Comment CustomInk a amélioré ses processus et stimulé sa croissance avec Workday

Kaylan McDuff est contrôleur de gestion, en charge des filiales chez CustomInk, qui propose à ses clients la possibilité de concevoir leurs propres t-shirts, casquettes, bouteilles d'eau et bien plus encore. Basée en Virginie du Nord, la société compte 1 600 collaborateurs dans le monde entier et offre ses produits en ligne et par l'intermédiaire d’un nouveau réseau de magasins aux États-Unis. CustomInk est régulièrement reconnue pour la qualité de son environnement de travail.

Kaylan-McDuff.

En 2012, CustomInk comptait 800 collaborateurs et connaissait une croissance rapide. La société s'est rendu compte qu'elle ne pouvait pas soutenir ses projets de croissance avec les systèmes qu'elle utilisait et a donc déployé Workday Financial Management et Workday Human Capital Management.

Dans cet entretien, M. McDuff explique comment Workday a contribué à rationaliser les processus de gestion et à atteindre une plus grande efficacité financière, tout en soutenant la capacité de CustomInk à acquérir rapidement de nouvelles entreprises et à satisfaire les exigences réglementaires et de conformité en constante évolution.

En tant que PME, quels sont les besoins et les défis qui vous ont amené à choisir un nouveau système ?

Il y a cinq ans, nous utilisions une douzaine de systèmes différents pour la comptabilité et les RH et nous en étions arrivés à un point où ils ne répondaient plus à nos besoins. Les processus liés à la paie et la comptabilité fournisseurs demandaient beaucoup de temps et d'énergie à nos collaborateurs, au détriment des projets proposant davantage de valeur ajoutée.

En utilisant Workday, nous voulions nous débarrasser de ces systèmes devenus inefficaces et mettre en place un système répondant vraiment à nos besoins. Notre objectif était de simplifier tous les processus de gestion et nous y sommes effectivement parvenus.

« Avec Workday, nous avons pu automatiser et rationnaliser l'ensemble du processus comptable, éliminer le papier et réduire le temps passé dessus de trois jours à une heure. »

Comment les processus tels que le traitement de la paie et de la comptabilité fournisseurs ont-ils évolué avec Workday ?

Notre ancien système rendait la gestion de la paie vraiment compliquée. Nous devions lancer un traitement de paie chaque lundi matin et le transmettre le mercredi, en travaillant à chaque fois de façon très intensive. Notre équipe travaillait 12 heures par jour et je savais que nous finirions par perdre de bons éléments si nous ne trouvions pas de solution.

Le problème était que nos systèmes ne communiquaient pas entre eux et qu'une immense quantité de papiers était nécessaire au cours du processus. Cette façon de procéder présentait un risque important de manquer des éléments et de commettre des erreurs, de sorte que l’équipe financière devait prévoir des créneaux tous les matins dans leur agenda au cas où quelque chose tournerait mal.

Désormais, les équipes responsables de la paie et des finances ne perdent plus leur temps avec des tâches manuelles. Le fait d'avoir réuni la finance, les ressources humaines, le moteur de paie, la gestion des frais et la gestion des temps dans un système unifié a permis de rationnaliser nos processus : nous sommes désormais en mesure de procéder à l'établissement des paies en l'espace de trois heures au lieu de trois jours auparavant. Mieux encore, notre équipe est beaucoup plus enthousiaste et en mesure de se concentrer sur un travail plus stratégique et gratifiant.

« Nous sommes en mesure d'analyser nos résultats et nos frais pour comprendre les dépenses et les économies potentielles. »

La comptabilité fournisseurs a connu une transformation similaire. Avant Workday, notre comptable chargeait manuellement 1 000 factures par mois dans notre système et il lui fallait trois jours pour obtenir les approbations. Nous devions imprimer les factures et un coursier devait les remettre aux responsables des centres de coûts pour qu'ils les signent, les scannent à leur bureau et les chargent dans le système. Ensuite, nous devions les réimprimer et je devais parcourir chacune d'elles pour vérifier que toutes les signatures et tous les codes étaient corrects.

Avec Workday, nous avons pu automatiser et rationnaliser l'ensemble du processus comptable, éliminer toute la paperasse et réduire le temps passé, de trois jours à une heure.

Comment Workday a-t-elle contribué à la croissance de CustomInk par l'intermédiaire d'acquisitions ?

Workday nous a permis d'évoluer. Il nous aurait fallu plusieurs mois avec nos anciens systèmes pour intégrer une nouvelle entreprise. L'architecture de Workday nous a donné la flexibilité d'ajouter facilement une nouvelle société et de configurer les processus de gestion beaucoup plus vite.

Comment Workday a-t-elle influencé le processus de clôture financière ?

Lorsque j'ai commencé à travailler chez CustomInk en 2010, j'étais chargé de réduire le processus de clôture pour passer de 25/30 jours à 5/7 jours. J'ai réussi mais je savais que nous ne pouvions pas garder ce rythme avec nos systèmes existants et nos prévisions de croissance. Avec Workday, nous avons pu maintenir facilement le rythme de clôture à cinq jours. Nous travaillons actuellement sur l'automatisation de notre reporting financier et je pense que nous parviendrons à un délai de clôture de trois jours d'ici 6 mois.

De quelle façon votre équipe financière utilise-t-elle les indicateurs et analyses pour soutenir l'entreprise ?

Avec Workday, les Worktags et les fonctionnalités de reporting nous permettent d'accéder à des niveaux de détail inégalés en matière de comptabilité. Nous sommes en mesure d'analyser nos résultats et nos frais pour comprendre nos coûts et les économies potentielles. Avant d'utiliser Workday, lorsque nous souhaitions réaliser une analyse détaillée d'un compte, nous devions nous rendre dans la salle des archives et parcourir les factures et les dossiers. Désormais, il nous suffit d'exécuter un rapport pour identifier le centre de coûts à l'origine de la dépense.

Plus nous donnons d'informations à nos managers et plus ils nous en demandent, ce qui est une bonne chose pour nous. Pour notre prochaine étape avec Workday, nous devons réfléchir aux informations spécifiques que nos managers veulent et dont ils ont besoin, qu'il s'agisse des effectifs en temps réel ou des informations relatives aux notes de frais, puis leur fournir des tableaux de bord de gestion contenant ces données.

Quels sont les défis en matière de réglementation et de conformité qui accompagnent la croissance et comment Workday vous a-t-il aidé dans ce domaine ?

Au fur et à mesure que nous nous sommes établis sur de nouveaux marchés, Workday nous a libérés du poids des changements réglementaires tels que les changements de taux pour la paie. Workday a également facilité et accéléré de façon considérable notre audit financier de fin d'année. Auparavant, nous devions rédiger des notes de service détaillées décrivant les processus de gestion étape par étape à l'intention des auditeurs. Désormais, nous pouvons imprimer dans un résumé d'une page le workflow complet des processus de gestion. Ce résumé indique l'identité des personnes disposant des accès et les raisons associées, les modifications apportées, leur auteur et leur date. Workday nous a apporté une aide considérable en matière de contrôles et nous fait gagner un temps précieux.

En savoir plus sur la façon dont les PME tirent parti de Workday pour relever leurs défis et atteindre leurs objectifs.

Cette parole d'expert, écrite par les rédacteurs de Workday, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday.