Une nouvelle approche de la planification d'entreprise : point de vue de clients

Aujourd'hui, les entreprises doivent mettre en place de solides stratégies de planification pour atteindre leurs objectifs de croissance et de réussite. Pourtant, malgré tous leurs efforts, nombreuses sont celles qui se débattent avec des technologies de prévision et de budgétisation qui ne leur fournissent pas les informations dont elles ont besoin. Nos clients nous parlent de ces difficultés depuis des années. Workday a donc récemment lancé Workday Planning, la première application de planification, de budgétisation et de prévision qui unifie la planification des effectifs et la planification financière dans un seul système lorsqu'elle est associée à Workday Financial Management et Workday Human Capital Management (HCM). Cette nouvelle application a été conçue pour aider nos clients à gérer la planification de manière plus unifiée, collaborative et continue, afin qu'ils puissent se concentrer sur l'amélioration des performances.

Pour mettre au point un produit qui répond parfaitement aux besoins des clients, Workday a travaillé avec plusieurs organisations de divers secteurs à la conception de Workday Planning, dont la Brown University et la ville d'Orlando, qui utilisent toutes les deux Workday Financial Management et Workday HCM. Dans un récent entretien, Susan Howitt, qui a récemment pris sa retraite et quitté ses fonctions de Vice-Présidente du budget et de la planification à la Brown University, et Brian Battles, Directeur financier adjoint de la ville d'Orlando, ont fait part des difficultés qu'ils rencontrent en matière de planification, de leur intérêt pour Workday Planning et de leurs impressions en tant que clients et partenaires lors de la conception de Workday.

En matière de planification, quelles sont les principales difficultés que rencontre votre organisme ?

Howitt : il est difficile de gérer et de consolider les budgets de toute l'université. Nous avons quatre écoles différentes et obtenir les données budgétaires de chacune d'entre elles nécessite de nombreux échanges, sans parler du temps passé à consolider les informations. Nous avions besoin d'une seule solution pour la gestion financière et la planification afin de réduire les tâches manuelles et la charge administrative.

Battles : en tant que municipalité, nous devons veiller à ce que notre budget soit en permanence équilibré, à jour et exact. Le défi que nous devons relever est de veiller à ce que toutes les parties concernées, des directeurs financiers aux dirigeants, soient alignées sur le budget. Comme une bonne partie de la communication passe par les e-mails, les échanges téléphoniques et les réunions, il n'y a aucun moyen de réaliser dans un seul espace un suivi précis des retours et modifications sur le budget, ce qui peut entraîner des problèmes de contrôle de version.

Selon vous, quelles sont les possibilités uniques qu'offre Workday Planning ?

Susan Howitt

Howitt : je pense qu'utiliser un seul système pour la planification et la gestion des données RH et financières améliorera la prévision et la planification. Les contrôles seront renforcés et la planification sera simplifiée pour tous. La possibilité de travailler avec des données en temps réel sur certains indicateurs, comme les dépenses et la trésorerie, nous permettra de faire des prévisions plus facilement et d'anticiper les besoins critiques, comme les besoins d'encaisse et de trésorerie, 30, 60 et 90 jours à l'avance. Nous serons également plus à même de nous adapter pour faire face au changement. À titre d'exemple, l'enseignement supérieur repose essentiellement sur les personnes. Leurs postes sont souvent financés par des sources diverses, comme des subventions de recherche et des budgets accordés par l'État. Si nous apprenons qu'une subvention ne va pas être renouvelée, nous pouvons voir l'impact de ce changement immédiatement (combien de personnes sont financées par cette subvention, qui sont ces personnes…) et nous pouvons anticiper ses conséquences à court et long terme.

« Participer à la conception de l'application nous permet également d'expliquer ce que nous attendons d'un système de planification et de contribuer à construire le produit aujourd'hui et demain. »

Brian Battles

Battles : la possibilité de prévoir et de planifier directement dans Workday allégera la charge administrative et permettra de créer plus facilement des prévisions financières et des budgets sur plusieurs années pour nos différents fonds.

Nous pourrons également élaborer un budget prévisionnel en nous appuyant sur un budget actualisé grâce aux données en temps réel. Je pourrai utiliser divers scénarios et modèles pour plusieurs tâches, comme l'ajustement des salaires au coût de la vie, les changements démographiques, les indices des prix à la consommation et l'estimation de la base d'imposition foncière, sans avoir à quitter le système et en étant sûr de travailler avec les données les plus récentes.

Nous sommes également impatients de pouvoir travailler dans un système avec des processus de gestion intégrés qui permettra de lier les workflows aux canaux appropriés. Ainsi, la collaboration sur le budget sera facilitée et les contrôles seront renforcés tout au long du processus.

Quel a été l'aspect le plus intéressant de la collaboration avec Workday en tant que partenaire lors de la conception ?

Howitt : il était très intéressant d'avoir l'avis de pairs avec qui nous n'avons d'habitude pas l'occasion de parler. Ils nous ont fait part de leurs difficultés en matière de planification et de leurs intérêts, ce qui nous a donné de nouvelles idées sur la façon dont cette application pourrait nous aider. J'ai également découvert que nous rencontrons parfois les mêmes problèmes, une information très utile pour nous comme pour l'équipe produit de Workday.

Participer à la conception de l'application nous permet également d'expliquer ce que nous attendons d'un système de planification et de contribuer à concevoir le produit aujourd'hui et demain. Par ailleurs, comme nous savons comment l'équipe produit imagine le système, cela nous amène à réfléchir à la façon dont nous allons l'utiliser, à nos priorités et à nos besoins.

Battles : j'utilise exclusivement Workday pour gérer l'élaboration du budget. Il était donc intéressant de voir l'application et l'équipe de gestion des produits de Workday repousser les limites pour concevoir un outil unifié au cœur de Workday. Pour nous, il a toujours été évident que les clients influencent l'orientation des produits via la Workday Community, les tests de produits et les mises à jour hebdomadaires. En travaillant directement et en permanence avec Workday, vous pouvez voir le cycle de vie complet d'une nouvelle gamme de produits et savoir immédiatement que vous avez fait une différence qui profite à tous.

Cette parole d'expert, écrite par les rédacteurs de Workday, a été publiée initialement en anglais sur le blog Workday.