Natixis CIB APAC simplifie ses processus RH et favorise la formation

Les processus automatisés de Workday permettent à Natixis CIB APAC d'économiser du temps et des efforts, et l'application de formation encourage l'engagement collaborateur.

Natixis est le pôle international de banque de financement et d'investissement, de gestion d'actifs, d'assurance et de services financiers du Groupe BPCE, deuxième groupe bancaire français.

Natixis Corporate and Investment Banking (CIB) compte environ 700 collaborateurs en Asie.

« Nos efforts d'investissement et de développement en Asie ces dernières années nous ont permis de réaliser une expansion importante, et nous enregistrons une croissance de nos effectifs d'environ 10 % chaque année », explique Magdalen Tsang, Head of Human Resources pour l'Asie-Pacifique, basée à Hong Kong.

Avec Hong Kong comme centre régional pour Natixis CIB Asia Pacific, la banque est présente en Australie, à Pékin, en Inde, en Indonésie, au Japon, en Corée, en Malaisie, à Shanghai, à Singapour et en Thaïlande.

« L'Asie est l'une des régions où nous voulons investir davantage, car nous y voyons des opportunités. Nous voulons également être davantage axés sur les clients et leur fournir de meilleures solutions », affirme Magdalen Tsang.

Toutefois, les plans d'expansion de la banque en Asie ont été entravés par des systèmes de traitement manuels et obsolètes.

Le long chemin vers l'automatisation

Il y a dix ans, la banque a commencé à étendre ses opérations en Asie. « Nous utilisions alors un ancien système. Mais avec l'augmentation du nombre de collaborateurs, il n'était tout simplement pas possible de continuer à gérer nos processus manuellement », explique Magdalen Tsang.

L'entreprise a alors acquis un système simple pour répondre à ses besoins. Ce nouveau système n'était pas spécialisé dans les processus RH et servait uniquement de base de données RH, avec quelques fonctionnalités supplémentaires, comme la gestion des congés. Certains des processus de la banque ont été automatisés, mais ils étaient peu nombreux.

Ce système semi-automatisé permettait à Natixis de saisir des informations de base, comme les contacts d'urgence, et les collaborateurs pouvaient gérer eux-mêmes leurs congés. Mais pour le reste, les formulaires papier étaient encore utilisés.

Face au développement de la banque et à l'évolution de ses besoins, Magdalen Tsang se souvient des multiples personnalisations apportées au nouveau système. Mais cela n'a fait que créer plus de problèmes que cela n'en a résolu.

La personnalisation était nécessaire pour faciliter l'évolution des besoins de l'entreprise, notamment pour s'adapter aux nouvelles règles et réglementations concernant les informations et les données personnelles des collaborateurs. Mais ces personnalisations rendaient le système très fragile, et il tombait souvent en panne.

« Il s'agissait parfois de défaillances mineures, mais d'autres fois de pannes graves. Comme le système reposait sur un serveur physique, notre équipe informatique était constamment chargée de le réparer et de régler les problèmes », explique Magdalen Tsang.

Et nous sommes arrivés à un point où même l'équipe informatique de Natixis et le fournisseur du système ne pouvaient plus résoudre les pannes. Personne ne savait comment gérer les problèmes.

« Nous ne pouvions pas réparer le système ni l'améliorer, explique Magdalen Tsang. Il était donc essentiel d'en trouver un nouveau. »

C'était en 2013. En examinant les différentes solutions disponibles sur le marché, Natixis est tombé sur Workday, qui commençait à s'imposer comme une référence. Alors que Natixis New York venait de commencer un partenariat avec Workday, Natixis Asia Pacific a envisagé de négocier un contrat international avec Workday. 

Natixis a vu en Workday une multitude de possibilités intéressantes. « Il y avait de nombreuses fonctionnalités pour les processus de gestion qui pouvaient nous être utiles, dit Magdalen Tsang. Par exemple, Workday pourrait nous aider à construire l'organigramme, qui est normalement une tâche très compliquée et administrative. Ensuite, nous pourrions intégrer différents workflows sur les organigrammes eux-mêmes, en fonction des approbations hiérarchiques. »

Un déploiement simple et rapide

Natixis utilise actuellement deux applications Workday : Workday Human Capital Management depuis 2015 et Workday Learning depuis septembre 2017.

Le déploiement des deux s'est fait rapidement. « Nous avons commencé notre travail de conception avec Workday Human Capital Management fin février 2015 pour une mise en production en juillet, ce qui est très rapide pour un système RH totalement nouveau. Pour Workday Learning, cela a été sensiblement la même chose », se souvient-elle.

Le déploiement des applications s'est fait simultanément dans les 12 bureaux de Natixis Asia Pacific. « Les services RH l'ont d'abord utilisé pour charger des données, puis il a été mis à la disposition du reste des collaborateurs, explique Magdalen Tsang. J'ai dispensé la formation pour les deux applications et, dès le début, tout le monde a été très enthousiaste. Les collaborateurs étaient très impressionnés par les possibilités qu'offrait Workday par rapport à notre précédent système. »

Workday étant très user-friendly, Natixis n'a pas rencontré beaucoup de problèmes après le déploiement. Et toutes les questions reçues ont été résolues presque immédiatement.

Plusieurs avantages pour tous les processus

Workday HCM permet à Natixis Asia Pacific de produire facilement des rapports grâce à ses différents tableaux de bord, incluant des informations telles que le nombre de collaborateurs, les nationalités, le ratio hommes-femmes, le nombre de recrutements, de départs, etc.

Ces tableaux de bord permettent aux managers d'avoir une vue d'ensemble de l'entreprise. Le calendrier des congés, par exemple, leur offre une visibilité complète des horaires de leurs collaborateurs afin de gérer leur déploiement.

Le système permet également d'automatiser de nombreux processus. « Nos processus sont beaucoup plus simples, par exemple l'obtention d'une signature physique. Grâce à Workday, nous pouvons suivre cette signature et savoir qui est en attente d'approbation. Cela permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts sur les suivis manuels », souligne-t-elle.

Les processus d'approbation du budget et de recrutement ont également été simplifiés. « Nous sommes en pleine expansion, l'embauche est donc un processus important pour nous », explique Magdalen Tsang.

Chaque manager de chaque secteur d'activité sait clairement combien de postes il doit pourvoir ainsi que le budget alloué à chaque poste, grâce à la fonction d'approbation du budget dans Workday. Une fois qu'ils ont trouvé le candidat idéal, les managers soumettent une demande d'embauche dans le système, qui est ensuite transmise au responsable du pays, à la direction générale, etc. pour que le processus soit complet.

« Le manager peut alors suivre cette demande dans le système et connaître le stade d'approbation, ou simplement suivre le temps nécessaire pour obtenir les approbations », explique Magdalen Tsang.

Obtenir un accusé de réception des nouvelles politiques et publier des questionnaires et des documents sont également des tâches qui peuvent être accomplies avec Workday.

« Avec ce nouveau système RH, Workday répond vraiment à nos besoins de manière plus innovante », déclare-t-elle.

Mais les processus RH ne sont pas les seuls à s'être améliorés avec Workday.

« Nous avons un système où les collaborateurs ont droit soit à un smartphone d'entreprise, soit à une indemnité. Par le passé, cette tâche était gérée manuellement par notre service IT, qui recevait une demande par e-mail et l'envoyait au manager pour approbation. Les registres étaient tenus manuellement avec un contrôle limité, se souvient Magdalen Tsang. Maintenant, tout cela se fait aussi dans Workday. »

Encourager la formation des collaborateurs

« Workday ne sert pas uniquement à stocker des informations. C'est un système complet et unique dans lequel nous pouvons tout faire. La formation fait partie de notre développement continu, et nous voulions un seul système qui puisse gérer tout cela. Nous avons donc choisi d'intégrer Workday Learning à notre système », explique Magdalen Tsang.

L'entreprise dispose d'un système de formation en ligne fourni par le siège social. Mais il ne fournit aucun suivi des inscriptions, des formations en classe ou des cours suivis par les collaborateurs. Natixis avait l'habitude de gérer tout cela avec des feuilles de calcul Excel et des e-mails, et il n'y avait pas d'autre moyen de capturer les enregistrements.

Natixis peut désormais utiliser Workday Learning comme plateforme de formation et promouvoir les opportunités d'apprentissage auprès de ses collaborateurs. « Après tout, le service RH ne se résume pas à la gestion du capital humain, des données personnelles, des avantages sociaux ou de la commercialisation. La formation en fait également partie. Workday Learning nous aide à promouvoir la formation afin qu'elle ne soit pas réservée aux RH, mais qu'elle profite à tous nos collaborateurs », explique-t-elle.

Un partenariat solide

Workday donne à Natixis le sentiment de ne pas être simplement un client, mais un véritable partenaire. « Ils comprennent nos besoins et nous apportent des solutions chaque fois que cela est nécessaire. Nous avions demandé des fonctionnalités que Workday n'avait pas à l'époque, mais ils nous ont quand même aidés à résoudre les défis qui se présentaient », explique Magdalen Tsang.

Natixis a intégré à sa culture d'entreprise l'obligation pour ses collaborateurs de prendre un « congé en bloc » chaque année, c'est-à-dire des jours de congé consécutifs. Workday ne disposait pas d'une fonctionnalité permettant de l'enregistrer. Workday a donc fait des suggestions et, même si elles ne correspondaient pas exactement à ce que Natixis recherchait à l'époque, ces solutions ont tout de même répondu à ses besoins.

« Avec Workday, nous pouvons également tirer parti de Workday Community. Il existe de nombreux forums différents où les utilisateurs partagent leurs expériences, leurs conseils et leurs recommandations. Nous avons le sentiment que Workday tient compte de ces avis pour améliorer les systèmes existants. Ils sont vraiment à l'écoute de leurs clients. »

Un soutien continu

Natixis souhaite poursuivre son partenariat avec Workday. « Nous avons légèrement modifié notre propre système Workday depuis son déploiement, explique Magdalen Tsang. Nos équipes RH et IT ont pu ajouter facilement certains processus de gestion propres à l'entreprise dans Workday. Bien sûr, nous aurons toujours besoin du soutien de Workday, mais dans une moindre mesure. Et il y a encore d'autres processus que nous cherchons à automatiser. » 

Le fait même que ce système soit flexible et polyvalent constitue le principal avantage pour l'entreprise. « Je pense que pour le développement à long terme d'un système RH, il est important d'en trouver un qui soit convivial et facile à mettre à jour », déclare Magdalen Tsang.

« Le fait d'être dans le Cloud et de ne pas dépendre d'un serveur physique est un atout majeur pour nous. S'il y a des mises à jour, elles sont effectuées automatiquement lors de la connexion. Nous n'avons rien à faire. Mais surtout, il permet à la banque d'envisager les processus RH dans leur ensemble. Il n'est pas seulement question de recrutement. Il n'est pas seulement question de paie. Il n'est pas seulement question d'avantages sociaux. Les systèmes RH sont un moyen de fournir un processus RH de bout en bout, et c'est ce que fournit Workday. »


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