Avant de travailler avec Workday en 2016, il n'était pas nécessaire que chaque bureau régional dispose du même système RH que le siège de Tokyo Electron (TEL) au Japon.
Ainsi, chaque bureau disposait de son propre système pour rapporter uniquement les informations de base : le nombre de salariés, le budget du personnel et les informations sur ses managers.
Cependant, au fil du temps, même la collecte de ces informations de base n'était pas efficace. Le tri des informations provenant de ces différents systèmes coûtait du temps et des efforts aux équipes RH du siège et des bureaux d'autres pays.
En outre, bien que le siège ait exploité un système de gestion du personnel sur place, des dépenses élevées étaient engagées chaque fois qu'une mise à jour de correction de bogues était nécessaire, et la situation devenait problématique lorsque des paramètres devaient être modifiés conformément aux révisions légales.
Pour continuer à être l'un des principaux constructeurs d'équipements de fabrication de semi-conducteurs dans le monde, il était essentiel d'améliorer encore la gestion et l'engagement des ressources humaines au niveau mondial.
Group Leader, HR Technology Group, HR Department
Des opérations efficaces à moindre coût
TEL a découvert Workday Human Capital Management (HCM) en travaillant avec une entreprise américaine. Inspirée par une stratégie RH à l'américaine, TEL a fortement ressenti le besoin de renouveler son système RH.
Elle a mené une étude comparative axée sur Workday HCM, qui s'est avéré avoir une expérience globale du point de vue de la gestion des ressources humaines.
Les facteurs décisifs dans le choix de Workday ont finalement été la possibilité d'introduire un système unifié à l'échelle mondiale, une architecture de plateforme unique permettant des opérations simples, et le fait qu'il n'y avait pas de charge d'exploitation individuelle car le système est automatiquement mis à jour via le Cloud.
En outre, les coûts pourraient être maintenus à un niveau bien inférieur à celui du système RH traditionnel.
Avantages
TEL a découvert Workday Human Capital Management (HCM) en travaillant avec une entreprise américaine. Inspirée par une stratégie RH à l'américaine, TEL a fortement ressenti le besoin de renouveler son système RH.
En utilisant le nouveau système, TEL a également saisi l'opportunité de revoir le système de gestion des RH et réformer ses systèmes de notation et d'évaluation ainsi que sa structure organisationnelle. En unifiant les notes et les évaluations au niveau mondial, il est désormais plus facile de procéder à des évaluations et à des changements des ressources humaines dans les différents pays. Workday HCM permet la visualisation des ressources humaines et fournit les résultats suivants.
Résultats
L'utilisation mondiale à grande échelle est encore à venir, mais les tâches des RH ont déjà gagné en efficacité.
En particulier, la collecte et l'analyse des données sont désormais plus faciles, tandis que la compréhension de la structure de l'entreprise et de la répartition des collaborateurs est simplifiée.
En outre, TEL apprécie le haut niveau de sécurité du système. Il est désormais possible de contrôler de manière centralisée l'affichage des informations en définissant les droits d'accès par titre de poste et par domaine de responsabilité.
Il y a eu trois grandes réalisations :
- La gestion et l'engagement des RH sont désormais cohérents au niveau mondial
- L'utilisation des données se répand dans l'ensemble de l'entreprise
- La productivité du service RH s'est améliorée
La gestion et l'engagement des RH sont désormais cohérents au niveau mondial
En unifiant le système RH au niveau mondial, Workday HCM a permis d'effectuer les évaluations des collaborateurs par pays sur la base des mêmes critères.
La compétitivité de l'entreprise s'est améliorée en saisissant le ratio d'évaluation des ressources humaines par pays et en optimisant globalement les allocations de ressources qui permettent aux collaborateurs de montrer leurs capacités.
L'entreprise prévoit également d'utiliser Workday Learning à l'avenir. Dans le système antérieur, les informations sur les talents et les résultats des études ne pouvaient pas être directement liés.
Cependant, avec Workday Learning, le développement RH suivant sera possible :
- Jugement des compétences en fonction du statut d'achèvement de la formation
- Jugement de niveau selon les compétences acquises
- Gestion des ressources humaines selon des critères unifiés au niveau mondial
La planification des sessions de formation est facile, et il sera désormais possible de placer la bonne personne au bon endroit en fonction de la formation. De plus, les coûts sont réduits en unifiant Workday Learning au niveau mondial.
L'utilisation des données se répand dans l'ensemble de l'entreprise
Initialement, seuls les managers et leurs supérieurs hiérarchiques pouvaient utiliser Workday HCM. Mais depuis 2019, l'accès a été ouvert à tous les collaborateurs et ils ont commencé à fixer leurs propres objectifs, à effectuer des évaluations et à fournir du feedback.
Au Japon, il est obligatoire de s’informer du désir de transfert d'un collaborateur par le biais d'une enquête. Le personnel IT a dû mettre en place ce système et tabuler les réponses dans une autre application. Mais avec Workday HCM, les membres des RH peuvent le faire eux-mêmes, ce qui entraîne une simplification des processus et une réduction du temps de travail...
« Trois ans se sont écoulés depuis son introduction, et des données se sont accumulées. À l'avenir, nous aimerions améliorer encore plus les opérations de gestion des RH en utilisant des fonctions d'analyse telles que les alertes sur les risques de turnover », déclare Koji Nagata, Senior Specialist, HR Technology Group, HR Department.
Améliorer la productivité du travail lié aux RH
Workday HCM étant optimisé pour le smartphone, les managers peuvent y accéder de n'importe où. Les demandes d'approbation peuvent être accordées immédiatement, même lorsqu'ils ne sont pas au bureau. Des corrections mineures peuvent également être apportées aux demandes même après leur approbation, ce qui rend les processus RH plus efficaces.
Le temps consacré à la collecte des données a également été réduit, passant d'un mois à quelques heures seulement. Le personnel des RH peut désormais consacrer beaucoup plus de temps à des opérations stratégiques significatives, telles que des activités visant à renforcer l'engagement des collaborateurs afin de réduire le turnover.
Une série d'opérations telles que la collecte, la mise en tableaux et la confirmation des données peuvent être effectuées en un seul endroit, et les heures de travail consacrées aux opérations de ressources humaines ont été considérablement réduites.
Senior Specialist, HR Business Partner Group, HR Department