Relever les défis d'une entreprise internationale avec Workday : questions/réponses avec le VP of Finance Solutions chez Aon

Cette parole d'expert, écrite par les rédacteurs de Workday, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday. Il nous a paru intéressant d'en partager la traduction.

En gaélique, le mot Aon signifie « Unité », un nom approprié pour une entreprise qui s'est développée grâce à plus de 500 acquisitions pour devenir l'une des plus grandes entreprises de services dans le monde. Présente dans 120 pays avec plus de 50 000 collaborateurs, Aon est unie par son objectif le plus important : servir ses clients.

Au fur et à mesure que l'entreprise s'est développée dans le monde entier, sa gestion est devenue de plus en plus complexe. La cohabitation de systèmes non connectés les uns aux autres rendait difficile - et coûteux - la visibilité globale sur l'organisation et l'intégration rapide des acquisitions. Les problèmes de plus en plus nombreux ont conduit Aon à prendre une grande décision : le temps était venu de procéder à un changement de technologie à l'échelle mondiale.

« Nos anciens systèmes de finance et de RH ne pouvaient pas prendre en charge l'évolution rapide de nos activités internationales », déclare Jim Kendall, VP of Finance Solutions chez Aon. « Pour être leader dans notre secteur et offrir le meilleur service possible à nos clients, nous devons pouvoir nous appuyer sur de bonnes bases technologiques : des systèmes qui soutiennent notre croissance et donnent à nos collaborateurs les outils et les capacités dont ils ont besoin pour réussir dans leur mission. »

Aon a choisi Workday pour se doter d'un seul système unifié à l'international pour la finance et les RH. Nous nous sommes entretenus avec M. Kendall pour mieux comprendre les défis liés à une croissance internationale rapide, son point de vue sur le risque potentiel lié au Cloud et les répercussions les plus importantes qu'il a constatées sur l'activité.

Qu'est-ce qui a motivé Aon à changer de technologie ?

Au fur et à mesure de notre croissance via des acquisitions, la diversité de nos systèmes et processus est devenue un véritable problème. Il était difficile pour nos dirigeants d'avoir une vision globale des effectifs et de nos résultats financiers : nous n'avions pas une seule source d'analyse pour la finance et les RH. Cela se traduisait également par un coût total de possession élevé.

La complexité croissante de l'entreprise rendait également difficile l'intégration de nouvelles sociétés dans l'organisation. Nous faisions plusieurs acquisitions par an et l'intégration des nouvelles entités pouvait s'avérer difficile.

Un changement s'imposait et nous avons décidé d'opter pour un modèle opérationnel unique au niveau mondial pour la finance et les RH sur le Cloud.

Jim Kendall

En tant qu'entreprise qui aide d'autres organisations à comprendre et à gérer les risques, comment Aon voyait-elle le transfert de la finance dans le Cloud du point de vue des risques ?

Je pense que le passage de la finance et des RH dans le Cloud devient inévitable pour des certaines d'entreprises, et qu'il peut être encore plus risqué de ne pas effectuer ce changement. Face aux inquiétudes de certains concernant le Cloud, j'aime bien poser la question suivante : « Pouvez-vous mieux gérer les risques qu'un fournisseur qui fait cela 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et dont c'est le cœur de métier ? ».

Pour Aon, le passage au Cloud a été l'occasion de simplifier les choses et de profiter des versions semestrielles qui nous permettent de rester en phase avec des évolutions technologiques. Transférer des données (de la finance aux RH via des entrepôts de données et autres « data centers » internationaux) présente aussi un risque considérable. Le fait de disposer d'un seul système Cloud pour la finance et les RH réduit considérablement ce risque.

Pourquoi Aon a choisi Workday ?

Nous avons formé un comité de pilotage composé de responsables des RH, de la finance, des achats, de l'informatique et de l'audit, pour discuter des avantages d'une plateforme partagée pour la finance et les RH plutôt que de continuer à utiliser la plateforme sur laquelle nous étions déjà et d'intégrer ces systèmes.

3 choses nous paraissaient très importantes : nous avions besoin d'un système qui nous permette d'avoir des contrôles fiables, dans le monde entier, de bonnes analyses avec la capacité d'agir sur les données et de réduire le coût de possession. Workday proposait tout cela.

En quoi le fait d'avoir un seul système international pour la finance et les RH a-t-il eu un impact sur l'entreprise ?

Workday a changé la donne pour nous de plusieurs façons. Tout d'abord, le fait d'avoir un seul système pour la finance et les RH a amélioré nos capacités d'analyse, avec la possibilité d'agir directement à partir des rapports. Nos collaborateurs dans le monde entier ont également accès à des données en temps réel qui leur permettent de mieux comprendre le fonctionnement de l'entreprise et l'impact de leurs actions sur la rentabilité et les dépenses. Nous pouvons nous pencher sur les écarts importants, en comprendre les causes et prendre des mesures dans un seul et même système.

« La relation a été différente de celle que nous avions avec nos fournisseurs précédents où l'on achetait le logiciel et où le fournisseur se désengageait ensuite. Pour la plupart d'entre nous qui travaillons dans le domaine depuis longtemps, le partenariat est un élément auquel nous accordons beaucoup d'importance ici. »

Nous sommes également en mesure d'intégrer les acquisitions plus rapidement. En tant qu'entreprise de services, les collaborateurs sont notre plus grand atout. Il est donc important que nos collaborateurs sentent qu'ils arrivent dans une entreprise qui va leur donner les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail. Lorsque nous accueillons et intégrons de nouvelles personnes, elles disposent automatiquement des outils RH et financiers dont elles ont besoin, notamment pour la gestion des frais de déplacement et la facturation.

Cela nous aide également à stimuler l'engagement de nos collaborateurs lorsque nous acquérons une entreprise : il y a beaucoup plus d'enthousiasme que pour l'adoption d'un ancien système ERP. Par le passé, un grand défi lors d'une acquisition consistait à déterminer où intégrer les personnes au sein de l'organisation. Le fait d'avoir une visibilité en temps réel sur l'organisation nous permet d'évaluer rapidement l'impact d'une acquisition et de déterminer où les personnes devraient se trouver.

La capacité d'intégrer plus rapidement les acquisitions a-t-elle contribué à réduire les risques ?

Oui. Le fait de pouvoir intégrer une entreprise plus rapidement permet de réduire le temps entre la conclusion de l'accord et le moment où les personnes sont opérationnelles, ce qui limite considérablement les risques et augmente les chances de réussite.

Un autre défi lié à une croissance internationale rapide consiste à maintenir la cohérence des processus et des contrôles. Workday nous a permis d'uniformiser nos processus dans le monde entier, mais aussi d'adapter nos opérations aux exigences de chaque pays, telles que la conformité aux règlementations locales en matière de taxes ou de déclaration des frais.

Comment s'est déroulé le processus de déploiement lors du passage à Workday ? Avez-vous été surpris par quelque chose ?

J'ai été surpris par la transparence de Workday. Nous avons immédiatement été en mesure de montrer à nos collaborateurs (de l'équipe finance jusqu'aux dirigeants régionaux) à quoi ressemblait Workday et comment ils l'utiliseraient. Le système était différent des autres outils utilisés, mais c'était aussi ce qu'ils attendaient d'une application moderne : vous pouvez y accéder à partir de votre téléphone mobile, utiliser des fonctions de recherche et l'utiliser n'importe où et à tout moment. Cela a grandement favorisé l'adoption enthousiaste de Workday par nos collaborateurs. J'ai également été surpris par la facilité avec laquelle se font les mises à jour deux fois par an. Nous avions du mal à croire que ce serait facile, mais nous avons trouvé des moyens de l'intégrer à notre stratégie.

Ce qui a vraiment contribué à notre réussite pendant le déploiement, c'est le partenariat à long terme entre Workday et Aon. Nous étions très dépendants de la roadmap de Workday pour avoir une présence dans certains pays et Workday a tenu ses promesses.

La relation a été différente de celle que nous avions avec nos fournisseurs précédents où l'on achetait le logiciel et où le fournisseur se désengageait ensuite. Pour la plupart d'entre nous qui travaillons dans le domaine depuis longtemps, le partenariat est un élément auquel nous accordons beaucoup d'importance.