Créée initialement pour partager des fichiers volumineux le plus simplement possible, WeTransfer est depuis devenue une plateforme de collaboration et de distribution de contenu mondialement connue. L'entreprise compte aujourd'hui 400 collaborateurs, avec des bureaux à Londres, New York et Paris, et plus de 80 millions d'utilisateurs actifs chaque mois dans 190 pays.
Ce succès repose principalement sur la simplicité et la fiabilité de son produit de base, ainsi que sur son approche axée sur les valeurs en matière de technologies et d'opérations responsables. L'obtention de la certification B Corp a consolidé la réputation de l'entreprise en matière de conformité aux normes les plus strictes pour trouver l'équilibre entre profits et protection de la planète et des individus.
Comme c'est le cas pour de nombreuses scale-ups, la croissance de WeTransfer avait engendré une multitude d'abonnements SaaS au sein des différents services et entre eux. La marge d'intégration et de développement d'un ensemble d'architectures aussi complexe était limitée, ce qui entraînait inévitablement des frustrations, des incohérences et un manque d'efficacité.
Le manque d'évolutivité était particulièrement préoccupant. Il devenait de plus en plus important de disposer d'un seul système plus flexible pour améliorer l'efficacité et véritablement soutenir les aspirations de l'entreprise en matière de croissance continue.
Les progrès réalisés dans le processus de certification ISO ont donné un nouvel élan à l'adoption d'un système plus moderne et dynamique que les technologies traditionnelles de l'entreprise pour prendre en charge les normes de sécurité appliquées aux API et répondre aux autres considérations en matière de conformité. Après une évaluation détaillée des solutions potentielles, l'équipe Information Security de l'entreprise a été convaincue que Workday répondait à ses exigences de sécurité.
Un seul système pour surmonter les incohérences et le manque d'efficacité
À lui seul, le service RH de WeTransfer ne comptait pas moins de sept outils traditionnels distincts, du SIRH à une solution de gestion des frais en passant par des systèmes de suivi des OKR. Il n'y avait aucune intégration de ces outils entre eux, ni avec la Paie ou la Finance. Sans surprise, cela entraînait énormément de saisie manuelle et de tâches redondantes, ainsi que le partage d'informations potentiellement sensibles sur des lecteurs partagés ou par e-mail.
Workday est un système unifié qui a considérablement amélioré la collaboration entre les équipes et les différents services. Trois outils traditionnels ont ainsi été remplacés, la plateforme de recrutement est désormais intégrée à Workday et des outils de gestion des déplacements doivent bientôt faire l'objet d'une intégration. La simplification du fonctionnement des RH de WeTransfer a également permis de garantir une conformité totale aux exigences de sécurité imposées par la norme ISO.
Grâce à Workday, nous disposons d'une seule source de données RH, ce qui élimine le risque d'incohérences ou de contradictions lors du partage des données liées à l'emploi.
Katia Malashyna-de Jong, Senior Director Enterprise IT, WeTransfer
Une collaboration sur les workflows désormais instantanée et unifiée
De nombreux processus internes au sein d'une entreprise ne peuvent être exécutés efficacement sans l'implication directe de différentes équipes et différents services. Les exemples ne manquent pas chez WeTransfer, comme les flux d'onboarding/offboarding, qui impliquent les équipes RH, IT et UX, et le reporting sur les dépenses non conformes, qui implique la Finance et les RH, ainsi que l'équipe de direction. La collecte de données pour le reporting B Corp en est un autre exemple.
Workday a permis à WeTransfer de non seulement simplifier ces processus, mais aussi de favoriser la collaboration au sein de l'entreprise. Par exemple, le suivi des actifs remis aux collaborateurs est désormais entièrement géré dans Workday.
Lors des processus d'offboarding, les collaborateurs rachètent souvent le matériel que leur a fourni l'entreprise. Auparavant, les RH devaient contacter l'IT pour clarifier le statut des appareils, puis demander à l'équipe Finance de déterminer leur valeur résiduelle avant d'indiquer à la Paie le montant à déduire du dernier bulletin de salaire. Le processus était maladroit et fastidieux. Désormais, tout le monde a accès au module de suivi et dispose des mêmes données au même endroit. Le processus est entièrement automatisé, avec tous les détails pertinents et la collaboration étroite entre les services immédiatement mis en évidence dans une seule capture d'écran.
Workday a également transformé le système de gestion des notes de frais. Dans l'architecture traditionnelle, trois outils séparaient ce processus du système RH central. Non seulement le simple fait de générer les données constituait déjà un défi en soi, mais avec le temps que cela prenait pour les transmettre à l'équipe Finance, il fallait à nouveau les rapprocher. Puisque tout le monde utilise le même outil, le processus est désormais très simple et beaucoup plus rapide.
Sortir de sa zone de confort pour actualiser et améliorer les processus établis
« L'un des principaux avantages de Workday est que la plateforme se développe et évolue en tandem avec notre activité, explique Katia Malashyna-de Jong, Senior Director Enterprise IT chez WeTransfer. Nous savions que l'aventure ne s'arrêtait pas au lancement réussi du système, mais qu'il s'agissait seulement du début d'une nouvelle façon de travailler. C'est pourquoi nous avons mis en place une équipe dédiée et enthousiaste qui a supervisé le déploiement. Elle s'occupe aujourd'hui du suivi des ajustements nécessaires pour que le système soit toujours en phase avec les besoins de l'entreprise. »
WeTransfer s'est par ailleurs montrée ouverte à de nouvelles façons de prendre en charge divers processus de gestion dans le cadre du programme d'implémentation de Workday. Cet exercice s'est avéré très positif et a permis non seulement de savoir où réaliser des gains d'efficacité supplémentaires, mais aussi de fournir des preuves convaincantes pour étayer l'introduction de nouvelles procédures.
Remettre en question la performance des processus familiers a contribué à éviter tout risque de complaisance ou d'hypothèses erronées et nous a permis d'utiliser Workday pour gagner en efficacité.
Katia Malashyna-de Jong, Senior Director Enterprise IT, WeTransfer