Les analyses avancées : un nouvel outil pour les directeurs financiers, 1re partie
Cette parole d'expert, écrite par les rédacteurs de Workday, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday. Il nous a paru intéressant d'en partager la traduction.
Aujourd'hui, un directeur financier ne cherche plus uniquement l'obtention de résultats. Il doit voir plus loin, anticiper ce qui va se produire et d'indiquer la marche à suivre.
Du fait de leur position, les DAF sont les mieux placés pour comprendre l'entreprise et cerner son environnement. Les progrès en matière d'analyses, obtenus grâce aux technologies digitales comme l'automatisation et le machine learning, permettent aux équipes financières d'obtenir une visibilité globale plus poussée et d'identifier les problèmes de performance, de prédire des scénarios et de modifier les résultats.
Cela signifie aussi que les équipes financières n'ont plus besoin de se tourner uniquement vers le passé pour trouver des réponses. Les analyses avancées peuvent les aider à se préparer à l'avenir et à mieux fiabiliser leurs prévisions : définir ainsi quels produits et clients seront les plus rentables ou quels prospects seront les plus susceptibles d'honorer leur paiement en temps et en heure, par exemple.
Dans le même temps, les avancées technologiques permettent l'automatisation d'un plus grand nombre de tâches, allant de la comptabilité à l'audit, et libèrent ainsi les équipes financières qui peuvent se concentrer davantage sur l'analyse et la collaboration avec les différents acteurs du secteur.
La plupart des DAF reconnaissent le besoin critique en analyses plus approfondies. D'après l'étude « Elevate Your Enterprise, Chief Financial Officer » d'IBM, les directeurs financiers citent les analyses comme étant une source clé pour l'identification de nouvelles opportunités de croissance grâce à l'intégration des données de l'entreprise, du marché et des concurrents.
Cependant, malgré l'intérêt que cela peut représenter, la mise en œuvre des analyses par les équipes financières n'est chose pas simple. Les résultats de l'étude internationale Workday réalisée auprès de directions financières « La finance redéfinie » ont révélé que seulement 35 % des personnes interrogées utilisaient de manière intensive des analyses approfondies dans des domaines clés de la finance tels que la planification, l'élaboration budgétaire et les prévisions.
Quelles sont les difficultés liées à l'exploitation des analyses ? Les raisons invoquées par les DAF sont souvent les mêmes : systèmes et données déconnectés, trop de temps passé sur les opérations de saisie, problèmes liés aux partenaires et pénurie de talents. Lors d'un événement récent du secteur, Matt Schwenderman, directeur chez Deloitte Consulting LLP, s'est concentré sur 2 problèmes majeurs auxquels la gestion financière se heurte en matière d'analyses : la technologie et le recrutement. « Les analyses sont l'un des principaux moyens permettant à la fonction finance de suivre un modèle de fonctionnement plus digital, mais nous ne disposons pas nécessairement des technologies et des ressources pour cela », a-t-il déclaré.
Les DAF ont réalisé qu'ils devaient relever ces défis dès à présent : les entreprises qui ne tirent pas profit des analyses courent le risque de prendre de mauvaises décisions, entraînant des répercussions sur leur croissance et leur performance.
Dans ce blog en 2 parties, nous étudierons 3 domaines clés importants pour les analyses avancées au sein de la fonction finance en nous basant sur diverses études de recherche et entretiens avec des directeurs financiers : un socle technologique solide, des partenaires stratégiques et une volonté de leadership.
Un socle technologique solide
Bien que de nombreuses entreprises du monde de la finance aspirent à faire progresser leurs analyses, la plupart d'entre elles se concentrent encore sur la mise en place d'un socle technologique solide et fiable. Selon Matt Schwenderman, certaines y arrivent mieux que d'autres. « certains dirigeants prennent des décisions avisées et résolument fondées sur les données, tout en étant très créatifs et avant-gardistes », déclare-t-il. « D'autres s'appuient quant à eux sur ce que j'appelle un middleware humain : ils se servent encore de feuilles de calcul pour communiquer dans l'entreprise et se rendent à des réunions de la plus haute importance avec des données et résultats différents sur un même sujet puis débattent sans fin pour savoir qui a les bons chiffres. »
Les équipes financières travaillent souvent sur des données hétérogènes provenant de systèmes disparates dont les définitions ne correspondent pas. S'il l'on ne dispose pas d'une seule source de données financières pour travailler, il devient difficile de s'assurer de l'exactitude de celles-ci et de pouvoir les analyser pour en tirer une vision stratégique pour l'entreprise. En effet, l'étude de Workday « La gestion financière redéfinie » démontre que l'inefficacité des systèmes est cité par les directeurs financiers comme étant le second obstacle au développement d'une vision stratégique basée sur les données.
Jim Kendall, VP of Finance Solutions chez Aon, l'un des leaders mondiaux dans le domaine des services professionnels, décrit comment la gestion de systèmes financiers disparates dans le monde entier a affecté la capacité de l'entreprise à analyser l'ensemble de son activité. La même problématique s'est posée avec le SIRH : « au fur et à mesure de notre croissance par acquisitions, la diversité de nos systèmes et processus est devenue un véritable problème », affirme-t-il. « Il était en effet difficile pour nos dirigeants d'avoir une vision d'ensemble sur nos effectifs et nos résultats financiers : nous ne disposions pas d'une seule source d'analyse pour la gestion financière et les RH. »
Dans quelle mesure l'inefficacité d'un système peut avoir un impact sur les performances d'une entreprise ? Pensez aux multinationales qui vendent les mêmes produits et services dans plusieurs pays : elles utilisent souvent des systèmes financiers différents et appliquent des définitions de données différentes aux activités de chaque région. Par conséquent, chaque site peut avoir une interprétation et un reporting de la performance différents pour les mêmes lignes de produits et services de ceux préconisés par le siège social. Cela peut produire des analyses erronées, et laisser apparaître certaines activités d'une entreprise comme plus rentables qu'elles ne le sont en réalité ; et ainsi fausser la prise de décision.
De nombreuses entreprises abandonnent leurs systèmes traditionnels de gestion financière au profit d'une plateforme Cloud.
Jongler entre plusieurs systèmes empêche également les équipes financières de se concentrer sur les analyses car elles passent plus de temps à collecter et rapprocher les données. Robynne Sisco, Co-president et CFO chez Workday, a pu le constater au sein des entreprises dans lesquelles elle a travaillé par le passé : « tous les mois, par exemple, à chaque clôture de période le service Finance devait accéder aux données, les rapprocher, les convertir au format approprié, puis enfin les analyser. Lorsque nous fournissions les chiffres au reste de l'entreprise, il s'était déjà écoulé 2 semaines depuis la fin de la période et il était donc trop tard pour agir. »
La direction financière doit relever ces défis liés aux systèmes si elle veut faire progresser ses analyses. Dans « Advanced Analytics and the CFO », un livre blanc des services d'analyses de la revue Harvard Business Review sponsorisé par KPMG, R. Ray Wang, Principal Analyst and Founder of Constellation Research, souligne l'importance de surmonter ces obstacles : « les entreprises doivent s'engager dans cette démarche d'amélioration des processus et des systèmes afin de poser les bases requises à des analyses avancées », assure-t-il.
Selon lui, « la standardisation des définitions de données, l'intégration et la rationalisation des principaux systèmes financiers et l'utilisation du Cloud pour l'évolutivité, la coordination entre les systèmes figurent parmi les premières étapes clés de cette démarche. »
De nombreuses entreprises abandonnent leurs systèmes traditionnels de gestion financière au profit d'un système Cloud international, permettant aux équipes de standardiser les processus internes et de regrouper toutes les données financières au sein d'un seul et même système. Les systèmes Cloud de gestion financière qui disposent de fonctions intégrées dans leur application permettent aux équipes Finance d'analyser, d'effectuer des transactions et de produire des rapports avec des données en temps réel depuis un seul et même environnement, ce que les systèmes traditionnels ne permettent pas.
Cette base permet une utilisation efficace et constante des données. D'après Matt Schwenderman, en matière d'analyses, « [..] l'essentiel, c'est d'être crédible. C'est ce qui vous permet de progresser et d'avancer plus rapidement ».
Un système Cloud unique pour la gestion financière
Jim Kendall énumère les avantages d'un passage à un système Cloud international pour la gestion financière et les ressources humaines chez Aon : « le fait d'avoir un seul système pour la gestion financière et les RH a amélioré nos capacités d'analyse, avec la possibilité d'agir directement depuis les rapports. Nos collaborateurs du monde entier ont également accès à des données en temps réel qui leur permettent de mieux comprendre le fonctionnement de l'entreprise et l'impact de leurs actions sur notre rentabilité et nos dépenses. Nous pouvons nous pencher sur les écarts importants, en comprendre les causes et prendre des mesures dans un seul et même système. »
Kainos Software Limited, l'une des plus anciennes sociétés indépendantes de technologie digitale dont le siège social est situé au Royaume-Uni, a également abandonné ses systèmes traditionnels pour un seul système destiné à la gestion financière et aux ressources humaines afin de faire face à une croissance rapide et aux objectifs stratégiques de l'entreprise. Peter McKeown, Group Head of Finance chez Kainos Software Limited, nous confie que ce changement a eu un impact significatif sur la manière dont la finance aborde les données : « grâce à Workday, avoir accès à la gestion financière et aux ressources humaines sur une seule et même plateforme unifiée améliore la confiance de l'entreprise dans ses données, constitue un référentiel unique et réduit le nombre d'erreurs ou de rapprochements. »
Toujours selon lui, son équipe se concentre à présent sur des tâches bien plus stratégiques : « grâce à la mise en place d'un seul système Cloud, mes managers ne sont plus débordés et passent moins de temps à la gestion financière pour se concentrer davantage sur nos activités à haute valeur ajoutée. »
Disposer du bon socle technologique va donc s'avérer primordial.
Alors que les équipes Finance s'efforcent de mieux exploiter les données dont elles disposent, nombre d'entre elles réfléchissent également à comprendre comment exploiter les technologies telles que l'intelligence artificielle et à intégrer des données externes pour améliorer les analyses. Les analyses prédictives peuvent leur permettre d'évaluer les tendances au sein de différents types de données et ainsi, de mieux identifier les risques, comme les anomalies liées à une fraude potentielle.
Intégrer des données externes telles que des données CRM ou provenant de points de vente ou encore de systèmes métiers dans l'application finance peut aider les dirigeants à mieux interpréter les performances, notamment les indicateurs opérationnels à l'origine des revenus et des charges. Matt Schwenderman nous rappelle pourquoi c'est primordial : « plus nous pouvons ajouter ces ensembles de données externes, plus nos modèles prédictifs sont précis. De plus, en tant que DAF, je suis en mesure de mieux répartir les ressources, mais aussi de fournir de meilleures indications et de générer davantage de valeur pour nos actionnaires. »
Robynne Sisco souligne l'importance de disposer du bon socle technologique : « au fur et à mesure que les entreprises cherchent à approfondir leurs analyses en tirant profit de technologies telles que le machine learning et en apportant davantage de données opérationnelles, il devient encore plus important de disposer d'une seule source de données. »
Pourtant, de nombreuses organisations financières ont encore du mal à franchir le pas. Ainsi, l'étude de Workday « La finance redéfinie » a permis de souligner que le principal obstacle à des analyses plus approfondies était, selon les responsables financiers, la capacité à intégrer des données financières et non financières pour obtenir une vision stratégique plus approfondie.
Disposer du bon socle technologique va donc s'avérer primordial. C'est ce que révèle le livre blanc consacré aux services d'analyse de la revue Harvard Business Review : « le machine learning et l'intelligence artificielle (IA) permettront de dépasser la simple efficacité opérationnelle pour passer à l'amélioration des données et des connaissances. Cela pourrait engendrer un gigantesque bond en avant en matière de performances. Les DAF doivent s'assurer de disposer d'un minimum de fonctionnalités digitales, notamment en matière de données et de processus, pour tirer parti de ces investissements futurs. »
(Lisez la 2e partie de ce blog qui aborde 2 autres domaines essentiels à des analyses avancées dans la fonction financière : les partenariats stratégiques et la volonté de leadership.)