Leader de la défense et de la sécurité, l'entreprise technologique Saab AB est principalement basée en Suède, son pays d'origine, mais opère dans de nombreux pays du monde.
Il y a quelques années, Saab rencontrait d'énormes difficultés avec son système RH. Comme l'explique Merin Dalmo, Head of People Digital Solutions de l'entreprise : « Notre seul système en place ne résistait pas à l'épreuve du temps. Les opérations disparates étaient légion, l'harmonisation était insuffisante, nous n'avions pas la moindre vue d'ensemble, et les opportunités de self-service pour les responsables étaient très limitées. Mais surtout, les possibilités d'amélioration étaient elles aussi limitées. »
Le choix du leader de la transformation
C'est ainsi qu'a commencé la recherche d'une solution qui, selon Merin Dalmo, « nous aiderait à suivre le rythme effréné de l'évolution des RH, et surtout à digitaliser nos processus. Nous avions besoin de davantage de transparence et de pouvoir harmoniser les différents domaines d'activité et les différents pays. Nous devions également nous assurer que la nouvelle solution était pérenne, que sa trajectoire de développement était claire et qu'elle pouvait soutenir la propre transformation de Saab. »
Après un appel d'offres détaillé, Saab a choisi Workday. Merin Dalmo est reconnaissante envers Workday, sa réputation et son expérience en tant que « leader de la transformation, de l'automatisation et de la digitalisation des RH. Cela nous a tous rassurés d'investir en pensant à l'avenir. »
Le principal avantage de Workday réside dans le fait que tout est réuni dans la même suite de gestion des ressources humaines, ce qui nous permet de maintenir une expérience de bout en bout au même endroit.
Merin Dalmo, Head of People Digital Solutions
Se concentrer sur la valeur ajoutée
L'évolution n'a pas tardé pour Saab suite au déploiement initial de Workday. « Nous avons bénéficié de nombreux avantages immédiats : par exemple, nous n'avons plus besoin d'exécuter nos processus de gestion du mérite et des performances sur papier, explique Merin Dalmo. Nous avons également un contrôle total sur les données, ce qui signifie que nous pouvons accomplir toutes les tâches d'analyse et de reporting bien plus rapidement et efficacement. »
Et les avantages ne s'arrêtent pas là. « Les responsables, qui sont nos principaux clients, peuvent désormais participer directement aux processus concernant leurs collaborateurs, poursuit-elle. Déployer Workday signifie également que « nous n'avons plus à nous soucier des mises à jour, comme c'est le cas avec une solution "on-premise" traditionnelle. Nous disposons désormais de tout le temps dont nous avons besoin pour nous concentrer sur les domaines à valeur ajoutée, comme la digitalisation et l'automatisation. »
Dans l'ensemble, Merin Dalmo estime que le principal avantage offert par Workday est la possibilité de centraliser différentes disciplines et fonctions dans la même suite Workday Human Capital Management. « Cela nous a permis de créer une expérience véritablement de bout en bout pour nos effectifs, notamment avec l'ajout de nouveaux éléments, comme la solution d'écoute continue Workday Peakon Employee Voice et Workday Prism Analytics, indique Merin Dalmo.
Ces avancées montrent clairement comment nous pouvons passer d'une fonction RH largement transactionnelle à une fonction davantage data-driven, et donc plus intelligente », ajoute-t-elle.
Une prise de décision plus simple et qualitative pour tous les responsables
Ces avancées ont un impact de plus en plus positif sur les pratiques professionnelles quotidiennes au sein du groupe. Merin Dalmo cite notamment l'efficacité accrue des RH, ainsi que l'amélioration du processus de prise de décision pour les responsables de toute l'entreprise.
« Nos partenaires RH disposent désormais d'un excellent système pour aider les responsables dans toute l'entreprise, tandis que l'accès aux données et à des outils avancés améliore la qualité et simplifie la prise de décision pour les responsables à tous les niveaux », explique Merin Dalmo.
« Nous nous efforçons également d'augmenter les niveaux d'adoption chez les responsables en les impliquant dans des projets comme la refonte de nos offres d'avantages sociaux de base et en leur donnant en permanence des raisons d'utiliser Workday, notamment avec de nouveaux tableaux de bord et rapports », ajoute-t-elle.
En termes d'impact sur la vie professionnelle des collaborateurs, Merin Dalmo estime que l'introduction de Workday Learning en 2021 a fait toute la différence. « C'est à ce moment-là que nous avons touché l'ensemble des effectifs, en conduisant le changement par des méthodes telles que des webinars, de nouveaux supports et de nouvelles sessions de formation », indique Merin Dalmo.
Nous avons une roadmap. Nous avons un plan. Nous connaissons les domaines à cibler. Et à présent, nous disposons de nombreux outils pour nous aider à les atteindre.
Merin Dalmo, Head of People Digital Solutions
Un avenir marqué par l'automatisation et des processus intelligents
Lorsqu'elle pense à l'avenir, Merin Dalmo est impatiente de voir à l'œuvre le potentiel grandissant de l'IA sur un nombre croissant de processus essentiels. « La démocratisation de l'IA et sa facilité d'utilisation dans différents domaines nous permettront d'en tirer des avantages considérables », explique-t-elle.
« Par exemple, lors du recrutement, nous ne pouvons plus accepter de suivre un processus en 15 étapes, surtout si vous êtes un responsable avec 20 postes différents à pourvoir, ajoute-t-elle. Je vois l'IA jouer un rôle essentiel dans des domaines comme le filtrage des offres d'emploi, le profilage des candidats, et d'autres aspects visant à rationaliser le processus. J'ai vu ce dont Workday est capable, et je pense que nous bénéficierons de ces opportunités très bientôt. »
Merin Dalmo, qui anticipe d'autres gains en matière d'automatisation et de processus intelligents chez Saab, donne quelques conseils simples aux autres entreprises qui envisagent de déployer Workday. « Faites preuve d'audace, d'intelligence et sortez des sentiers battus, explique-t-elle. Le chemin vers une utilisation optimale d'un système moderne est nécessairement semé d'embûches. Mais n'oubliez pas : il est plus facile de prendre des décisions difficiles de conduite du changement au début du processus que d'essayer de changer la façon de faire après coup. »