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Finance et bases technologiques : faire de la planification collaborative et continue une réalité

Dans le livre Future Ready, Steve Morlidge et Steve Player, deux célèbres experts en prévisions financières, comparent les prévisions d'activité à une traversée en mer : « Il est logique de planifier votre voyage avant de partir, mais souvent, les aléas de la météo ou des marées rendent vite le plan initial obsolète. »

Le rythme du changement est de plus en plus rapide. Pour rester compétitives, les entreprises doivent s'adapter en permanence et agir vite. Pour y arriver, il est essentiel d'avoir des outils technologiques appropriés qui permettent la planification collaborative et continue. Traditionnellement, la planification avait pour but de définir des objectifs ou des budgets pour mesurer les performances, en comparant les chiffres réels aux prévisions. Mais aujourd'hui, elle est bien plus complexe. Une planification efficace peut permettre d'atteindre les résultats et de réduire les risques de mauvaises performances. Qu'il s'agisse de modéliser des opportunités potentielles, comme les fusions et acquisitions, ou d'identifier des risques potentiels et des menaces concurrentielles, une planification efficace peut changer la donne.

Comment les entreprises peuvent-elles y parvenir ? Premièrement, elles doivent disposer d'un accès immédiat et fiable aux données d'entreprise (données RH, financières et opérationnelles) et les utiliser pour définir en permanence les plans d'activités. Tout est question de vitesse et de précision, car les mesures prises trop tard ou mal appliquées sont inefficaces.

Deuxièmement, la collaboration avec les acteurs impliqués dans l'entreprise est essentielle pour surveiller les progrès par rapport au plan. La planification est, par définition, un processus itératif qui nécessite l'implication de plusieurs équipes chargées d'atteindre leurs propres objectifs financiers. Les faire participer à la planification dès le début et régulièrement permet d'améliorer l'appropriation individuelle des résultats.

C'est ce que beaucoup appellent la planification continue. Mais mettre en œuvre ce modèle est plus facile à dire qu'à faire, surtout quand on ne dispose pas des technologies et des processus appropriés, et de l'accès aux données. Les équipes financières se retrouvent souvent coincées dans des tâches administratives, comme la collecte et le rapprochement manuels des données, sacrifiant un temps précieux qu'elles pourraient consacrer à l'essentiel : analyser les données pour soutenir la prise de décisions stratégiques. Sans un accès immédiat à des données fiables et en temps réel, il est impossible de s'adapter aux changements et aux opportunités lorsqu'elles se présentent.


Un système de planification continue pour de meilleurs résultats


Lorsque nous avons décidé de créer Workday Planning, nous voulions nous attaquer de front à ces problèmes et offrir aux entreprises la flexibilité, la vitesse et les données qui leur permettraient d'obtenir les résultats souhaités. Avoir les bonnes bases technologiques est essentiel et nous a permis d'offrir quelque chose d'unique : la possibilité de gérer les transactions et la planification dans un seul système.
Avec ces bases, le service financier peut également collaborer de manière efficace avec les acteurs impliqués dans toute l'entreprise. Toutes les personnes qui participent à la planification et à la prise de décision ont accès aux mêmes données, à jour, dans un seul espace, avec des tableaux de bord qui affichent les performances réelles (revenus, dépenses, embauches et marges) par rapport au plan qu'elles s'efforcent d'élaborer. Grâce à ce système, qui permet d'éliminer les obstacles à la contribution ou à la mise en œuvre d'un plan, il est possible de se concentrer sur la stratégie et la prise de décisions.
Il y a d'autres applications de gestion sur le marché qui prétendent soutenir la planification continue, mais toutes présentent le même défaut fondamental : la planification est séparée du système de gestion des transactions. Cette séparation signifie que le service financier devra toujours travailler sur plusieurs systèmes, ce qui entraîne justement les problèmes dont les entreprises essayent de se défaire : les données obsolètes, les difficultés à accéder aux informations et les risques de sécurité. Des difficultés qui empêchent les entreprises d'utiliser la planification pour renforcer leur avantage concurrentiel et assurer leur avenir.

Pour l'avenir, Workday répond également au besoin de collecter davantage de données non financières, notamment des informations propres au secteur, dans le processus de planification et de prévision. Dans mon précédent article de blog de la série « Finance et bases technologiques », j'ai parlé de Workday Prism Analytics et de la capacité à combiner et à analyser les données de Workday et d'autres données pour des analyses RH, financières et opérationnelles plus poussées. C'est encore plus important lors des prévisions et de la planification pour l'avenir. Je partagerai plus d'informations sur ce sujet prochainement.

Dans mon prochain article de blog dans cette série, j'étudierai plus en détail la façon dont la finance peut aider les entreprises à se préparer et à s'adapter à différents types de changement (fusions et acquisitions, nouvelles réglementations et introductions en bourse…). J'expliquerai également pourquoi les bases technologiques d'un système financier influencent la rapidité et l'efficacité avec lesquelles elles y parviennent.

(Lisez nos quatre premiers articles de blog de cette série : « Finance et bases technologiques : Comprendre les concepts technologiques d'entreprise, 1re partie », « Finance et bases technologiques : Comprendre les concepts technologiques d'entreprise, 2e partie », « Finance et bases technologiques : Consolidation en temps réel et réduction du cycle de clôture financière », et « Finance et bases technologiques : Les indispensables pour une vision stratégique à fort impact »)

Cette parole d'expert, écrite par Betsy Bland, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday.