La priorité N°1 du DAF d'aujourd'hui : avoir confiance en ses données

Cette parole d'expert, écrite par Robynne Sisco, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday. Il nous a paru intéressant d'en partager la traduction.

De nos jours, il est essentiel pour les organisations financières de pouvoir fournir des données et une vision stratégique qui permettent de prendre des décisions plus éclairées, de mieux gérer les risques et de planifier l'avenir. La masse de données disponibles n'a jamais été aussi importante et pourtant, beaucoup d'entreprises ne savent pas comment les exploiter de façon efficace. L'enjeu se résume souvent à un point fondamental : la capacité à se fier aux données.

Les directeurs financiers me parlent souvent de leurs problèmes liés aux données. Le scénario est toujours le même : les équipes Finance utilisent des données disparates provenant de différents systèmes. Elles passent donc la majeure partie de leur temps à rassembler et à rapprocher ces données, puis à les convertir dans un format exploitable par les autres services de l'entreprise. De ce fait, les données sont fournies bien trop tard pour faire une quelconque différence.

Ce problème a également été soulevé dans notre étude « La finance redéfinie » qui a permis d'évaluer le point de vue de plus de 670 DAF et cadres supérieurs de la finance à travers le monde. Cette étude a révélé que seulement 35 % des personnes interrogées utilisaient massivement des analyses avancées dans les domaines clés de la finance tels que la planification, l'élaboration des budgets et les prévisions. Quels sont les obstacles ? L'intégration des données financières et non financières constitue le principal obstacle au développement d'une vision stratégique basée sur les données, juste devant l'inefficacité des systèmes.

Les problèmes liés aux systèmes peuvent véritablement entraver l'utilisation efficace des données. J'ai pu le constater dans les entreprises dans lesquelles j'ai travaillé précédemment. Tous les mois, par exemple, le service Finance devait clôturer la période, accéder aux données, les rapprocher, les convertir au format approprié, puis les analyser. Lorsque nous fournissions les chiffres au reste de l'entreprise, il s'était déjà écoulé deux semaines depuis la fin de la période et il était donc trop tard pour agir. Ainsi, nous nous référions toujours à des données obsolètes alors que nous aurions pu les analyser au bon moment pour prendre une meilleure décision.

Une source de données unique

Je pense que l'une des priorités des DAF d'aujourd'hui, c'est d'avoir l'assurance que les chiffres utilisés par leurs équipes sont actuels et précis. Notre département financier utilise notre propre système, Workday, qui regroupe l'ensemble de nos données financières et RH. Nous disposons ainsi d'une version unique des chiffres, en temps réel, et c'est ce qui constitue la base de notre processus de prise de décision.

Pourquoi est-ce si important de disposer d'une source de données unique ? J'ai pu constater que cela avait un réel impact dans plusieurs domaines :

Responsabiliser les managers par l'accès aux données

Des données en temps réel et de haute qualité ainsi que des informations stratégiques sont directement partagées sur les ordinateurs portables, smartphones ou tablettes des managers. J'ai pu observer l'impact d'une telle approche sur leur façon de travailler et de prendre des décisions concernant leurs organisations et leurs équipes.

Le fait que tout le monde dispose des mêmes données transforme les échanges et la confiance que vous pouvez avoir dans vos décisions.

Notre équipe finance, par exemple, a créé dans le système, des tableaux de bord qui sont accessibles aux managers. Ces derniers peuvent, à tout moment, obtenir un aperçu de leur organisation et voir leurs budgets par rapport aux prévisions et aux montants réels concernant les effectifs et les coûts, puis prendre des décisions immédiates qui produiront des résultats sur la période en cours. Si les managers sont en retard sur leurs recrutements, ils peuvent réaffecter ces montants aux déplacements de leurs collaborateurs. Non seulement cela leur permet d'adopter une meilleure stratégie tout en poursuivant leurs objectifs mais ils deviennent également plus responsables et de meilleurs administrateurs financiers pour l'entreprise.

Analyses avancées

Les entreprises cherchent à approfondir leurs analyses en tirant profit de technologies telles que le machine learning et en apportant davantage de données opérationnelles ; de ce fait, il devient d'autant plus important de disposer d'une source unique de données.

Notre organisation financière a pu recueillir des informations plus détaillées avec des indicateurs tels que les coûts et la rentabilité en intégrant des données externes dans notre système comptable. Nous pouvons intégrer des données externes, comme le taux d'utilisation des data centers, qui nous permettent de comprendre notre rentabilité à un niveau très fin. Une meilleure compréhension de nos chiffres nous permettra de prendre de meilleures décisions concernant notre tarification et de mieux cibler les marchés à conquérir.

Des collaborations et des échanges plus fructueux

L'un des impacts majeurs d'avoir une source unique de données, c'est l'amélioration de la qualité des échanges entre la fonction Finance et les autres services de l'entreprise. En ce qui concerne la collaboration en interne, il arrive très souvent que la fonction Finance, les RH et d'autres managers se réunissent dans une pièce, chacun avec des données différentes, notamment celles concernant les effectifs et les postes. De ce fait, ils passent plus de temps à se demander lesquels de ces chiffres sont exacts plutôt qu'à chercher à comprendre ce qu'ils signifient. Le fait que tout le monde dispose des mêmes données modifie la teneur des échanges et la confiance que vous placez dans vos décisions.

Ces avancées technologiques permettent à la fonction Finance d'exploiter les données au-delà des simples chiffres financiers afin de créer plus de valeur pour l'entreprise. Pour y parvenir, il faut avant tout avoir confiance dans les données ; c'est ce qui vous permettra, à l'avenir, de tirer parti de toutes les possibilités des analyses avancées.