notre équipe en charge de la paie devait également entrer manuellement tous les arrêts de travail reçus par e-mail, calculer le revenu disponible et déterminer les priorités et les réglementations applicables.
Workday nous a permis d'automatiser nos tableaux complexes de taux de rémunération. Nous disposons d'un tableau de référence qui attribue le taux de rémunération en évaluant le taux de base, l'emplacement et le poste du collaborateur pendant les heures de travail. Cela garantit également que le collaborateur paie les taxes appropriées associées à son lieu de travail et à son état de résidence. De plus, Workday prend en charge le calcul automatique des taux de prime FLSA qui comprend le recalcul des taux des heures supplémentaires pour un bonus payé sur une période déterminée et les calculs rétroactifs automatiques pour le temps perdu ou rémunéré de manière erronée. Lorsque l'équipe responsable de la paie ajoute une ligne dans le système de paie actuel pour le nombre d'heures perdues et le jour travaillé, le système revient sur la période précédente et la recalcule pour déterminer le montant dû au collaborateur.
Cerise sur le gâteau, le personnel RH peut continuer à traiter les changements pendant les calculs du système de paie. A chaque fois que le système de paie procède à un recalcul, les changements sont inclus dans le cycle de traitement en cours, ce qui limite les besoins en contrôles manuels et les paiements incorrects dus à des changements ou des approbations de dernière minute.
Comment Workday a-t-il rendu plus autonomes vos responsables RH, informatiques et vos managers ?
Jody Joles : L'une des plus importantes améliorations au sein de notre entreprise a été l'aptitude à apprendre et à progresser grâce à Workday. Notre personnel a maintenant accès à un système lui permettant de collaborer avec tous les salariés locaux et distants et de travailler de manière beaucoup plus efficace. Nos collaborateurs sont en mesure de s'adapter aux changements constants associés à une entreprise dynamique.
Et ils sont autonomes. Nous n'avons pas besoin d'engager un consultant pour s'en charger ni de disposer d'une vaste équipe de développeurs. J'ai de l'expérience fonctionnelle sur les ressources humaines et en systèmes de paie, et j'ai acquis toutes mes connaissances techniques sur Workday grâce à l'utilisation du système et aux formations Workday. En tirant parti de la formation Workday HCM, Workday Payroll et Workday Benefits, ainsi que de l'apprentissage pratique au cours de la configuration initiale des systèmes par notre partenaire d'implémentation Collaborative Solutions, j'ai pu gérer efficacement la plateforme et implémenter des configurations supplémentaires pour compléter la mise en œuvre initiale.
« Nous disposons d'un système que nous pouvons configurer pour répondre à nos besoins, même ceux en constante évolution. »
Le modèle ouvert de configuration de Workday nous donne la visibilité nécessaire pour modifier notre configuration si nous souhaitons ajouter de nouvelles structures ou codes de rémunération, personnaliser les avantages qui peuvent être souscrits ou créer des processus de gestion adaptés à notre culture et à notre façon de travailler. Nous ne sommes pas contraints de modifier nos processus de gestion pour qu’ils s’adaptent à une solution tout faite. Grâce à Workday, nous disposons d'un système que nous pouvons configurer pour répondre à nos besoins, même ceux en constante évolution.
Cette parole d'expert, écrite par les rédacteurs de Workday, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday.