Avant le déploiement intégral de la plateforme Workday en 2019, le paysage fragmenté d'UPP comprenait plusieurs systèmes pour les RH et la Finance. Fozia Ahmad, Head of Finance Systems, se souvient : « Toute intégration entre les deux fonctions était de ce fait lourde et difficile à gérer. »
Tout a rapidement changé quand UPP est passé à Workday, une décision en partie motivée par l'engagement de Workday en faveur de l'amélioration continue. Mais la collègue de Fozia Ahmad, Karen Gray, HR Systems Manager, explique que cette transition a mis au jour un autre défi. « Nous avons eu un processus d'implémentation très rapide, à la suite duquel nous avons estimé ne pas être dans une configuration idéale à ce moment-là pour en apprendre suffisamment sur la manière de tirer le meilleur parti de Workday. »
Une voie rapide vers l'autonomie
« Nous avons donc engagé un fournisseur d'AMS tiers avec un contrat horaire pour étayer les connaissances techniques de notre équipe, mais cette approche n'a pas fonctionné pour nous, déclare Karen Gray. Non seulement Fozia et moi gérions les situations difficiles en effectifs restreints, mais nous n'étions même pas en mesure d'identifier les connaissances qu'il nous manquait. Nous ne savions donc pas de quelle aide spécifique nous avions besoin, et les heures contractuelles étaient souvent utilisées dans des domaines qui n'ajoutaient aucune valeur à nos activités. »
Tout cela a changé quand UPP a choisi de souscrire l'offre Workday Success Plans (WSP), des plans d'abonnement qui fournissent au client une expertise, un support et des formations afin de maximiser le succès de son investissement et de renforcer ses compétences dans Workday. « C'est une voie rapide vers l'autonomie et la flexibilité dont nous avons besoin pour atteindre le succès souhaité : des utilisateurs satisfaits qui sentent qu'ils bénéficient d'un excellent support de la part de leur équipe Finance », indique Fozia Ahmad.
C'est une voie rapide vers l'autonomie dont nous avons besoin pour atteindre le succès souhaité : des utilisateurs satisfaits qui sentent qu'ils bénéficient d'un excellent support de la part de leur équipe Finance.
Head of Finance Systems
Donner aux RH les moyens de s'adapter au changement constant
Comme l'explique Karen Gray : « Nous avons nettement amélioré nos compétences et nos connaissances en tant que petite équipe RH, ce qui nous a permis d'utiliser Workday avec plus d'assurance. Recevoir des conseils personnalisés et individuels directement de la part des consultants de Workday est tellement mieux que d'utiliser des services de gestion des applications. »
Grâce aux services inclus dans l'offre WSP, l'équipe de Karen Gray a continué d'améliorer ses connaissances, sa compréhension et sa confiance. « Avec la Mise en contact avec un expert, par exemple, nous obtenons des conseils personnalisés sur la configuration et l'adoption, explique-t-elle. Le service “Formation à la demande” nous fournit des fiches pratiques et des vidéos courtes et spécifiques à l'emploi pour acquérir les bonnes connaissances au bon moment. C'est également très appréciable pour former les nouveaux collaborateurs. Et les webinars Accelerator, en direct et à la demande, nous aident à développer constamment notre expertise, à renforcer la confiance et à comprendre l'adoption des fonctionnalités. »
Le service « Mise en contact avec un expert » de WSP aide l'équipe RH à s'adapter aux changements constants en lui permettant de mieux comprendre les nouveaux domaines complexes de la législation. « Récemment, nous avons dû par exemple nous adapter dans le domaine complexe de la gestion des absences, avec l'introduction de nouvelles règles sur les congés pour les aidants et deux modifications apportées au congé de paternité, explique Karen Gray. Nous avons simplement utilisé la Mise en contact avec un expert pour trouver et mettre en œuvre tout ce dont nous avions besoin, rapidement, facilement et efficacement. »
L'équipe RH utilise également l'Évaluation de l'adoption des fonctionnalités et l'Atelier sur l'adoption des fonctionnalités pour identifier les fonctionnalités de Workday à adopter pour résoudre les défis de l'entreprise. « Par exemple, jusqu'à récemment, nous utilisions un formulaire manuel, hors système, que devaient remplir tous ceux qui souhaitaient mettre en place des arrangements de travail flexible, explique Karen Gray. L'atelier a permis d'identifier une fonctionnalité que nous n'avions pas adoptée, qui est désormais opérationnelle et qui nous permet déjà d'économiser beaucoup de temps et d'efforts, comme beaucoup d'autres solutions que nous avons trouvées ainsi. »
De plus, UPP a récemment terminé son premier Package d'optimisation, une révision fonctionnelle de son module de recrutement dans le but d'optimiser l'expérience des candidats et des chargés de recrutement. « Cette révision nous a permis d'identifier les fonctionnalités spécifiques qui amélioreraient les processus et l'expérience de nos utilisateurs, explique Karen Gray. Grâce à une approche structurée et efficace, Workday nous a aidés à construire un plan d'action avec 44 axes d'amélioration. » En s'appuyant sur des connaissances d'experts et une approche ciblée, UPP a identifié une voie claire pour optimiser son investissement Workday et générer plus de valeur.
« Les meilleurs conseils de la part des meilleurs experts »
Fozia Ahmad est tout aussi positive quant à l'expérience de l'équipe Finance avec Workday Success Plans. Elle déclare : « Non seulement nous avons tous les avantages en termes de reporting et de visibilité d'avoir la Finance et les RH sur une seule plateforme, mais nous obtenons en plus les meilleurs conseils possibles sur Workday de la part des meilleurs experts : ceux de Workday. »
Et pour Fozia Ahmad, cela permet une plus grande autonomie de l'équipe Finance. « En partageant directement leur expertise avec nous, ils nous aident à résoudre nous-mêmes nos défis. C'est un modèle très différent du travail avec un fournisseur d'AMS, qui n'a pas toujours assuré le transfert de connaissances que nous recherchions. Avec WSP, nous conservons toutes ces connaissances en interne. »
La Finance est un domaine en constante évolution, et l'équipe UPP utilise la mise en contact avec un expert et les Webinars Accelerator pour s'adapter rapidement et de manière unifiée aux changements réglementaires dans la multitude de domaines complexes associés à la fiscalité et aux services bancaires, des taux kilométriques aux réglementations Know-Your-Customer (KYC).
Et, dans une avancée qui illustre la valeur ajoutée de l'Évaluation de l'adoption des fonctionnalités, l'équipe Finance a adopté la solution innovante d'IA de Workday pour la reconnaissance optique de caractères, afin de numériser et remplir les champs appropriés dans les factures fournisseurs. « Nous avons automatisé un processus auparavant très manuel, ce qui permet à notre équipe chargée de la comptabilité fournisseurs d'économiser beaucoup de temps et d'efforts, tout en éliminant les erreurs, déclare Fozia Ahmad. Cette équipe a donc pu réaliser d'importantes économies tout en concentrant ses efforts sur des tâches plus stratégiques, ce qui lui permet d'apporter une plus grande valeur à l'entreprise. »
Nous disposons désormais d'un service personnalisé de planification de l'adoption dans Workday, qui nous permet d'adopter et de mettre en œuvre toutes les fonctionnalités que nous souhaitons à partir de n'importe quelle version antérieure.
Head of Finance Systems
De plus, directement à partir de l'Atelier sur l'adoption des fonctionnalités et grâce à la Mise en contact avec un expert, l'équipe Finance d'UPP a utilisé Workday Success Plans pour mettre en œuvre une intégration bancaire d'hôte à hôte, générant d'importantes économies opérationnelles et financières, en automatisant et simplifiant les processus bancaires tout en réduisant les interventions manuelles. « La mise en œuvre réussie de notre intégration bancaire d'hôte à hôte a non seulement simplifié nos processus de paiement, mais nous a également permis de réaliser des économies annuelles substantielles, se félicite Fozia Ahmad. Cette étape démontre notre volonté d'efficacité et souligne les avantages financiers de la transformation digitale stratégique. »
Des équipes ravies, des mises à jour continues, une valeur exponentielle
Ce qui ravit le plus Fozia Ahmad au sujet de l'adoption de Workday Success Plans, c'est son impact positif sur les effectifs d'UPP. « Ils sont contents de travailler chez nous, déclare-t-elle. Notre taux de fidélisation est au plus haut. »
Karen Gray, pour sa part, se réjouit de la façon dont l'offre Workday Success Plans permet aux RH de rester à la pointe du secteur grâce aux nouvelles fonctionnalités régulièrement lancées dans le cadre des Présentations de nouvelles fonctionnalités en direct. « Avant, nous n'étions pas forcément informés des nouvelles versions. Maintenant, nous sommes constamment au courant des nouvelles possibilités, ce qui nous permet d'être proactifs et de suivre continuellement le rythme de l'innovation. »
Karen Gray conclut : « En résumé, Workday Success Plans nous a apporté une valeur ajoutée incroyable, notamment en nous permettant de contacter directement les consultants Workday : le niveau de service est formidable et j'encourage toutes les entreprises à se pencher sur l'offre WSP. »
Fozia Ahmad est d'accord : « Il s'est avéré que nous n'avions pas besoin d'un AMS pour effectuer notre configuration Workday et la maintenance BAU. Nous avions besoin d'un partenaire qui puisse partager son expertise et nous donner les conseils dont nous avions besoin pour le faire nous-mêmes. Nous voulions vraiment posséder ces connaissances au sein de notre propre entreprise, et nous en tirons aujourd'hui de réels bénéfices. »