En dix ans, Welltech est passée de startup à entreprise technologique d'un demi-milliard de dollars dans le domaine du fitness et du bien-être, avec une clientèle qui se compte en millions d'utilisateurs dans le monde. Aujourd'hui, elle emploie près de 800 collaborateurs dans ses hubs en Ukraine, en Pologne, en Asie, en Espagne et au Royaume-Uni, et compte donc plus de 30 nationalités parmi ses talents.
Welltech opère sur un marché digital en évolution rapide, s'attaquant à l'un des défis les plus difficiles en matière de technologies de la santé : soutenir la motivation à long terme et le changement de comportement. La plus grande opportunité réside dans la résolution de ce problème, ce qui nécessite une expérimentation continue, des formations et la capacité d'attirer des collaborateurs motivés par des défis à fort impact.
Face au développement rapide de l'entreprise, l'équipe de direction savait que le maintien de la croissance nécessiterait de mettre en place de solides fondations opérationnelles, sans pour autant sacrifier la culture centrée sur l'humain qui définit Welltech.
Faire évoluer une entreprise guidée par sa mission et en pleine croissance
La croissance rapide a entraîné une complexité à la fois dans les RH et la Finance. Les systèmes étaient fragmentés, les données dispersées, et des doutes persistaient sur des questions basiques comme le besoin en effectifs, la gestion du turnover ou la structure organisationnelle.
« Plus l'entreprise évoluait, plus les exigences qui pesaient sur notre entreprise ont également changé, explique Nataliia Rudnyk, VP of People. Il fallait transformer notre façon de travailler tout en mettant en place les bons systèmes pour rendre ce changement durable. »
La Finance était confrontée à des contraintes comparables. « Notre environnement était très fragmenté, les systèmes, le reporting et l'expérience utilisateur globale étaient tous déconnectés », confie Svitlana Biletska, CFO. Les équipes se sont donc retrouvées à dépendre des feuilles de calcul manuelles pour leurs opérations quotidiennes, ce qui était chronophage et augmentait les risques. Cette dépendance limitait la visibilité, ralentissait la prise de décision et réduisait la capacité de l'équipe à fournir des insights opportuns ou à soutenir efficacement l'activité alors qu'elle s'accélérait et se complexifiait.
Les deux fonctions avaient besoin d'un moyen de se développer sans simplement ajouter plus de collaborateurs. « Il n'a jamais été question de réduire les effectifs, souligne Svitlana Biletska. Il s'agissait de libérer les équipes des tâches manuelles afin qu'elles puissent réellement apporter de la valeur ajoutée. »
Workday nous a apporté de la clarté face à l'ajout de couches de complexité dû à notre croissance, en nous aidant à aligner les collaborateurs, la structure et les systèmes à travers l'entreprise.
VP of People
Un socle pour l'expansion, la vision stratégique et l'automatisation
Plutôt que de poursuivre l'innovation de manière isolée, Welltech s'est d'abord concentrée sur la maîtrise des bases. « L'innovation commence par des données fiables et des fondations solides, précise Svitlana Biletska. Cela ne sert à rien de superposer une IA ou une automatisation sur des processus défaillants. »
Workday a été sélectionné dans une optique à long terme. Welltech a entrepris de déployer une plateforme d'entreprise unique intégrant les bonnes pratiques, soutenant une croissance rapide et réduisant le risque de méthodes de travail fragmentées et ad hoc à mesure que la complexité augmentait.
Dès le départ, une solution Cloud était essentielle, non seulement pour répondre aux besoins immédiats, mais aussi pour éviter la probabilité d'un remplacement à court terme. Une vision claire de la stratégie technologique et IA de Workday était tout aussi essentielle, donnant à l'entreprise l'assurance que la plateforme continuerait d'évoluer et de rester pertinente face aux changements de l'activité et du marché.
Pour les RH, Workday a créé un guichet unique qui a stabilisé l'expérience collaborateur en période de changement constant. « La structure facilite l'ensemble du parcours, note Nataliia Rudnyk. Workday nous a donné de la visibilité sur notre entreprise et nous a permis de prendre plus rapidement des décisions RH basées sur les données. »
Pour la Finance, l'automatisation a réduit la charge administrative et amélioré des domaines tels que les prévisions et la visibilité des liquidités. « Nous avions besoin d'insights en temps réel sur notre trésorerie et nos engagements financiers », souligne Svitlana Biletska.
Avec Workday, la Finance s'est éloignée du travail manuel et a obtenu des insights en temps réel sur la trésorerie, les engagements financiers et les prévisions pour mieux soutenir l'entreprise.
CFO
Une plateforme unique pour les RH et la Finance pour travailler plus efficacement
Welltech a déployé Workday Human Capital Management en septembre 2024, puis Workday Financial Management en avril 2025. Le fait d'exécuter les deux sur une seule plateforme a rapidement démontré une réelle valeur ajoutée.
La refonte des RH a été achevée puis exploitée lors du déploiement pour la Finance. Les workflows d'approbation ont été affectés aux mêmes responsables de centre de coûts, ce qui signifie que la structure était déjà établie et pouvait être réutilisée sans reprise. « Comme la fondation était en place, il y a eu très peu de mappage manuel à faire, déclare Svitlana Biletska. Nous avons pu transférer la structure directement dans la Finance et avancer efficacement dès le premier jour. »
La transformation de la fonction Achats a marqué un autre tournant. Les demandes transmises auparavant par Slack ou par e-mail ont été regroupées en un point d'entrée unique. « Nous perdions en visibilité et en pouvoir de négociation, explique Svitlana Biletska. Aujourd'hui, nous avons amélioré la planification, la gouvernance et l'expérience de création des demandes. »
Au-delà de l'efficacité, le modèle de données partagé a changé la façon de collaborer des équipes. « Workday nous a aidés à briser les silos, se réjouit Nataliia Rudnyk. Nous avons clarifié les responsabilités qui étaient devenues intuitives au fil du temps et commencé à penser en termes de parcours de bout en bout plutôt que de fonctions. »
Parce que les RH et la Finance sont sur la même plateforme Workday, nous n'avons pas eu à tout repenser deux fois. Nous avons pu aller de l'avant avec beaucoup moins de retouches et beaucoup plus de certitudes.
CFO
Façonner une entreprise tournée vers l'avenir sur la base de la confiance et des données
Le design centré sur l'humain est désormais une capacité fondamentale au sein de l'équipe RH de Welltech. Les personas sont cartographiés, les workflows améliorés sont créés intentionnellement beaucoup plus facilement qu'auparavant et les nouveaux outils font l'objet de projets pilotes avant d'être déployés à grande échelle.
Dans ce contexte, Workday Peakon Employee Voice joue également un rôle clé, permettant à Welltech de recueillir en continu du feedback de la part des collaborateurs, au lieu de s'appuyer sur des évaluations ponctuelles. Ce qui nécessitait auparavant plus d'une semaine de consolidation manuelle est désormais structuré, en temps réel et immédiatement exploitable.
Les dirigeants et les managers peuvent suivre l'évolution du ressenti au fil du temps, comparer les tendances entre les équipes et relier directement les données d'engagement aux changements organisationnels. « Cela a complètement changé notre façon d'écouter nos talents, observe Nataliia Rudnyk. Au lieu d'insights différés, nous disposons désormais d'une boucle de feedback continue qui soutient des décisions concrètes, que nous restructurions les équipes, ajustions les charges de travail ou guidions les managers à travers le changement. »
Les enquêtes d'engagement ont rapidement gagné en popularité, avec un taux de participation d'environ 90 % et une forte adoption de la part des managers. « Les managers ne se contentent pas de regarder les scores, poursuit Nataliia Rudnyk. Ils explorent les tendances, répondent aux commentaires et utilisent les données pour améliorer l'engagement. »
La mise en place de vérifications rapides régulières fait l'objet d'un projet pilote pour renforcer davantage ce modèle d'écoute continue, donnant à Welltech la capacité de détecter les changements organisationnels à un stade précoce et d'y répondre avant que les problèmes ne s'aggravent. L'adoption élevée a également renforcé la responsabilisation : les managers utilisent activement les tableaux de bord, commentent les insights et utilisent les données pour éclairer les conversations avec leurs équipes.
À l'avenir, Welltech compte étendre l'automatisation de la Finance avec Workday Accounting Center et Prism Analytics, et continuer de connecter la performance, la rémunération, les talents et les compétences dans les RH.
Autre priorité de l'entreprise : continuer à renforcer sa capacité à modéliser des scénarios, à répondre à l'incertitude et à ajuster rapidement les plans sur un marché en évolution rapide.
L'IA est une prochaine étape logique pour l'entreprise, qui la considère comme un facilitateur, et non comme un remplaçant. « Il faut confier les bases aux machines, insiste Svitlana Biletska, et laisser les collaborateurs se concentrer sur les insights, le partenariat et les décisions complexes qui génèrent réellement des résultats. »
Workday nous permet d'associer un design centré sur l'humain à la préparation aux données et à l'IA, de sorte que la technologie crée une véritable valeur ajoutée et améliore réellement la façon dont les collaborateurs vivent le travail.
VP of People